梁艳丽

笔者在《档案整理合格证的“尴尬”一文》中写道，档案整理合格证之所以处于尴尬的境地，原因有三：一是在档案整理不够规范的情况下开具与领取合格证不合适;二是档案整理是否合格没有规范的界定标准;三是档案整理合格证不是档案能顺利进馆的通行证。

提出问题是为了解决问题，分析档案整理合格证的尴尬是为了改进档案行政指导，缓解档案行政指导与档案接收征集进馆的矛盾。鉴于此，笔者认为，档案局（馆）有关人员需要在以下三个方面下功夫。

首先，加强前端培训，中端指导。档案整理合格证是在档案整理完毕之后开具的。也就是说，当各单位档案工作人员完成上年度归档文件的收集、分类、排列、编号、编目、装盒后，带着归档文件目录、整理好的不同期限的档案若干盒，前去当地档案行政管理部门，接受业务指导人员對本单位档案整理质量的审核。此时，档案整理已经定型：组件已定、装订完毕、类别确定、保管期限已定、件号已定。若业务指导人员对某一份文件的装订方式、装订顺序、排列次序、保管期限等提出疑问，要求更改，并非易事。因为归档章已盖，目录已打印，档案盒脊背已填写，牵一发而动全身。对于既成事实，审核时的指导意见多少有点“马后炮”的感觉。正因为档案整理具有这样的特点，档案业务指导应加强前端培训，中端指导。比如，年初及时掌握各单位档案工作人员变动情况，在档案收集阶段就组织对新档案工作人员及档案整理业务水平有待提高人员的培训。……