孟召艳

【摘要】随着我国经济的快速发展，我国电子信息技术也在不断进步。在这个新兴的电子信息时代，各大企业的管理部门和文件档案室都需要应用新的管理模式，即电子技术来进行整理。这样不仅可以缩短整理各种资料的时间，而且还可以把企业管理得井井有条，加快企业的发展。本文主要分析了电子文件归档中出现的问题和原因，并对这些问题提出了解决方案，以期为电子政务工作人员提供帮助。

【关键词】电子文件；归档工作；档案管理系统

一、电子文件归档中存在的问题及原因

大型的企业在日常管理员工档案问题上，由于员工比较多，管理起来比较困难。同时电子文件归档中也会存在许多其它问题。首先是电子文件自身的原因，使归档难以进行。其次，存在电子文件归档不全的现象。最后，就是电子文件归档方法有问题，不利于电子文件的利用。

（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题。1.电子文件本身要经过多个系统，这样就会加大整理的难度。电子文件不同于纸质文件，它对设备的要求比较高，电子文件要想被读取只能通过数字设备上面的软件系统。再加上电子文件能够轻易被删减、复制和损坏等特点，就更容易在归档中出现问题。一份电子文件的处理过程要经过很多步骤，它的形成同样也不容易。将一份电子文件处理好，需要很多其它部门协同，最终才能归档。另外，一份电子文件本身就涵盖很多内容，结构上需要规范。……