李瑛

摘 要：为构建科学合理、有效可行的科技档案管理体制机制，推动我国科技档案事业可持续科学发展。科技档案管理体制机制是一个包括思想意识、法规制度、标准规范、组织体系、管理模式、人才队伍、经费投入等各个层面或要素在内的复杂系统。构建和完善我国科技档案管理体制，应以提高思想意识为前提，以健全法规制度和标准规范为基础，以优化组织体系和管理模式为关键，以加强人才队伍建设和经费投入为保障。本文分析了应用科技档案的意义，提出了科技档案管理解决方法。

关键词：科技档案；管理体制：问题

科学技术的发展促进了各行业管理效率的提升，使其工作水平得到有效提高。档案在经济发展中具有重要作用，对社会发展水平提升有积极影响。现代化进程的加快使社会对档案管理提出了新的要求，需要提供良好管理制度，实现其管理工作效率的提升。科技档案管理体制影响着实际管理质量，是实现科技档案资源充分利用的依据，为此要重视档案管理体制的完善。以下将对科技档案管理体制主要内容进行分析，探讨其管理过程中存在的问题，提出有效解决措施，为档案管理水平的提升提供条件。

一、应用科技档案的意义

与其他档案资料相比，科技档案具有较高专业性，涉及范围广、信息种类丰富，有着极强的现实性和成套性。科技档案通常由不同专业信息资料构成，为提高管理效率，需要对具体资料进行分类整理；因专业类型较多，种类具有多样性，档案科技型特点非常突出；科技档案围绕单个的科研项目进行，且形成一系列成套的、有规律的、相应的科技文件资料；科技档案还具有非常强的实用性，即使在归档后，也有很高的利用价值。在生产、科研、工程设计、基础建设以及企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例逐渐提高，地位也愈加重要。

二、我国科技档案管理体制机制现存问题

1、整体档案意识薄弱。近年来，越来越多的单位领导和科技工作者认识到，科技档案是科技工作的依据、工具和成果，是重要的信息资源和知识资产，是国家和社会的宝贵财富。但是，仍有不少单位的领导和工作人员的科技档案意识薄弱，管理科技档案纯属应付国家档案法规和上级要求。如中国科学技术信息研究所副所长张建民研究员所言，在实际工作中对于科技档案管理，大家往往是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”。清华大学档案馆薛四新博士认为，由于档案宣传教育不够，尤其是档案法规制度培训仅局限于档案系统内部人员，使得科研项目成员档案意识薄弱。

2、运行管理体制缺乏科学性，落实不足。保证运行机制的有效性、科学性，是落实管理体制的重要条件，是如何实行管理体制的重要因素，但就目前的科技档案管理体制落实现状来看，缺少一套科学的运行机制。比如，在项目负责人的归档责任制管理中，各类科研项目的负责人应该严格履行自己在档案中的义务，如果在科技项目的委托合同里没有将这一点充分体现出来，项目负责人的档案义务就会形同虚设，起不到任何作用。

3、科技档案具有较高的归档难度。科研工作本身具有较大的难度，所以很多科研人员经常出于保护自身知识产权的考慮，并不配合科研档案的相关收集工作，并且也有将职务据为己有的私利想法。部分科研人员在科研项目进行完毕后，把很多重要内容留在自己手中，其中包括该科研项目的试验方法以及相关数据，还有关的图纸和关键技术等等，很多人普遍存在着不愿将这些技术公布出来的情况，甚至有可能提供虚假数据。对于档案管理工作人员来说，这些专业的知识很少有所涉及，所以在归档工作中存在一些困难，并且也无法保证档案的真实性和有效性。在当前阶段，科研领域的相关工作的体制是项目制，在整个项目组中，其领导核心往往是项目经理或者是其他主持人员。人员构成也比较复杂，经常来自不同部门，也可能会来自于外单位，并且随着项目进程的推进，项目人员也会经常产生变动。对于这个问题，我国也已经提出了很多相关条例和相关办法，涉及到了科学技术档案相关工作和管理方式的内容，也有高校档案管理方面的内容，这些条例和办法都从不同方面规定了项目主持人的职责，但是在实际实施过程中，档案部门在科研项目中处于外缘地位，并不具备太大的话语权，所以档案管理工作难度非常大，也难以进行监督，所以这些制度和办法都没有很好地落实，科技方面的档案经常出于非常分散的状态，收集起来非常困难。

三、科技档案管理解决方法

1、强化一切为公的意识。科研单位的组织管理部门和领导要加强对所属职工职业道德方面的教育，使他们树立一切为公的意识，把奉献精神作为一种道德追求，正确处理好国家、集体以及个人之间的关系，处理好人与人之间的合作关系，以国家利益为主。

2、加强科技保密意识。保护国家机密安全科技档案是科技活动的产物和真实记录，为了国家机密的安全和有利于科学技术与经济建设的发展以及科技成果发明人的权益，必须对科技档案的某些部分进行保密。就是在利用时限定使用范围，严格遵守保密法规，该保密的不能内外不分，不该保密的不能借故保密影响利用，对那些有产权的，更要保护其产权不受侵犯。

3、要有广泛收集，丰富馆藏的意识。日常科技活动产生大量的科技文件，我们在收集整理归档时，要按事物发展的规律，抓住重要环节和重要阶段，按课题分类进行收集。科技活动到了成果鉴定阶段，就要将课题各个重要环节的原始记录、实验报告和相关的技术文件等收集齐全，因为鉴定阶段标志着课题研究工作的结束。材料全部形成后，需要认真地收集，及时整理归档。档案工作的主要任务是收集和保管好档案，供有关单位和个人使用，满足国民经济以及社会发展的需要。要做到这几点就必须丰富馆藏，储备丰富的档案信息。

4、优化科技档案解密和开放制度

（1）建立依法定密、解密免责制度。针对随意定密、不解密的现象，我国应建立定密、解密依法免责制度。一者，科技工作部门和人员在对科技档案进行定密时，只要是严格依法依规操作，即使是因定密不当造成泄密，也应该免予追究责任。这样，一定程度上可避免定密过宽、过于随意的现象。二者，科技档案管理部门和人员在提供科技档案利用服务时，只要是严格依法依规开放不涉密的科技档案，即使是提供利用之后造成泄密，也应免予追究责任。这样，才能打消科技档案部门和人员因害怕承担责任而不敢开放科技档案的顾虑。

（2）建立到期自动解密制度。对科技档案被定密之后，很难启动解密程序的情况，应建立到期自动解密制度。一方面，要求科技档案定密部门和人员，在标注密级时原则上应同时标注具体的保密期限、解密时间或解密条件；另一方面，对于达到保密期限、解密时间或解密条件的科技档案，即予自动解密，科技档案管理部门无须征求定密部门的同意，即可依法依规提供利用服务。如果对于达到原定保密期限、解密时间或解密条件的科技档案，原定密部门认为仍须继续保密的，应提前一定时间向科技档案管理部门提出要求。

随着社会进步发展，科技档案管理的重要性逐渐提升。为实现其管理效率的提升，需要建立完善管理制度，加强制度监管，使相关人员重视性得到提升，促进管理质量提高，从而为科技档案管理的可持续发展提供条件。

参考文献

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（作者单位：大唐云南发电有限公司）