连君

会计信息化建设全面稳定的推进，网络办公的便利化，促使高校财务报销模式由传统的手工报销模式开始向网上报销模式转变。网络报销突破传统报销存在的不足，使广大教职工享受到网络报销的方便快捷，同时促进了高校财务管理水平的提升。目前我院网上报销模式已经开展了两年多的时间，仍然处于传统纸质报销和网上报销并行的阶段。现在出现的最大问题，是如何做到网上报销和纸质报销流程的同步？以及如何顺利过渡到纯粹的网上报销，真正做到让财务工作变得更轻松、更高效、更有价值呢？

一、首先说一下对网上报销的认识

随着高校的经济业务日渐增加，尤其近年来开始实行项目管理，各种经费指标越来越多，传统的报销模式给财务人员带来的工作压力越来越大。而网上报销是在网络基础上的在线报销流程，报销经办人员可以不限时间不限地点提交送审财务报销申请，各级审批领导可通过同一报销流程进行业务审批，财务部门会计对原始凭证进行审核，出纳对审核无误的单据进行支付，最后由财务部门会计自动生成记账凭证。在网上报销流程下，一张单据从提交送审、审批、支付到生成记账凭证，完成了一项预算指标的生成到支付的过程，也记录了指标完成过程中的各级领导审批的全过程。

二、对比传统报销存在的不足，认识网上报销的优势

网上报销流程，具有单据填写标准化、业务审批规范化和流程化以及财务审核网络化的优势，彻底打破了传统报销模式的局限性。

（1）提高了业务审批效率的同时，也节省了报销经办人员的办公效率

传统纸质报销需要教职工手持单据，按照学院规定的流程找相关领导签字。在学院多校区办公的环境下，不同的预算指标需要找的审批领导在不同的校区办公。在找领导签字过程中，容易出现领导在开会或出差等不确定性因素，给报销经办人员带来很大的麻烦。

而网上报销流程，各级领导可通过网上报销流程，查看报销经办人员上传的原始单据的影像资料来完成报销单据的审批。网上报销模式下，则解决了多校区办公和不确定性因素带来的审批业务的影响，提高了报销单据的审批效率，同时也节省了报销经办人员的办公效率。

（2）预算指标和各项经费指标得到实时控制和监督

传统的纸质报销流程，在领导审批时得不到相关指标的执行情况，需要单独记录流水账，容易引起预算指标的管理滞后。

而网上报销流程，只要报销经办人员在提交送审单据后，指标管理中已经显示为在途指标，而单据在财务部门会计生成记账凭证后，指标管理中则显示为预算已执行数。预算和各项经费的指标通过报销单据信息的共享，经过授权的各个用户可以通过网络在线查询、调阅、对比，建立多部门、多用户、各级领导广泛参与相互监督的模式，能够使得各级领导和相关负责人实时管理、控制监督指标的预算执行完成情况。网上报销流程的模式，能够使高校的财务管理和会计核算的规范性和公开透明度得到有效增强，使得财务事项得到有效监督。

（3）提高了财务工作人员的工作效率

①规范报销业务流程

传统报销模式下，报销经办人员反复到财务送交不合格的单据，加大了财务人员的审核工作量。而在网上报销流程中设置审批流程、审批权限等节点，规范单据的审批流程和领导的审批权限，使得不符合审批流程和审批权限的业务不能提交，同时加强了学院的内部控制；

②在网上报销流程中，根据财务报销管理制度，预先设置了固定的计算公式和标准，使得系统自动计算，如差旅费、劳务费等业务。如果报销经办人员填报单据时计算不准确，单据就不能正常提交送审，财务人员不需再核对标准，提高了财务审核效率；财务人员可以根据审核无误的报销单据，自动生成记账凭证，直接提取各种报销信息进行记账，避免信息的重复录入。

三、目前学院报销中遇到的主要問题

目前学院网上报销模式已经开展了两年多的时间，仍然处于传统纸质报销和网上报销并行的阶段。如何做到网上报销和纸质报销流程的同步呢？以及如何顺利过渡到纯粹的网上报销，以保证全面会计信息化后的工作顺利进行呢？

