杨敏

[摘 要] 传统的报账模式已经不能适应信息化迅猛的发展，网上报账已成为高校报账方式转型升级的必然趋势。网上报账具有效率高、控制严、信息快捷等优势，但也存在着网络安全风险、信息录入不规范、原始票据易丢失等弊端。高校应积极采取措施，推进网上报账，从而更好地服务广大师生员工。

[关键词] 高校；网上报账；利弊；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 19. 014

[中图分类号] F232；G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）19- 0032- 03

0 引 言

随着高校规模不断扩大，资金来源呈多元化趋势发展，教师忙于教学和科研，对财务报销制度不熟悉，常常因为报销手续不合规而多次往返财务处，浪费了大量宝贵时间，使教师们对财务工作的满意度不高。为了提高财务工作效率，缓解报账压力，高校在推行网上报账的过程中，将秉承“技术先进、安全至上、以人为本、信息共享”的理念，在校园网的环境下，在遵守新事业单位会计准则和高校会计制度的前提下，逐步实现以“业务办理简单化、单据填写规范化、业务审批流程化、财务制单自动化、付款方式电子化”为目标的新型财务报账系统。

1 高校传统报账模式的现状分析

1.1 办学规模扩大，经济业务增加

目前，高校招生规模不断扩大，除全日制高等教育外，还有大量成人继续教育、联合办学和各类短期培训班。高校办学经费以财政拨款为主，还有联合办学收入、短期培训收入和横向科研经费收入等多渠道资金来源，同时办学成本也大幅增加。从而导致高校经济业务大量增加，有限的财务人员忙于整理票据、审核制单等简单重复的工作中，无暇顾及财务数据的分析和清理，暂存暂付款越来越多，降低了资金的使用效率。

1.2 报账流程烦琐，财务工作效率低

高校教师多数忙于教学和科研，很少有时间在校园网上浏览相关的政策，对财务报销制度不熟悉，提供的报销单据不规范，签批手续不完整，项目使用不合理，报账人员可能要往返财务处多次才能完成报销业务，使报账流程显得烦琐，财务工作效率低，“报账难”成为不少高校普遍存在的问题，影响了教学和科研事业的开展，这一现状迫切需要高校尽快优化财务报销管理系统，简化报账流程，提高财务服务质量和服务水平。

2 网上报账在高校的优势体现

2.1 节约时间，提高工作效率

高校推行网上报账后，报账人员不受时间、地点的限制，可以利用空闲时间随时在网上提交报账申请，通过 OA办公系统完善审批手续，报账人员将打印好的预约报销单及原始票据交到指定投放点即可，报账人员无须排队等候或多次往返财务处，节约报账人员的时间。这个过程中，报账人员已将报销业务的事由、会计科目、经济科目、支出项目等信息录入到账务系统中，财务人员审核无误或稍做调整后即可生成记账凭证，大大缩短了财务人员办理业务的时间，提高了工作效率。

2.2 规范使用项目指标，严格控制预算支出

报账人员在网上录入报账申请时，各项目指标的支出范围都有提示，报账人员根据自己要报销的业务内容填入相应的项目指标，若报销金额或支出范围超限则禁止支出，这样既可将各类经济业务按项目支出范围正确归类，又可自动控制预算支出，提高预算执行力度，提升资金使用效率，为各类动态数据的统计和领导决策提供了准确可靠的信息。

2.3 财务信息传递更及时

传统的报账模式下，项目负责人只管签字，不关注项目经费的使用情况，由于签批范围不合规，使报账人员不断往返财务处。实行网上报账后，项目负责人不得不主动关心自己的项目使用情况，否则报账申请无法录入或不能审核通过，尤其对科研项目较多的负责人，通过及时查询项目经费的使用情况，可避免项目结题滞后或项目经费使用串项，导致有些项目经费不够用，有些项目经费结余又太多。

2.4 提高财务精细化管理水平

实行网上报账后，财务人员从大量的信息录入和查询工作中解脱出来，将工作重点转移到分析财务收支、预算管理、绩效评价等精细化的管理，确保财务信息准确、可靠、全面，提高财务精细化管理水平，使财务工作从单纯的“核算型”向“管理型”转变。

3 网上报账在高校存在的弊端

3.1 网络信息安全有风险

由于网上报账要求将财务数据在网上公开，报账人员才能通过财务平台录入数据，完成网上报账流程。在使用网络的过程中，由于大量集中访问数据容易导致系统死机，也有可能由于黑客攻击或病毒入侵会导致系统瘫痪，这些情况对财务数据的安全构成了极大的威胁。

3.2 财务信息录入不规范

报账人员不是专业財务人员，平时忙于教学和科研，对财务报销制度不熟悉，即使经过培训也很难在短时间内掌握所有财务知识及相关制度，当时记住，下次又忘了，这就导致报账人员在录入信息时随意性大，不按规定范围使用项目经费，财务人员需要多次与报账人员电话沟通才能通过审核，这样会浪费大量时间。

