刘红芹

摘要：档案信息是一种公共性的资源，其价值已被社会和人们所公认。我国的信息化管理工作处于滞后状态，高校档案馆信息化建设的观念落后，管理的措施有待完善，对于信息资源的利用和开发工作还处于初始阶段。而高校作为培养人才、科学研究以及社会服务的重要中心，更应该重视和运用档案信息资源，以提高档案信息资源的利用率，更好的为社会和学校服务。本文就此开展论述。

关键词：高校档案；信息化建设；档案管理

一、档案信息化概念的内涵

档案的收集、整理、保管和利用等各个环节，为了能够全面熟练的应用现代化信息技术手段对档案进行管理，使档案管理更加趋向规范化、高效化，我们称之为档案信息化管理。其中包括三个方面内容：一是档案资料数字化。应用计算机和扫描仪等设备把应存档的信息、文件、资料等以统一的、规范的数据格式录入到专门的管理系统内，以备保管。二是工作流程模式化。通过档案管理专用软件实现档案的分类、编目和排序。三是档案检索信息化。在实行分级检索制度的前提下，通过校园网和互联网可实时、准确地检索所需要的存档信息、文件、资料等。高校档案信息化是加强信息资源的管理，提高工作效率，实现信息采集、信息管理和信息资源共享，逐步建立信息化的高校档案管理模式。

二、高校档案管理信息化的发展现状

1.对档案信息化认识不足，档案意识淡薄。当前部分高校领导缺乏档案管理的意识，观念落后，档案工作重视程度不够，没把档案信息从资源的角度加以认识，使得高校档案管理长期停留在建档、管档、查档的水平上，许多有利用价值很高的档案材料常年废弃在角落里，忽视了档案信息资源的开发利用，不能形成把档案作为一种资源去使用，给高校档案管理带来很多负面影响。

2.管理的措施有待完善。很大一部分高校由于建设的基金不足，高校档案的管理工作一直没有得到实质性的进展，这一现象是普遍的。在高校扩建、扩招的形势下，很多高校将资金用于硬件基础设施的建设上，忽视的档案信息的投入和管理。因此，目前我国在对档案管理方面依然是手工操作的实施方式，信息化基础设备和建设都很缺乏，导致信息资源的利用很有限，最后只能导致我国信息化的缓慢发展。

3.馆藏数字化资源量不断增大，但档案资源数字化比例不高。大多数高校已经开展数字化工作，但由于各种原因只能逐步推进。一方面存量档案数量巨大，数字化需要大量的人力物力，短时间内难以完成。另一方面新增档案还不能完全实现网络自动化采集归档，大多还停留在纸质件归档，手工著录的模式。

4.网络安全问题。档案信息管理需要正确处理与知识产权保护的关系，做到合理开放和严格保密相结合，这是由于档案本身的特殊性决定的。高校档案信息化建设，提升了档案的利用效率，加强了档案部门与外部间的联系，降低了档案保管与获取的成本，但也相应带来了很多信息技术方面的问题，如电脑黑客破坏、电脑病毒、非法访问等，给档案的安全造成了较大的威胁。

三、高校档案管理信息化建设的

1.提高对档案管理信息化建设重要性的认识。高校档案管理要树立“电子档案”的观念，必须转变档案管理以往只是简单的收集、借阅、整理模式，在观念上与信息社会接轨，要摒弃手工操作管理的观念，树立通过档案管理的信息化来实现档案的自动化管理，认识到档案信息的价值不仅在于储藏，其更大的价值在于传播，通过信息化手段，使档案的传播更为动态化和便捷性，使档案的价值得到更好的实现。

2.加强档案信息化标准化、规范化体系建设。高校档案管理信息化的建设，包括应用系统和基础设施建设、标准规范确定、安全保密体系和檔案信息资源建设等四个方面。首先，要明确档案工作的管理机制，完善档案工作的运行机制，实现全程管理与监控，制定并明确档案信息化建设的专项任务及期限。其次，应遵循《电子公文归档管理暂行方法》、《档案法》等相关精神及技术标准，规范指导全校档案信息化的建设、管理、运行和维护工作，保证高效档案管理信息化的建设有规可依、有章可循。建立一个实用性强的标准，以保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行是档案信息化建设的重点。再次，选用一些科技含量高的技术应用软件和一批高素质的专业人才来建立标准的数据库，并监督实行，达到互联互通、资源共享，应将部分标准规范上升到法律、法规当中，做到有法可依。

3.推进档案建设的工作进程。加强应用系统和基础设施建设，档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设，因此，要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上，首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划，同时还要强化监督检查，在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录，并加大人力、资金等方面的投入，使各部门的工作得到协同发展，其次在推进档案信息的资源共享方面，要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系，并使其与办公系统有效融合起来，实现档案信息的网上管理操作。

4.建立档案管理信息安全保障体系。安全保密体系建设包含对电子文件的归档进行监督、指导，确保归档的电子文件完整、真实、有效；要顺利实施高校档案管理信息化，必须重视高校档案信息化建设过程中安全保障问题，通过投入人员和资金完善各类信息资源安全保障体系，不断提升高校档案管理系统信息安全防范和处理的能力。在制度上，要建立严格的安全制度，对相关管理人员加强安全教育，要通过防范机制杜绝非法操作；在管理上，定期升级、经常维护。在技术上，通过部署硬件防火墙等措施，对档案信息的安全进行周密的保护，保证网络传输安全等内容。

5.加强对电子文件的收集和归档管理。档案的数字化管理核心是信息资源管理，电子文件是通过网络技术和数据通信技术对信息进行远程传递和共享的数字化应用文件。但很多电子文件是以代码作为载体进行记录，使用时也要通过特定的设备；同时，现在很多电子文件都是通过纸质档案经过数字化转化而成的，在归档时，就要避免与纸质档案的重复，而且电子文件在信息资源和资金上也存在浪费现象，这些问题对传统的档案管理造成很大不便，因此，要扩大对电子文件的归档范围和馆藏比例。

总之，高校档案管理信息化建设面临着许多挑战与困难，应充分认识到高校档案信息化建设的作用与紧迫性，积极推进高校档案信息化建设，各大高校才能获得长足的发展。

参考文献：

[1]昌韬.浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界

[2]程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报，2012（03）

[3]赵群.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].档案管理，2014（23）