（1）目前教职工感到网上报销流程确实给工作带来了便利，提高了工作效率。但是还是存在一些困难：

①网上报销单据填写有困难的问题，主要针对差旅费和劳务费的报销单据。

②对于劳务费报销单据，还是做不到网上报销和传统纸质报销单据流程的同步。

③有些网上报销单据不合格，被退回编制人后，等待网上报销流程的时间比较长。

（2）分析形成问题的原因

①针对差旅费和劳务费报销单据填写困难，是因为报销单据中涉及到公式。而网上报销流程中，没有明显的帮助提示信息，打电话咨询又说不清楚，只能到财务办公室现场一边填写一边咨询，给教职工填报单据带来了困难。

②针对劳务费报销单据做不到网上报销流程和纸质报销流程同步的问题，是因为教职工习惯了传统的报销模式。既然学院要求走网上报销流程，也看到了网上报销流程能够带来工作的方便和快捷，但是往往容易忽略网上报销流程这一环节，造成网上报销流程滞后的问题。

目前在网上报销流程和传统纸质报销同步的模式下，要求：第一、网上报销流程校区会计已审核；第二、劳务费纸质报销单据校区会计签章审核；第三、劳务费支出明细表的电子版发送本部出纳邮箱；第四、携带纸质报销单据到本部支付劳务费。

教职工习惯了传统的报销模式，按照传统的报销流程准备好了纸质版的劳务费报销单据，劳务费支出明细表的电子版也按照要求发送到了指定的邮箱，然后就要求校区会计在纸质版劳务费报销单据上签章审核。

这时校区会计发现网上报销流程还没有到会计这里，网上报销流程中会计审核不了，就不能在纸质版劳务费报销单据上签章审核，也就不能携带纸质单据到本部去完成支付业务。

（3）有些网上报销单据不合格被退回编制人的原因很多，有的是因为发票开票信息有误需重新上传发票；有的是发现预算指标走错了；还有的人网上报销流程的单据填写错了，比如教职工取证培训的应该单独填写培训报销单。

四、基本对策和改进方法

（1）针对报销经办人员

①报销经办人员需要掌握报销的关键因素，认识到办理报销业务时走什么预算指标很重要，因为不同的预算指标，所要求的流程是不同的。

②在每一项业务支付之前，报销经办人员应该先到财务或者有经验的教职工那里去咨询，办理业务支付时需要了解哪些基本信息，开发票要注意的单位名称、税号、增值税清单等信息；以及走网上报销流程和纸质报销流程的审批程序时，需要注意哪些信息和基本关键点。比如劳务费报销单据的关键点，就是网上报销流程和传统纸质报销单据都要到达财务部门会计那里，才能进行下一步。

③对于跨校区的业务，比如劳务费报销流程，各部门应该集中指定一个报销经办人员办理劳务费支出的业务。因为有的人一年只有一到两次，时间一长都不记得了。

（2）针对财务人员

针对教职工习惯了传统纸质报销模式，尝试网上报销模式的积极性不高的问题，其实学院教职工们看到了网上报销流程能够带来工作的方便快捷和高效的办公效率，她们只是容易忽略网上报销流程这一环节，造成网上报销流程滞后。财务部门只要耐心地做好宣传解释工作，与网上报销相关的所有环节，都要进行详细讲解；同时在校园网上部门导航中，关于网上报销业务培训的内容让职工方便查询。而针对教职工填报网上报销单据有困难的问题，除了做好宣传解释和培训工作以外，还可以跟软件公司协商，在网页上开发一些帮助和提示性信息。

人往往在新情境出现的时候，被迫耗费更多的精力去适应，

而当我们想办法温习和重复时，会变得熟能生巧。网上报销流程的出现给教职工带来了高校办公效率的同时，也带来了很大的困难。怎样才能做到网上报销流程和传统纸质报销流程的同步呢？充分做好宣传指导工作和相关的业务培训工作很重要。只有教职工的全力协调配合，才能实现网上报销的顺利实施；只有报销经办人员对网上报销流程都达到熟悉和熟练地操作，才能让广大教职工真正认识到并体会到网上报销流程所带来的便捷与高效，才能真正做到让财务工作变得更轻松高效更有价值，才能更有效地提升财务管理水平。

（作者单位：北京信息职业技术学院）