罗军梅

摘要：疾病预防控制中心内较为重要的数据信息为档案，档案是疾病预防控制中心各部门工作信息的承载体，也是维持及控制中心运行的基本保障。因此需要加强档案管理工作，不断改进和完善相应的管理制度。电子信息技术的发展，在疾病预防控制中心档案管理工作也逐渐广泛应用，进而促进了传统档案管理工作的改革，逐渐向信息化、电子化发展，这就需要不断提升档案管理人员的专业能力，同时也要确保相关设备齐全，以提高电子档案的安全性、科学性、合理性。本文主要对疾病预防控制中心的传统档案和电子档案存在的隐患进行了分析，并简析了相关对策。

关键词：疾病预防控制中心；传统档案；电子档案

信息技术不断改革和创新促进计算机技术的发展，并且在疾病预防控制中心中被广泛应用，典型事例就包括传统纸质档案管理转向电子档案管理[1]。现阶段疾病预防控制中心档案管理有待解决的问题主要是促进档案管理质量和效率，以及消除隐患问题。本文将电子档案管理和传统档案管理隐患进行了分析，同时针对问题提出了相关解决策略，进而更好的适应电子档案管理模式。

一、传统档案与电子档案管理隐患

（一）传统档案管理模式存在的问题

传统档案管理模式无法适应现今快节奏工作环境，由于疾病预防控制中心工作量较大，档案资料不断增加，档案管理人员无法及时处理、分类以及摆放，进而多种类型档案混在一起，需要查阅时浪费时间、浪费精力，不适用现今疾病预防控制中心档案信息管理工作[2]。而传统档案多为纸质材料，会受到多种因素影响，如温度、空气、湿度、光照等因素，极易磨损严重减少保存寿命。同时传统档案在整理、分类过程中需要较多的人力，但是工作质量和效果依然无法提升。传统档案通常只能一个查阅，无法和多个人共享，而地点和时间也受到限制，跨地域需要以邮寄等方式才可完成，存在泄密、丢失等隐患。随着医学界相关疾病研究项目增多，疾病预防控制中心必须实时了解本地区的疾病防控情况，这就需要对档案资料不断更新，这就增加了工作难度，同时更新质量也较差。而传统档案管理管理方式所出现的问题越来越多，也越来越严重。

（二）电子档案管理模式存在的缺陷

计算机技术和互联网的发展，使办公逐渐向自动化、网络化发展，现阶段互联网是传输文件的主要途径。电子档案管理的工作人员大部分对计算机互联网相关知识了解较少，即使计算机中存在问题也无法察觉，进而档案的安全性大打折扣。经相关计算机安全实验数据显示，在新创建局域网中大约有十分之一网络经受病毒入侵，使用三年后只有10%網络未有受到病毒感染。现今黑客技术水平不断提高，计算机防火墙已无法阻挡，极易出现档案资料泄露等风险；由于相关档案管理人员缺乏计算机知识，在使用过程极易误删档案或损坏文件，致使其无法恢复[3]。同时档案管理人员在整理、过程中若遇到紧急停电或计算机故障等问题，相关文件极易丢失无法找回；工作人员相关计算机水平和思想觉悟较弱，对电子档案整理、分类方法不熟练，工作不认真，缺乏责任意识，对于一些重要档案无备份意识；各个部门、单位所用的输入、保存软件各不相同，最后归档时极易出现乱码或文件打不开现象[4]。

二、改善问题的有效对策

（一）通过信息管理创建专线传输路径

通过有效的网络化管理可加强疾控中心档案传输和共享安全性。由于电子文件和计算机网络存在的特点，若只应用普通的网络传输路径，会出现更多问题，因此，就需要创建计算机信息管理网。可以在疾病预防控制中心各个科室和档案管理部门创建电子档案专用传输通道，使各个科室可随时查阅和传递相关资料，以提高电子档案资料利用率。为了保证归档的电子档案的有效性和完整性，在电子文件编辑录入过程中，就需要加强管理；定期将整理好的电子文件发送至档案管理专用计算机和硬盘中储存。同时要注意存储电子档的计算机必须要做好安全防护策略，严禁工作人员通过该计算机使用开放网络，而涉密电子文档严禁通过开放网络传输[5]。这样即保证了档案的安全性，防止重要信息外泄或被盗取，又提高了信息资料的利用率。

