高靖

摘 要：随着计算机技术、网络技术、数据库等技术在档案管理中的广泛应用，国家也出台了相应的档案数字化技术规范和信息安全技术规范。但在档案信息数字化建设过程中，档案数据的输入、输出、存贮和传输等都有可能出现数据丢失、破坏、更改、非法下载复制，病毒侵袭和系统崩溃等，这些不安全因素需要我们在档案信息数字化过程中加以解决。文章就对档案数字化建设中现存问题展开分析，并提出相应的解决对策，以期为档案管理事业进步提供帮助。

关键词：档案数字化建设；安全问题；解决对策

对于档案管理而言，数字化建设的作用十分显著。但依然存在诸多安全问题，阻碍着档案数字化建设的进一步发展，因此必须针对问题采取有效对策，是档案管理应当重视的工作。

1档案数字化

档案室其余开展业务活动的重要工具，作为其余凭证性信息记录，其资源价值巨大。档案数字化是技术发展与信息时代下的产物，通过将各种载体的档案资源以数字化格式化进行存储，并利用互联网络优势实现资源共享。社会各行业领域的档案数字化建设进程在持续加快。相较于传统纸质档案管理而言，数字化档案管理有明显的优势。计算机网络巨大的存储空间，节约了占地面积与仓储保管费用。同时信息共享的便捷也使得办公效率大大提高，且计算机存储的时间界限长期，相较纸质原件更容易被保管。新时期下，档案数字化建设中存在一些问题，需关注与重视。

2 档案数字化建设现存的安全问题分析

2.1 技术保障体系不够完善

数字化档案是基于信息技术、网络技术存在的，必须有完善的技术保障体系，才可最大程度的避免安全风险。档案数据与计算机是密切相关的，由于计算机病毒的存在，在数据传输过程中，也容易被计算机病毒所感染，加上恶意攻击等行为的存在，如果没有对应水平的技术保障体系，档案数据库很容易被侵入，造成大量信息的丢失、泄漏等问题，极大威胁档案数字化建设的安全。

2.2 缺乏良好安全保护意识

安全保护意识是减轻安全风险的基础，但就当前实际情况来看，安全意识的缺乏是一个十分普遍，但也较为严重的问题。我国档案管理工作起步相对较晚，在管理机制上本身就存在一定不足，许多档案管理人员本身对档案工作认识存在偏差，对档案的重要性没有正确认知，在从传统档案向数字化建设转型过程中，这种理念并没有改变，导致数字化档案信息存在许多流失的漏洞，比如没有合适的分类保管，可以随意进行信息的拷贝与复制、在管理中未严格遵循相应的规范等，都严重降低了数字化档案的安全性，引发各种安全风险，导致出现安全问题。

2.3管理体系建设问题

数字化档案管理依赖现代化技术水平，这对企业人力资源管理提出了更高的要求与挑战。但是部分企业尤其是中小企业中，对档案管理的重视程度不够，档案建设流于形式，为触及到深层次管理层面。从形式上看，企业规定了档案管理的规章制度，但是行为规范只局限于对档案整理的操作规程与交接表格式等，而对档案归档整理收集之后的具体交接情况与档案真实性为实施真实监督、追溯。这就使得当档案管理发生问题时，责任到人难以真正实施。因为原本负责档案管理的人员变动、档案交接与整理分析职能相分离等问题都影响责任审查。因此，对于数字化档案管理建设，需要着重加强管理体系建设。

2.4 档案数字化理论与资金支持不足

我国档案数字化建设起步相对较晚，依然处于探索论证的初级阶段，相关的成熟理论较为有限，理论水平相对较弱，依然有许多需要研究的内容，无法为档案数字化建设提供足够的理论支撑，导致很多档案数字化建设隐患、缺陷未被及时发现，在一定程度上对档案数字化安全造成了不良影响。

