文/王侃

1991年上海市率先实行住房制度改革，极大地调动了全市、全社会加快住宅建设、改善居住环境、提高居住水平的热情，十几年来许多设计合理、功能齐全、配套完善、环境优美的居住小区如雨后春笋般拔地而起。截至2017年底，全市住宅小区总数已近1.3万个，总建筑面积超过7亿平方米。而与之相应的是，从事住宅小区物业管理的企业也超过1700家，他们在对小区房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理的日常工作中，在为业主提供服务的过程中，自然而然地积累了大量的文件资料，形成了住宅小区物业档案。

一、住宅小区物业档案的内容

住宅小区物业档案是物业管理企业在住宅小区的日常管理和服务过程中形成的业务档案。从服务主体与服务对象的角度来分，住宅小区的档案种类大致上可分为两大类：一类是小区物业管理企业自身在日常运行过程中形成的普通档案，包括党群工作档案、行政和经营管理档案、基建档案、设备档案、人员档案等；另一类是在服务过程中形成的物业管理专门档案，包含物业维修档案、物业租赁档案、业主及住房档案、园林及绿化档案、公共维修资金的缴交和使用档案、小区业主委员会的工作档案等。其中，基建档案是小区建筑物于规划、设计、施工、使用中形成的工程资料；设备档案是物业管理服务所必需的机器及设备等档案，记录了电梯、监控、消防等小区设备的使用、维修与养护情况；业主及住房档案收录了业主从入住开始整个使用过程中的所有档案。

二、住宅小区物业档案的特点

住宅小区物业档案是小区开展物业管理活动的基础资料，与人们的日常生活密切关联。随着小区房屋买卖、装修、租赁等情况的反复出现，住宅小区物业档案记录的内容也会越来越详细，它是物业管理企业开展物业管理不可或缺的档案材料。住宅小区物业档案具有形成领域较为局限、文件材料来源较为稳定以及档案动态性、完整性较强等特点。

1．局限性。小区物业管理工作，涉及的范围局限于住宅小区的物业范围之内，管理的对象是小区物业，服务的对象是小区的业主或租赁人，工作的内容也十分具体。即使合同到期，物业管理企业发生变化，只要住宅小区还在，小区业主或租赁人还在，管理服务就仍要照常进行。

2．完整性。住宅小区物业管理档案以一个具体的住宅小区为对象组织案卷，时限从住宅小区建成到最终拆迁。其存在期间，从物业管理企业前期介入从开发商处获得的基建设备文件档案开始，不管如何变化，管理过程中产生的文件材料都会被保存下来，全面反映住宅小区的完整的变迁过程。

3．稳定性。住宅小区的日常物业管理工作繁琐而不复杂。每一项物业管理工作都会按照固定的工作流程重复进行，如住宅小区的各种维修工作，因此，所形成的文件材料往往带有统一的格式，如业主信息登记表、各类费用收取登记表、业主维修报修清单等各类材料，也为日后实现标准化、数字化管理创造了条件。

4．动态性。住宅小区内的物业并不是一成不变的，可能因为买卖、继承等发生业主权属变更，小区内的住宅及其公共设施也需要必要的维修和养护，因而相对应的人和物的材料也会不断产生，需要不断地添加到档案中去，不断更新。

5．公开性和隐密性。住宅小区物业管理档案既具有公开性，又具有隐密性。一方面，档案记录着小区内相关物业及其管理情况，这部分内容对与小区有关的所有人员来说都是公开的，如有关维修的档案，有关绿化、保安、保洁的档案；另一方面，档案中也包含大量的涉及小区业主、物业管理企业的隐私内容，如业主或住户的个人信息、小区住宅的产权状况，需要妥善对待，区分处置。

三、住宅小区物业档案管理的现状

住宅小区物业档案是物业管理企业日常工作的真实记录，为完善住宅小区的物业管理和服务提供了最为基础的素材。但是由于物业管理在我国的发展时间短，物业公司更注重物业管理服务实际工作，对档案工作的重要性认识不足，小区物业档案的管理仍存在缺乏专业的监管体系、工作标准与流程不规范、管理水平有待提高以及管理设置还需完善等问题。

1．缺乏专业的小区物业档案监管体系。目前，我国物业管理行业的档案管理还没有一个统一的规范性专业文件来指导整个行业档案管理工作的开展，更谈不上小区物业这一更为细分的主体。对于住宅小区物业管理档案工作如何开展，如何规范化收集整理加工范围、明确档案的保管期限以及有条件地利用，小区物业管理企业更多的是按照《档案法》和相关的居住物业管理办法的规定，自发地参考企业档案的管理模式开展小区物业档案的管理。既缺乏有针对性的工作指导，又缺少有效的管理监督。这应当引起相关政府管理部门的高度重视。

2．工作标准与流程不规范。有些小区的物业管理企业，在小区物业档案的管理过程中，由于对档案工作认识的偏差，有些物业企业的档案管理部门只收集小区的基建档案，而对于其他种类档案则完全交由相关部门自行保管。这样不利于整个小区物业档案的集中保管，容易造成档案的缺失。由于缺乏统一的物业档案保管期限方面的标准，各物业公司在进行档案鉴定时差别太大。