（二）制定相关电子档案管理制度

大部分疾病预防控制中心对档案管理工作重视程度较弱，没有完整规范的管理制度，致使档案管理过程中缺乏约束性和规范性。疾病预防控制中心的相关管理部门可根据国内制定的《电子文件归档及电子档案管理规范》以及《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》具体内容来制定管理制度，重点突出电子档案的录入、整理、分类以及保存和备份等相关内容[6]。使档案管理人员在工作过程中做到有据可依。

（三）改进和完善电子档案管理模式

为了确保档案管理工作的质量和规范性，还需要不断改进和完善电子档案管理模式，进而促进疾病预防控制中心持续发展。在疾病预防控制中心中档案数量较多，且更新速度较快，管理人员较多，电子档案生成过程较繁琐，因此在将其全部完整收集难度较大。工作人员除了要做好档案管理工作，还需要积极主动配合其它各个部门完成电子文件管理工作，进而为日后档案管理工作提参考信息资料。所以要创建相应的档案管理体系，主体为疾病预防控制中心综合档案管理室，按照疾病预防控制中心发展对电子档案管理工作进行适当的调整，利用好制定的相关管理制度，以加强管理工作质量；在疾病预防控制中心各个部门中强调使用软件和保存文件的统一性，并由档案管理室制定档案管理文件电子模版，相同类型的资料要用同一种模版和文件格式；由疾病预防控制中心相关管理人员定期组织电子档案管理工作人员进行培训，根据其工作性质和工作能力进行针对性指导。定期可对其进行计算机、互联网知识培训。可有效的提高工作人员的专业水平和工作效率。

（四）增加基础设施的投入

由于大部分疾病预防控制中心忽视档案管理工作的重要性，一些硬件和软件设备较为落后，缺少一些必要的先进的配套设备，进而需要加大对相关设施资金的投入。比如购置内存较大的硬盘、刻录仪、配置较的电脑、性能较高的软件等。以确保档案管理工作的效率。

（五）确保电子档案的真实性

电子文件可被随意更改、更换承载体，这就影响了相关资料的真实性，因此为了确保档案的真实性，需采取针对性措施，比如，在电子文件中置入电子签名、印章，做签发操作，对传输、更改、保存等信息记录，为文件加设密码，同时对相关数据信息进行防删改措施，进而减少电子档案被随意更改现象。

（六）特殊档案进行“双套制”处理

一些存有去签署和印章的档案需通过“双套制”处理，主要是一些法律生效文件和凭证性文件以电子形式存储会有被篡改危险，同时计算机的不稳定因素也会致使文件出现损坏现象，这就可以进行“双套制”处理，也就是同一档案以不同形式存储，电子和纸质档案共存。纸质档案起到法律、凭证作用，而电子档案则可随时被查询并能够具有快速传输优点。

三、结束语

卫生事业的改革致使疾病预防控制中心传统档案管理工作需向信息化转变，而通过合理的、科学的电子档案管理模式可促进其工作的自动化，进而不断提高档案管理工作的质量和效率，以促进疾控中心稳定、持续发展。

参考文献：

[1]骆念.疾控中心档案信息化建设与管理初探[J].职业卫生与病伤，2016，31 （2）：127-128.

[2]张春莲.疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2016，6 （8）：75-75.

[3]王冬微.疾控中心业务档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2017，21 （10）：88-88.

[4]曹丽红.浅析信息化时代传统档案与电子档案管理[J].黑龙江科学，2017，8 （3）：90-91.

[5]杜玉玲.浅谈疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].世界最新医学信息文摘，2015，15 （4）：238-239.