数字时代新来源观与建设项目管理理论的契合研究*

2018-08-20高爱民范亚明

档案管理 2018年2期

高爱民范亚明

摘要：新来源观与建设项目管理理论形成核心契合点——业务活动过程。核心契合点使档案管理与业务管理形成合力，推动利用信息技术形成多维全息实时的原始信息记录、强化档案的历史再现性和凭证作用，促进建立基于信息流集成的建设项目集成管理信息系统，消解全宗理论对建设项目适应性的争议基础。

关键词：新来源观;建设项目;过程管理;核心契合;多维全息

来源原则是档案学中最具学科特色并具有核心地位的基础理论，但随着数字时代的来临，传统来源原则遇到了重大挑战，国际档案界与时俱进对来源原则“重新发现”。“这种‘重新发现的实质是一种‘新来源观。新来源观使来源原则进一步完善和发展，实现了来源原则的飞躍和升华，在电子时代赢得了更大的用武之地。”[1]

1 数字时代新来源观

1.1 国内外档案学者对新来源观的论述。上世纪90年代，国外档案学者首先“重新发现”来源原则。“来源原则以导致文件形成的个人、团体或组织的那些职能、过程及活动的背景为中心，这个背景贯穿和跨越始终处于演变状态的组织和个人生命，与不断变化的文件联合形成者和用户相互作用，反映不同的组织和管理文化或个人需求与心理，展现经常具有特质性并始终处于动态的工作习惯，以及适合扁平的、横向的、网络化的以及短期的人际交往活动。简而言之，来源实质上与多样的职能及活动关系相联，而不是主要与其初始的组织结构位置相联。”[2]“来源信息揭示文件与其形成活动之间的关系，反映了机构形成和利用文件的活动过程才是文件的真正来源。”[3]

我国学者认为：“面对电子文件的挑战，新来源观更加注重文件的客观形成过程，更加强调记录和保留文件生成、处理、传递和利用过程的原始背景信息，其实质是尊重历史、尊重客观，更好地维护和还原历史记忆的真实。”[4]“总之，来源原则的‘重新发现并非简单传统观念的再现，而是明确地将文件的来源定格在‘形成文件的业务活动上并肯定该原则仍然适用于电子文件管理。这当然是来源原则具有划时代意义的重大发展。”[5]

1.2 领悟新来源观。国内外档案学者对新来源原则的认识总体一致，即越过原有的组织实体，以机关、组织和个人在履行职能时的业务活动过程为来源，注重把全方位、全过程、多层次、多维度的背景信息作为原始记录不可或缺的组成，保证电子档案内容、背景、结构三要素的相对完整。

在社会分工细化和互联网的环境下，传统的科层制和平面单维的交往和工作方式被立体的、网络状的方式替代，电子文件时常具有多个组织、人员等狭义来源。社会活动信息迅捷密集、交互多维、叠加迭代，各种原始信息互为内容和背景，缺少相关机关、组织和人之间的信息交流，既难以完成有效的社会活动，也谈不上形成真实丰富的内容和背景信息。

业务活动过程既允许以背景信息的形式存在，也可以形成多层次的原始记录，或者说业务活动过程本身就是深层次或微观的原始记录，在纸质载体时代缺少社会需求和有效的形成方法。数字时代新来源观注重档案的形成过程，利用信息技术可以尝试把处于后台作为背景的人、事物、事件等，用图、文、声、像并存的多媒体形式使之走向前台，如此形成的电子文件更加真实直观、丰富多彩，具有更有效的历史再现性和凭证作用。

2 建设项目管理的核心是过程管理

项目是一件事情、一项独一无二的任务。基本建设项目是指在一定的资源约束条件下，经过策划、设计、施工、营运等，形成固定资产并实现确定目标的一次性过程。建设项目具有一次性、单件性等本质属性，侧重于过程管理，是一个动态的概念。

建设项目一次性、单件性的本质属性，决定了建设项目管理必须采用前馈控制和过程管理的方法保证一次性成功。经过长期的探索发展，以符合性控制为特点的过程控制成为经典思想和国际通用的管理术语和方法。

3 新来源观与建设项目管理理论的契合

新来源观以机关、组织和个人在履行职能时的业务活动过程为来源，建设项目过程管理的对象也是业务活动过程，也就是说，“业务活动过程”既是档案的“来源”，同时又是建设项目管理的核心客体，说明新来源观与建设项目管理理论在核心问题上的高度契合。进一步研究“业务活动过程”这一“核心契合点”，使之成为档案管理和建设项目管理融合发展的结合点。

