谷利英

【摘要】档案信息化的蓬勃发展为档案管理工作带来深刻变革。本人结合自身的工作和学习体会，对电子文件的档案管理工作进行了以下思考。

【关键词】电子文件档案；信息化；管理；思考

随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理带来便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。电子文件需要全新的管理形式，下面，是笔者对文件在实行电子档案化管理方面的思考。

一、电子文件档案的优越性

在电子文件的优势方面，不能否认，新形势下电子文件的便捷度与高效率的广泛应用给传统的纸质文件带来了一种冲击。

首先，操作简便、自动分类组合、便于管理，是电子文件的显著特点，在管理上彻底颠覆了以往手工检索、分卷管理、人工分类存档调动的格局。并且其容量小，虚拟存在的方式大大节省了库房等储存空间，同时电子档案还有利于遗漏文件的补漏增缺，传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。档子档案的管理可以弥补这个遗憾，文档用微机按“件”整理归档。……