【摘 要】 随着全球大数据的发展，人事档案在当今社会中发挥着日益重要的作用，它不仅是个人能力和思想品德的重要体现，也是各个单位选拔人才的重要凭证。人事档案在流动人员管理、数据查询、犯罪侦破等方面均有着重要的作用。随着社会的不断发展，人事档案管理的难度也在逐步加大，原有的人事档案管理制度的弊端正逐渐显现出来，给我国人力资源管理和社会发展带来了很多不利影响。因此，我们必须对人事档案系统出现问题进行深入研究，改进人事档案管理中出现的问题，为我国的人事档案领域做出贡献。

【关键词】 人事档案 管理 问题 解决对策

一、什么是人事档案

人事档案记载着每个人的个人信息。是对一个人的学历、个人能力、思想品德、自身状况的综合记载。对国家来说，建立健全人事档案可以高效利用各个领域的专业人才，促进我国社会的快速发展；对于企业来讲，人事档案是选拔人才的重要标准，有了详细的人事档案企业能够快速筛选出自己出自身需要的人才，从而进行聘用；对于个人来说，人事档案对于每个人的求职，生活等方面都有着重要的作用，是自身能力的证明。在现代社会中，无论是办理社会业务还是求职上学都要对人事档案进行严格的审查。用词，人事档案是各用人单位的选拔人才的重要的依据以及信息来源，对每个人都是十分重要的[1]。

二、现代人事档案存在着哪些问题

（一）现代人事档案的设备落后，制度不完善

很多企业以及人力资源市场对人事档案部门的关注度不够，不设立专门人员进行档案管理工作，这对人事档案的管理工作是十分不利的。为了发挥人事档案的作用，首先要建立一个完善的档案管理部门，其次要配备先进的办公设备进行日常工作，而且早期的纸质档案也要妥善保存并进行电脑备份，以防有需要时找不到相应的资料。如果不能给人事档案管理部门配备合适的办公设施，就不能发挥人力资源管理部门的作用，不利于整个企业开展工作[2]。而且有很多的人事档案部门没有明确的规定和考核制度，这不仅会造成工作人员的自由散漫，也不利于档案管理人员自身素质的提升。部分工作人员在上岗后依然不清楚自身的工作职责。要想杜绝以上现象，就要建立档案管理的各项规章制度，定期进行考核建立奖惩制度。只有这样才能提高工作人员的积极性，促进工作人员学习专业知识，为企业做出更大的贡献。

（二）缺乏专业人才

很多企业的人事档案管理部门或多或少的存在人员缺乏的情况，而且招收到的新成员也很难保证其专业性和工作效率。如果工作人员的数量太少，就很容易产生工作超量问题，加重工作人员的工作负担；甚至有些单位的人事档案管理部门使用临时工进行人事档案管理，一方面这些临时工并没有相关经验，工作效率低下，不利于人事档案工作的顺利进行；另一当面人事档案记载着很多的个人信息，任用临时工进行人事档案管理很容易发生个人信息泄露的情况，不仅给个人造成很大隐患，也不利于公司的发展。

（三）大部分企业对人事档案管理部门不够重视

进行人事档案的管理并不会有明显的经济效益，也不会有明显的实际收益和突出的业务成绩，所以很容易被上层领导所轻视，部分企业认为人事档案管理工作只是记录一下个人信息，并没有实际的作用，是一个可有可无的部门。如果一个企业长期认为人事档案管理工作并不重要只是应付工作外调，只要不泄露企业机密和个人隐私就没问题，那这种想法不仅会导致人事档案管理部门的人员轻视自己的工作，还会对整个企业的人才任用造成会很大的影响[3]。

（四）很难对人事档案进行高效利用

很多企业只关注人事档案的保密性，不能对人事档案进行高效合理的利用。但对于信息记录来说，进行人事档案作用就是为了能对人事信息进行利用，为企业选拔人才，为人员安排等人事调动提供数据支持，所以进行人事档案整理的根本目的就是进行人事资源的合理利用。如果只注重信息的保密，而不进行合理的利用，就体现不出人事档案管理部门存在的意义。有些公司在进行数据录入时，一般只进行简单的学历职称等方面的记录，能够真正作为人才发掘的依靠性数据较少。

