阎淼

【摘要】：随着计算机网络技术快速发展，档案信息化成为一种主要管理形式，促进了档案管理今后的发展趋势。采用档案信息化管理，不仅促进档案内部资料的长期保存，还实现档案资源的共享和融合。从信息化建设及管理现状来看，在信息化建设及管理中还存在各种不足，还需要不断改进和完善。

【关键词】：档案信息化建设；档案管理；策略

档案信息化管理主要指在以使用纸张对档案进行记录的基础上，在不改变档案原有信息的情况下，将档案资料的信息以及保存方式进行信息化的改变，使档案管理更加信息化。在企业管理的过程中，需要做到档案信息资源共享，使企业内部的人力资源以及领导管理人员能够以最快的速度找到人才档案等其他信息。

1、档案信息化建设的主要特点

1.1档案信息化建设的革新性

档案管理信息化建设是以改变传统档案管理模式，弥补以往管理工作中的不足为目的，优化与改进不合理的管理行为，这就是档案信息化建设中最为明显的优势之一。现代信息化档案管理模式与传统管理模式相比具有革新性，体现在以下几个方面：档案管理部门利用电子信息技术能够及时收集信息资源收集，能够减少以往人工信息收集过程中的很多麻烦；档案管理信息化建设实现信息自动处理，能够对收集的信息进行真假分辨，并且结合信息的使用范围进行分类，提高内容的可靠性，实现快速处理；档案管理信息化建设为信息资源的存储提供无限空间，信息处理完毕后，自动归档，并存储在虚拟的库房中，省去实际空间占用的问题，提高存储安全性。在信息化的建设下，档案管理要实现全面革新，迎来更好的管理模式。

1.2档案信息化建设的时效性

档案信息化建设内容十分繁杂，所以档案完善建设阶段需要较长时效。在新时期，档案管理部门在加强建设内容的同时，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步将建设内容细化、分化、消化。档案信息化建设的时效性主要指，建设时期对时间观念的有效掌控，为避免建设时期过长，建设时间要以保障信息化建设档案的质量为前提。在档案信息化建设的过程中，档案管理部门要逐步更新旗下原有系统软件及设施。信息化管理系统应具备实时性准则，建设途中至建设结束都应严格遵守时效性原则。

2、影响档案信息化建设及档案管理的因素分析

2.1对档案信息化建设认识不足

随着信息社会的到来，档案管理的信息化建设逐步完善，慢慢使得档案管理方式发生了巨大的变革，尤其体现在档案管理的服务理念上的革新和变化。信息技术对档案管理主要有以下几个影响：首先档案管理信息化使得单个部门的工作效率能够得到有效提高；其次档案管理实现信息化建设最直接明显的成果是能够使得档案查阅利用起来更加方便快捷，这样一来使得个人工作效率得到有效提高，并且方便于民；最后档案管理的信息化能有实现资源共享，提高组织效率。由于部分工作人员并未清楚认识到档案管理信息化建设的优势，阻碍了信息化建设进程，大大降低了档案管理能力，影响了档案管理工作的效率。

2.2档案息化水平差异大

地区经济發展不平衡是我国普遍存在的一个问题，在档案管理信息化进程上也体现的非常明显。经济发展水平较高的地区相较于经济发展水平落后的地区档案管理部门在信息化设施上以及管理人员的专业水平上都有着较大的差异，这导致档案管理水平参差不齐。

3、加强档案信息化建设及档案管理对策建议

3.1加快实现数字档案资源的共享

资源共享是信息化建设最突出的特点之一，依托于互联网的信息化建设，可以打破传统档案管理模式下资金利用效率不高的弊端，为满足更多人的档案查询和借阅需求提供了保障。在当前的新形势下，应当将工作的重点放在推进档案数字化和资源共享两个方面。首先，要逐步推进档案数字化建设进程。应遵循科学合理的原则编制相应的工作计划，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。应在满足用户使用需求的基础上，构建起完整的档案数字化目录，并加大人、财、物等方面的投入力度，进而形成各部门协同努力的良好工作格局。要逐步推进档案信息资源共享。可根据国家最新出台的相关标准，构建起统一的档案信息管理系统，并促使该系统与办公应用系统间有机融合，这样能实现信息生成、整理与归档全过程的网上操作。

3.2搭建网络信息数字平台

在进行档案管理的过程中，必须建立全面的数字化平台，这样就可以为档案信息化建设创造出更好的网络氛围。为了能制造更好的档案信息化系统，在进行平台建设的过程中需要从实际情况出发，有目的、有规划地建设数字化平台以及档案管理信息软件平台。在平台信息化建设的过程中，还需要建立完善的档案资源管理数据库，在进行档案管理的过程中需要依靠一个综合化的档案管理信息系统，这样就可以更好地进行收集、归档、整理。

3.3不断创新档案信息化管理模式

档案管理最终目的是为人们进行档案查阅与搜集等档案需求行为服务的管理体制，而管理体制若想符合当代人们对档案管理服务要求，档案管理者就应将档案管理工作立于市场经济“优胜劣汰”的大环境中，不能抱着得过且过的消极思想进行档案管理工作，应具有“生于忧患死于安乐”的危机意识，不断突破传统档案管理理念局限，运用创新思维打破档案管理工作瓶颈，企业应不断丰富、拓宽档案管理理念，并不断扭转传统档案意识，即将“只重视档案保管、忽视档案利用”向“重视档案利用、合理保管档案”的档案管理理念转变。在确保档案管理安全、可靠前提下，档案管理者应将档案向社会开放，从而使档案真正为人们服务。对于档案管理人员，能够使档案管理方法行之有效的前提，是不断强化自身管理能力，与档案服务意识，使自身管理综合素质符合当今管理信息化需求，从而引领档案发展走向社会化、科技化、科学化、人性化发展道路。

结语

档案信息化建设是一项时间比较长、专业性强的工程。随着现代科学技术的快速发展，信息技术的发展与应用给档案管理工作提供了更好的发展空间，有效地促进档案管理工作的进行，让档案管理工作能够更好地利用信息技术，有效地促进档案管理工作的发展。

【参考文献】：

[1]姚保华.加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J].企业改革与管理，2017（04）：15+34.