新来源观与建设项目管理理论核心契合的内涵：

（1）新来源观和项目管理理论的研究客体契合，都指向业务活动过程。

（2）新来源观以业务活动过程为信息来源，在管理层面使档案管理与业务管理的客体契合，都是业务活动过程。

（3）“全程管理”和“前端控制”是电子档案管理的重要理念和方法，但由于受制于文件生命周期理论和部门职能分工，“全程管理”和“前端控制”难以发挥理想的作用。“业务活动过程”核心契合点的形成，以管理客体一致性为前提，可以认为“全程管理”和“前端控制”与建设项目业务管理中“过程管理”和“前馈控制”等理念契合、途径一致，有利于发挥“全程管理”和“前端控制”的作用。

4 理论核心契合的作用和意义

4.1 推动多维全息电子档案的产生。在传统来源原则的纸质载体时代，信息采集、保存、管理的技术落后，难以有效记录和保管复杂的背景信息，同时也缺少这方面的主动性和需求。核心契合点使档案管理与业务管理形成合力，推动利用信息技术更详尽地记录业务活动过程信息。

建设项目过程本身就是项目实体产品不可或缺的微分组成，人员、设备、产品的空间移动和变化就是建设项目最初始最真实的历史记录。直观的声像场景记录与深奥的业务技术数据形成直白与晦涩两个极端的对照，以说明业务技术数据产生的背景和场景变化的量化结果。这在纸质载体时代无法有效记录。“当前IT的发展水平已能支持几乎任何的企业需求。已经不是问What IT can do，而是What we want to do”[6]，计算机、互联网、移动通信、自动采集等信息技术的发展，为综合运用文字、图像、视频等多媒体方式形成多维全息的历史记录提供了许多技术支持。理论核心契合形成的合力，推动背景信息走向前台，形成图、文、声、像并茂的内容信息，进一步组合成为超文本电子档案。

4.2 支持建立基于信息流集成的建设项目集成管理信息系统。“主张根据业务需求设计和实施文件管理活动，用文件管理支持业务活动的高效运行，并把这种思想提炼为‘业务驱动理念。”[7]“我们必须认真研究立档单位的职能、业务过程和工作程序，帮助它们决定何时何项工作是关键的，使它们明白只有文件才是其重要职能、举措、事务活动的重要的凭证，促进其进行系统设计，把信息系统变为文件存贮系統，区别信息与文件，使文件的内容、结构和来源作为集体记忆乃至整个档案遗产的组成部分保存下来。”[8]

新来源观与建设项目管理理论在“业务活动过程”核心点的契合，为形成业务驱动型电子档案管理奠定了理论基础。档案管理与业务管理的客体和途径一致，综合设计信息采集、文件结构、业务流程等已经没有实质性的障碍，完全能够实现业务驱动型的电子档案管理。

“管理就是收集信息、分析事物。IT用于信息的收集，提升了信息收集阶段的重要性和水平，它已经向决策阶段延伸，能实现辅助决策的功能。”[9]在业务驱动型电子档案管理子系统的基础上，增加必要的业务管理程序，自然能够建立与“业务驱动型”电子档案管理子系统对应的“数据驱动型”业务管理子系统。也就是说，在数字时代新来源观理论指导下，电子档案管理与业务管理的融合具有天然的基因重叠优势。

以融合电子档案管理和业务管理为基础，进一步设计建立科学的信息采集体系，形成信息流的集成，最终形成基于信息流集成的建设项目集成管理信息系统。

4.3 使成套性和客体全宗归化于全宗理论。“科技档案是组织机构或个人在科技、生产活动中直接形成的、保存备查的信息记录。”[10]建设项目具有多个参建主体，一份原始记录时常形成于不同的组织和个人。长期以来，以传统来源原则为基础的全宗理论在科技档案领域的适用性一直存在争议，因此形成了科技档案的成套性理论和分类方案。建设项目档案属于科技档案的范畴，自然也被认为不适用于全宗理论。何嘉荪先生曾提出过“客体全宗”的观点，认为客体全宗是在以客体为核心的社会活动过程中形成的。但面对传统来源原则，客体全宗的存在似乎总有点牵强。

新来源观与建设项目管理理论核心契合点——业务活动过程的存在，说明新来源观对建设项目管理具有指导作用。皮之不存，毛将焉附，既然新来源观适用于建设项目档案管理，以来源原则为基础的全宗理论在建设项目领域的适用性，在逻辑上应该失去了争议的基础。同时，客体全宗这一称谓是否也可以名正言顺地用于建设项目档案管理？