三、现代人事档案管理问题的解决方案

（一）加大资金投入，进行设备更换

在进行企业的设备升级时，首先应该对档案管理部门的设备进行更新换代。可以引入全新的计算机，照相机，扫描仪等设备作为人事档案管理部门录入数据的辅助手段，这样不仅可以极大的减轻工作人员的工作负担，还可以提高工作效率，提升录入信息的丰富度与精细度；在进行数据录入时可以利用计算机把早期的纸质档案录入电脑进行数据备份，既可以防止信息丢失，也可以更方便的进行信息查询。

（二）吸引专业人才，建设高效队伍

可以引进高学历与丰富经验并存的专业人才，帮助本单位建立高效的人事档案管理室。而且要对本单位的人事档案的工作人员定期举行业务培训，建立科学的考核制度。对于考核成绩优秀的员工应该进行物质奖励，最大限度的激发员工的学习意识，提升自身的专业素养。企业在进行业务培训时，应该帮助工作人员与时俱进，熟练地操作各现代化的办公设备，加强人事档案管理人员的业务能力。只有这样才能保证本单位的人事档案管理部门的专业性与高效性，给各个部门提供高效的信息查询服务。

（三）认识档案管理部门的重要性

人事档案管理对整个工作单位和企业都是十分重要的，整个单位对人才的选择都由人事档案管理部门提供相应的数据支持，但有些人甚至单位领导对人事档案管理部门的重视程度并不夠，所以要想提高对人事档案管理部门的重视程度首先应该从领导层做起，如果领导层能够重视档案管理部门，给予档案管理部门人力物力的支持，不断对人事档案管理部门的办公设施进行升级，那整个人事管理部门的工作效率一定会持续上升，更好的为工作单位做贡献[4]。

（四）健全工作制度，提高数据水平

人事档案工作的工作十分繁杂，为了提高数据的记录水平，需要一定的标准来进行硬性规定，只有这样才能增加整个人事档案管理部门的数据的利用率。在进行档案数据收集工作时，要保证收集的资料可利用程度更高，便于企业发现人才，应该有一套严格的规章制度来进行约束对材料的数据的查询与调出，避免发生机密资料外泄或个人信息外泄等情况的发生。有些特定数据，要保证其透明度，便于整个企业进行监督。例如企业员工的年龄，职称，学历，作出的贡献，研究成果等或者作为职位升迁参考的相关数据都要保证公平公正，以便于接受企业内部以及相关部门进行监督与审查；但企业机密和职工个人隐私一定要保证企业机密性，不可外泄，防止带来不必要的损失。

（五）加强人事档案的利用率

要想提升档案的利用率，首先要保证人事档案的质量问题，要收录具有代表性和关键性的数据。其次档案管理部门要更加规范，提高自身的服务意识，更加主动的为档案调取者进行服务；例如在进行档案调取时，可以利用信息技术构建档案调取平台。当某个部门需要档案时，将自身的需求上传到档案管理系统中，由档案管理部门进行搜集，搜集成功后通知该部门进行接收。通过这种方式，可以极大的提升档案的利用率，提升整个企业的工作效率。

总 结

人才对于企业来说是非常重要的一种资源，每个企业人才的数量与质量在很大程度上决定着企业的发展深度；而人事档案的管理工作就是帮助企业发现人才。随着社会的发展，以前人事档案部门的管理方式已经不适用于现代社会的发展，人事档案的管理必须与时俱进。我们可以通过制定全新的人事档案管理系统建立一支有责任心，业务熟练的人事档案管理队伍，加大对档案管理人才的专业培训，不断提高人事档案工作人员的管理水平，进而使人事档案促进整个企业的不断发展。

【参考文献】

[1] 叶红妹.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策分析[J].科技展望，2017，27（30）.

[2] 尹慧.现代流动人员人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].经营管理者，2016（3）.

[3] 舒玉秋.现代人力资源管理发展背景下人事档案管理工作面临的问题及对策[J].管理学家，2014（11）.

[4] 曾秀兰.现代人事档案管理存在的问题及对策[J].现代经济信息，2014（20）：141-142.

作者简介：田军 性别：男 民族：土家族 籍贯：贵州省德江县，出生年月：1982.10.21 研究专业和方向：人事档案管理工作。