李昌发

【摘要】图书馆档案和文件资料管理是图书馆日常工作中的一个非常重要的组成部分，关系到图书馆的发展未来，图书馆要想发展就必须要加强其档案管理。本文对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理、利用进行了论述，以期为相关工作者提供参考。

【关键词】图书馆 档案 文件 资料 管理

一、目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题

1.基础工作不到位，数字信息化建设滞后

基础工作主要指档案及文件资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中，存在有分类模糊、收集不完整、存档期限界定等问题，很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作的数字信息化建设，难以适应信息交流广泛的发展需求。

z.信息資源利用率低

许多图书馆档案资料仍然是纸质形式，档案信息资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效，关系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势。

3.缺乏制度约束

绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于结构松散的状态，缺乏主动性，长期得不到应有的重视与人力财力的投入，档案归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范。甚至出现档案资料残缺不全、丢失的情况，造成无法挽回的损失。

4.服务层次不明晰

传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信息查阅，停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制发展趋势，现代信息技术介人档案管理服务工作能够切实提高管理水平，规范化图书馆档案管理，建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台，才能有望明晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。

5.管理模式老化

单一化的管理模式，使得图书馆档案管理建设滞后于服务工作，依靠人工方式难以实现资源的有效整合，无法实现档案及文件资料管理的“二次建档”。

6.管理人员的业务水平不高

部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆档案及文件资料管理的专业知识了解不深，自身职业素养不够，漠视档案管理工作，档案编码分类杂乱无章，有些领导对负责档案管理的部门随意安置，乃至有无人看管档案的情况出现。

7.安全意识薄弱

图书馆档案及文件资料的保护工作，也是不容忽视的重要环节。一些档案及文件资料涉及到国家文化安全、专业领域绝密信息，具体管理工作人员缺乏对档案信息的安全保护意识，导致相关信息流播，造成不良影响。

二、加强图书馆档案及文件资料管理的措施

1.提高对图书馆档案及文件资料管理工作的重视力度

要加强图书馆档案及文件资料管理工作，首先就要从思想上认识并重视档案及文件资料管理的重要意义。如何才能让档案管理工作者加强图书馆档案管理意识？首先，要从思想上认识到档案管理工作对于整个图书馆事业发展的重要意义。在具体工作中，图书馆可组织某些小活动，其主题方向主要围绕档案及文件资料管理的意义开展。只有加强教育、宣传，才能进一步凸显档案管理的重要性，让管理者在工作中“小心谨慎”。其次，领导要重视图书馆档案及文件资料管理。领导的重视程度对于档案及文件管理工作具有重要的影响。因此，在工作中，领导应加大对档案及文件资料管理工作的重视程度。首先在宣传方面加大对档案管理部门工作，从而调动起档案管理部门的工作积极性；其次增加投入。领导应结合图书馆档案管理实际情况，相应的设置专门机构、人员，或者根据实际情况相应的建设信息化档案管理体系等。

2.健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制

安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。

3.做好图书馆档案和文件资料的开发和利用

在对图书馆档案资料进行管理的工作中，必须对其进行有效的利用，充分发挥其作用，主要采取以下几点有效的措施：（1）加强图书馆领导的决策工作，并且加强协调和配合。一旦需要对档案资料进行利用，必须保证档案资料提供的及时性、完整性和准确性，保证工作开展能够得到有效的参考和依据，保证图书馆活动的顺利开展。这样不仅可以不断完善以及丰富档案资料的完整性，还能够根据档案资料的需求，保证资源的充分性，以此对图书馆的正常运行工作进行有效的展开，并且对图书馆的日常工作效率进行促进和提高。（2）对图书馆的各种活动以及任务进行积极地配合，对需要的档案资料进行及时并且积极地提供，保证档案资料检索以及传输工作的快捷，积极有效推动图书馆正常工作的展开。（3）保证图书馆档案资料的完整性，能够为图书馆的创优工作提供有效的参考。

4.有条理地分类和归档文档资料

要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

结束语：随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆日常运行工作中，我们应当从思想上了解并重视，档案及文件资料管理工作对整个图书馆事业发展的重要意义；我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在具体工作中，我们应当建设完备的档案管理制度，分门别类、细致谨慎的整理、收集档案文件资料。而建设信息化的档案管理体系，不仅能提高工作效率，还能保障档案资料的完整性，对图书馆事业发展具有重要意义。

参考文献：

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