高伟权

摘要：档案管理工作是一项看似简单却复杂的工作，管档工作过程中任何一个环节的疏漏和差错都会给今后的工作带来诸多隐患。档案工作的内容很多，基本内容有档案材料收集，档案材料鉴别和归档，档案材料的整理，档案的保管工作和档案的利用等。因此，管档人员既要有一定的专业知识又应有强烈的事业心和高度的责任感，面对新的改革形式和高科技的飞速发展，管档人员要勇于创新，积极进取。

关键词：档案；利用；管理

一、档案的利用

档案管理工作中，档案的提供利用工作也是举足轻重的，科学地管理高校人事档案，其目的就是提供利用。提供利用的前提是：一方面，档案的内容要完整、准确、全面，检索迅速、准确。另一方面，管理者积极为利用者提供服务，一切按照《中华人民共和国档案法》的规定进行。正因为如此，在档案利用工作中，应注意第一查阅档案，必须有正当的查阅手续，经主管部门领导批准、签字，方可查阅档案。第二，凡主管领导只批准查阅部分档案内容的，决不能翻阅全部档案内容。利用者不能查阅本人或亲属的档案。第三，借阅档案也应有正当的借阅手续，经主管部门领导批准、签字，方可借阅，并要妥善保管，严格保密，限期交还，不得转借，不得擅自涂改、勾抹。

二、做好档案利用工作

1.在我们的日常工作中，档案利用涉及的范围广泛，档案人员要求利用者对提供檔案利用后的效果进行反馈，并做好档案利用效果的收集、整理、分析和研究、要把档案利用工作产生的效果，作为一项基础工作来抓，全面了解通过档案利用工作所产生的社会效益。

2.在科学技术迅速发展的今天，人们对档案利用工作的需求也不断提高，对档案人员在业务知识和科学知识以及管理操作能力提出了要求。这就需要档案人员要努力学习业务知识，定期参加的，档案业务培训，不断提高业务知识面，掌握档案管理的具体方法，作为一名档案人员如果没有娴熟的业务技能和广博的知识面，就不可能提高优质档案利用，在档案管理工作中要不断积累工作经验和掌握新方法，不断完善和提高档案的管理水平，科学、有效的伟利用者服务，这样才能把档案利用工作做好。

三、合理开发运用档管理

3.1人力资源规划。人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握人员信息情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以充分掌握人员信息情况、学历情况、工作经历、工资情况。

3.2招聘筛选。档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。例如在岗位出现空缺，需要在进行公开招聘时，人力资源管理部门在公布岗位需求，应聘人员通过资格审查并考试通过后，事业单位或主管部门根据考核结果确定拟聘人员名单，公示结束后，可以根据需求查阅相关人员档案，对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本，筛除虚假信息，使招聘筛选工作更高效、准确。

3.3人员培训与开发。人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训；在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确性。

3.4薪酬福利。人员薪酬福利自员工入职之日起就与人员个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、职称、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，人员社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。

3.5绩效考核。人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并且将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核。

四、档案管理对策

4.1提高档案管理信息化水平计算机管理档案能及时调取、查阅、处理干部人事档案中的资料，即方便又快捷。运用计算机管理档案，能提高档案工作的效率和水平。国内外使用计算机管理档案已比较普遍，实现人事档案计算机辅助管理势在必行，这就要求人事档案管理者学习科学技术知识，懂得如何使用计算机的有关知识和档案管理软件的操作。进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

4.2加强领导，理顺档案管理机制领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。健全档案管理机制，成立档案管理领导小组，档案管理者、科室负责人为档案管理领导小组成员，单位主管分工主抓，部门领导具体主抓，档案管理人员具体实施的三级网络管理体系。档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，将档案管理工作纳入主管领导和管理人员岗位责任制，这样档案管理工作抓得更实、更细、更紧，从而有效地促进档案管理工作的开展。

4.3档案管理人员责任意识

领导要切实做好档案管理人员责任意识强化工作，相关宣传部门要做好档案管理重要性的宣传工作，强化相关教辅人员管理意识。将档案管理工作纳入相关领导负责落实的重点工作之中，对于档案管理人员所分管的工作要做好定期抽检、定期汇报、定期整改，将档案管理工作中的难点、疑点要及时解决，使档案管理工作能够尽快走上“互联网+”的快车道。根据当今档案管理工作的发展趋势，相关主要负责领导应该对分管档案管理人员提出新要求、新任务、新指标。将档案管理工作做通、做实、做细，杜绝重要档案信息意外泄漏事件发生。同时，要做好档案管理人员的考勤考核、职称晋升等关乎档案管理人员切身利益的工作。要通过多种方式为其更好的施展专业档案学科能力搭建学术研究平台，使档案管理人员切切实实能够感知领导、部门负责人对档案管理工作的重视，使其能够更具工作进取心，更加认真细致的做好档案管理工作，使档案管理工作水平更上一个新台阶。

结束语：

档案的利用是档案工作的目的。档案管理人员要定时进行人事档案资料的整理，有时可根据个人和单位实际情况，进行档案整理。平时档案管理人员要注意人事档案资料的搜集、整理，特别是每季度、半年、年终时更应及时搜集干部人员在工作中形成的材料、资料，进行及时整理、归档。对时间短缺失的资料要及时进行查找补漏、登记，避免造成不必要的人事档案的遗失和缺漏。

参考文献：

[1]孙保惠.浅议人事档案管理.2014.3

[2]沈毅骏.事业单位人事档案管理制度存在的问题与对策.2004.8

[3]张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策.2012. 10