此外，住宅小区物业管理出现期满变更物业公司时小区物业档案管理缺乏统一交接流程，容易出现之前物业公司拒不移交有关档案和移交不完整、不规范等现象。

3．管理水平不高。住宅小区物业档案的管理水平的高低，取决于具体从事小区档案管理的管理人员的意识、素质和业务水平。目前很多从事小区物业管理的企业往往没有专门的档案管理人员，采取让一部分管理人员兼职档案管理，或通过聘用一些非专业人员从事档案管理，从而导致住宅小区物业档案的收集、整理、移交、利用等环节都存在较大问题。

4．设施设备条件不够完善。住宅小区物业档案保管的好坏与库房的设施完备度息息相关，目前许多物业管理企业档案并没有设定专门的库房来保管档案。有些档案散落于企业内部的各个部门，既不利于档案的安全，又不利于档案的利用，也不利于档案的长期保管。由于没有库房，缺乏必要的保管条件，许多小区物业档案还易受到损害，问题较严重。

四、完善住宅小区物业档案管理的建议

住宅小区物业档案记载着小区内物业管理服务活动情况，与市民百姓息息相联，也是民生档案的重要组成部分。对于住宅小区物业档案的管理应当引起各级房管和档案管理部门的高度重视，建立健全统一的管理体制，明确小区物业档案涉及范围与管理利用办法，在确保完整、安全的前提下，按照集中统一、分类管理、便于利用的原则，加强对住宅小区物业档案的管理。

1．建立健全管理体制。各级房管部门和档案管理部门应共同参与，尽早组建住宅小区物业档案管理工作监督管理体制，对住宅小区的物业档案管理工作进行指导，明确档案工作的责任主体，制定统一的有针对性的档案管理规范与标准，明确住宅小区档案所涉及的范围，制定保管的期限，根据小区物业档案收集、整理、鉴定、保管、利用等具体环节，健全管理监督体制，定期开展专项监督检查，发现问题及时督促整改。

住宅小区物业管理企业应当根据《档案法》、《物业管理条例》等相关法律、法规，建立起相关物业档案管理办法与制度，切实加强档案管理，维护业主切身利益。对于需提前介入的新建住宅小区，或物业管理产生交接变更时，要特别重视物业档案的移交工作，将与小区有关的基建档案、设备档案、小区业主档案等一起移交，并填写移交清单等资料，以确保物业档案的完整移交。

2．规范管理流程。住宅小区物业档案应当实行集中统一管理，建立统一清晰的小区物业档案管理流程，明确收集、整理、鉴定、保管、利用等各环节档案工作的具体要求，做到文件材料收集完整真实、整理过程分类排列规范、期限鉴定准确无差错，库房专人专管，维护整个小区物业档案的完整与安全，方便利用查找。在小区物业管理发生交接时，应明确两家物业管理企业的责任和义务，明确在约定的时间内将与小区有关的基建档案、设备档案、小区业主档案等一并移交给下一个物业企业，对于不能在规定时间内完成移交的档案，则要签署未移交清单，督促其及时补齐，确保整个小区物业档案的完整。对于拒不履行移交义务的物业管理企业，应依法依规追究其责任。

3. 强化小区物业管理档案工作。住宅小区物业档案工作的好坏，关键在于从事档案管理工作的人员。这就要求具体从事档案管理的工作人员要具有较为丰富的相关知识和档案工作的专业水平。小区物业档案要实现专业人员管理，对档案管理人员进行定期的专业和业务知识的培训，提高各方面的管理技能。同时，物业管理企业还应提高档案实体保管的质量，要舍得投资新建或改建具有相当容量和适宜条件的库房，按照档案管理的规定，配备必要的设备，加强“八防”措施，保证小区物业档案实物的保管环境。

4. 加强住宅小区物业档案的利用。住宅小区物业管理档案包含了大量的档案信息，用好档案既能及时发现物业管理存在的问题，做好小区物业管理工作，又能为业主提供更为体贴的服务。随着时间的推移，档案信息也会不断扩充丰富，除了传统地提供档案实体查阅外，还要利用新的信息与网络技术，加强对档案信息内容的再加工。有条件的地区，各级管理部门可以引导各个小区物业公司把小区的物业管理档案集合在一定的平台上实行信息共享。

5. 探索住宅小区物业档案管理的现代化建设。随着数字化技术和互联网技术日趋成熟，小区物业管理过程中，物业管理企业开始实行无纸化办公和数据的网络传输，小区物业档案管理将会逐步实现电子化、数字化。这就要求小区物业管理企业在现有的经济条件下，逐步配备电子档案管理要求的具有录入、检索、扫描、查询、保存功能的电子设备，建立电子档案管理系统，在维护电子档案安全的同时，加强物业档案信息资源的开发，不断增加物业档案信息的时效性和互动性，使物业档案科学合理地为物业管理工作提供高质量服务。

住宅小区是老百姓生活的小社会，住宅小区物业管理档案记录了小区的民生轨迹，也是十分重要的民生档案。重视加强其管理，规范科学地保管、合理广泛地利用好住宅小区物业档案，有助于住宅小区的物业管理与服务水平的提高，有利于住宅小区的业主在熟悉环境中享受舒适的生活。