3.3 原始单据容易丢失

实行网上报账后，高校一般要求报账人员将已申报成功的预约报销单投入到指定投递箱，财务人员每天定时去取，取回来的报销单如果符合报销规定，则直接生成记账凭证；如果不符合规定或附件不完整，财务人员会通知报账人员取回报销单；如果报账人员没有及时取回报销单，在财务处积压时间过长，容易出现单据遗失，而且不好认定责任。

4 如何在高校顺利推行网上报账

网上报账属新生事物，如何让教职工接受并使用网上报账系统，需要做好以下几方面工作。

4.1 多方协作，实现银校信息对接

高校要实行网上报账，前提是银行与学校之间信息能及时对接，开通网银支付方式，通过财政支付平台付款的学校，也要争取财政支持，与银行对接。只要报账人员录入报账申请时，将转账信息准确录入，财务人员审核通过后生成记账凭证，同时系统自动将款项转入收款人账户，并将付款短信发送给收款人，无须财务人员二次录入转账信息，简化财务工作流程，真正做到“无现金报账”。

4.2 优化财务软件功能，使操作流程简单易懂

高校教师虽然文化水平高，但毕竟不是专业财务人员，平时忙于教学和科研，不关心财务报销规定，因此，报账人员在网上申请报账时，系统应该对每一步操作有简单明了的提示，对项目支出范围和经济科目支出范围有相关说明，让报账人员根据提示，能准确录入报账信息，一次性通过财务审核，减少财务人员与报账人员反复沟通的时间，提高工作效率。

4.3 加强系统维护，保障信息安全

实行网上报账后，大量信息在网上公布，报账人员通过登录系统平台查询、錄入相关信息，财务人员也需要从系统中提取相关数据做分析及填列报表，因此系统的安全稳定十分重要。财务处要安排专人定期备份数据，及时更新系统，加强防火墙的设置，避免病毒入侵或黑客攻击，造成系统瘫痪，从而保证财务信息安全。

4.4 加强宣传培训，建立健全“财务助理”制度

随着高校规模不断扩大，许多高校建立了新校区，增设了二级学院，科研项目不断增加，经费来源也大量增加，财务核算工作日趋繁重，而教师们平时忙于教学和科研，对财务报销制度不熟悉，报销一次费用往往要反复多次才能完成，致使广大教师怨声载道。如果每个二级学院和每个科研项目能安排一个专职或兼职“财务助理”，专门负责本部门和科研项目的经济业务报账工作，财务处只需要对“财务助理”培训相关财务报销知识和网上报账操作规则，使其能正确、规范地使用网上报账系统，各项目负责人将项目使用权限授权给“财务助理”，由其负责本部门和科研项目的网上报账业务。“财务助理”在接收报销单时要进行初审，合格后才在网上申报，经常操作此项业务，会越来越熟练，越来越节约时间，从而将教师和科研人员从烦琐的财务事务中解放出来，“让专业的人做专业的事”，财务人员的工作压力也可相对减少，广大教师可以安心教学和科研，财务人员可以把更多精力投入到财务管理中去。

4.5 建立报销申请单物流化管理，避免原始单据丢失

报账人员提交的预约报销单经财务人员审核通过后生成记账凭证，然后将款项转入收款单位或收款个人，但款项是否转账成功或何时转入对方账上，报账人员只能咨询财务人员或收款人才能得知，这种咨询会增加财务人员工作量。如果能在报账系统中增设一个像淘宝网上的物流查询功能，报账人员就可以在网上查询自己提交的预约报销单处于哪个环节，是否转账成功，是否被退票，退票原因是什么，如果退票，报账人员可自己前往财务处取回预约报销单，重新完善手续，不需要财务人员反复通知，减少退单票据的积压和丢失。

4.6 实行网上签批，减少书面审批流程

网上报账减少了财务人员的工作压力，但对于报账人员，相关的签批手续更耗费时间和精力，由于领导出差或开会，报账人员经常不能一次完成签批手续，往往要反复多次或等待较长时间才能完成。如果财务报账系统和OA办公系统能有效对接，报账人员就可以在网上完成经费签字审批手续，“三重一大”的业务可将原始凭证扫描上传，方便领导审阅，或直接请领导亲笔签批。一般日常性经济业务，只需报账人员在填写报销申请时，将审批人的姓名选上，则审批人无论何时何地，只要能登录系统，就可以查看有哪些报销单需要签批，同意就通过，不同意则退回，网上签批通过后，报销单上将留下签批人姓名，报账人员将签批后的申请单打印后提交财务审核。实行网上签批后，报账人员不会因找领导签批耗费时间，也不会因签批手续不合规而多次往返财务处，从而缓解报账人员与财务部门的矛盾，构建和谐的工作氛围，提高工作效率。

高校通过不断优化财务报账系统，逐步规范财务报账流程，充分发挥网上报账优势，使项目负责人和报账人员能主动登录财务报账系统，及时了解相关项目使用情况， 促使预算执行更合理、合规，从而提高财务精细化管理水平。

主要参考文献

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