档案数字化建设是一种以高新技术为基础的工作，在硬件、软件等方面都需要大量的投入，也就是对资金有着较大需求，数字化设备购入、现有设备的运行使用、落后过时硬件的及时更新以及相关软件的开发升级等，都离不开资金的支持。但是，就实际情况来看，无论是企业、事业单位，还是高校、行政部门，经费投入都较为有限，特别是在安全方面，经费严重不足，各种安全问题普遍存在。

3 档案数字化建设安全问题解决对策

3.1 建立档案安全技术保障

在档案数字化建设安全工作中，采取适宜的技术，是实现安全有效途径，常用的安全保障技术包括加密技术、防火墙技术、入侵检测技术以及数字签名技术等等。其中，加密技术是应用最为普遍，也是最为经济、安全的技术措施，在档案数字化中应用加密技术，对于不同重要级别的档案信息，分别对其进行不同复杂程度的加密，给档案信息提供有力的防护，有效避免信息被截取或篡改，提升档案信息安全。

随着各种学科、技术的不断进步，加密技术也越来多加多样化，为档案数字化安全提供了许多选择。对于电子档案来说，在信息传递过程中，常用的加密技术是“非对称密钥”，也就是指分别使用公钥、私钥两个密钥，来分别完成电子档案的传递、接收解读，在此过程中，电子档案的加密、解密对应的密钥是不相同的，即使文件被截获，也很难将其破解，大大提高了电子档案的安全性。

3.2 提高档案管理人员素质

对于档案数字化建设的安全来说，人力资源是最为根本、最为基础的，加强对档案管理人员的培养，提升其整体素质水平，建设符合信息时代背景下档案管理的复合型人才队伍，对档案数字化建设安全提升是有着重要的意义。

对此，首先，要严格档案管理人员的考核，在聘任人员时，需要选择具备相应专业技能水平的人才，保证其能力满足档案数字化建设安全的需求，更好地开展安全保护工作。同时应保障档案管理人员的工资福利能与当时社会消费水平保持平衡，尽量消除其在生活中的经濟压力，保证能更专心地提升自身专业技能水平，更好地应对不断升级的档案工作需求。

其次，做好人员的专门培训，定期开展各种培训、交流活动，积极了解技术变化情况，了解并掌握先进安全技术等，提升自身专业技术水平，增强对各种安全问题的发现与解决能力，有效保护档案安全。

3.3 提升档案管理安全意识

针对档案数字化建设安全意识薄弱的问题，首先，应当加强对档案管理安全的宣传，了解档案管理安全的重要性，认识到档案的重要价值，从日常工作的各个方面，主动采取并落实相应的安全措施，预防安全问题发生。

其次，建立责任制度，将档案管理安全责任层层分解到对应的岗位、人员身上，激发其责任心，使其以认真、负责的态度对待数字化档案管理工作，严格执行相应管理制度，减少因人为因素导致的档案安全隐患，提升电子档案安全性。

3.4 加大档案数字化建设投入

在档案数字化建设中，在国家层面应加大对档案学会等学术机构的支持力度，加强档案数字化建设的科研力量，不断完善基础理论知识和相关技术规范，引导整个档案行业向正确的方向发展；而具体到各企事业单位，则应当充分认识到档案数字化建设的重要意义，给予足够的经费支持，采购安全可靠的硬件与软件设备，建立单独的档案保存服务器，为档案数字化建设创造良好的基础条件。同时，在足够经费支持下，可以聘请到高水平的电子档案安全管理人员，提高电子档案安全防护水平，预防档案信息丢失或损坏，保证电子档案安全可靠。

4结语

档案数字化建设是一项很大的系统工程，在应用过程中其安全问题是一个很大的问题。科学技术的迅猛发展，使档案数字化信息应用的安全问题彻底解决是很困难的。我们只有大家共同努力，从各个方面着手防范，才能确保档案信息的安全。

参考文献

[1] 苏明霞.档案数字化建设安全管理分析与对策[J].科技视界，2014，（18）.

（作者单位：天津市特种设备监督检验技术研究院）