魏云盼

摘要：随着信息时代的到来，对档案管理实施信息化建设成为目前事业单位档案管理工作的重要课题，同时也是提升单位软文化实力的最佳途径，更是信息时代发展的必然趋势。可以说，强化档案管理的规范化、科学化、信息化对事业单位的发展有着很重要的意义。因此，作为档案工作人员必须结合时代的发展，和相关领导沟通，加强对档案信息化管理的建设。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

信息化的快速发展为事业单位档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战，传统的以纸质为媒介，通过人工录入方式进行的档案管理已经不能满足现代社会的要求了。我国档案管理只有实现转型，才能符合事业单位实际发展的需要，发挥更大的作用。在我国档案界已经有很多人开始探索实现档案管理工作信息化的有效途径了，真正实现这个目标任重而道远。

一、事业单位档案信息化管理的必然性

（一）科技进步的必然结果

事业单位档案信息化管理是我国现代化高科技不断发展的必然结果。随着科技的不断进步，人类研究和使用的信息技术在不断提高，信息技术对人们工作和生活的影响越来越大，它是人们获取信息的重要途径。且随着计算机专业软件的开发和使用，很多专业的管理软件层出不穷，且在实际工作中得到很多的利用。如现在被广泛使用的人事管理软件、财务管理软件以及办公室管理软件等，这些都被广泛的应用在档案管理工作中，且具有很强的实用性。

（二）管理水平提高的有效方式

事业单位档案信息化管理能够促进工作人员努力学习现代化先进管理软件技术，并且能操作计算机相关软件，不断提高档案管理工作的水平和质量。档案信息化管理是利用计算机软件进行管理工作，其具有很强的技术性和规范性，很多软件中已经设计好相关的项目和储存信息内容，工作人员只要根据实际档案情况填写内容，这样既能减少工作任务，又能完善档案内容，并且提高档案管理工作的水平，是一种有效的档案管理方式。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）事业单位档案管理工作没有受到应有的重视。档案管理在一个事业单位的运行过程中有着不可替代的作用，档案定时的分类整理使得事业单位的工作变得清晰，同时也提高了资源的共享程度。然而，很多档案的使用者或者事业单位的领导者没有一个对档案管理工作的清晰的认识，忽略了对单位档案管理的建设，资金投入过少使得档案管理的软硬件水平不能提高，档案管理工作人员素质能力过低。

（二）我国档案信息资源的开发有限，有效供给严重不足，在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。目前，我国的档案开放比例很低，数据库容量少，巨大的信息资源没有得到有效的利用。

（三）缺少符合事业单位档案管理工作要求的系统，软硬件设备不能满足事业单位大量的档案信息的要求。

三、事业单位档案管理信息化建对策

（一）要引进先进理念，提高管理人员的素质

档案管理的核心在于“人”，管理人员的素质从很大程度上影响着人事档案管理信息化的建设，因而，对管理人员档案管理信息化意识的培养就不能忽视。虽然现在的信息技术发展迅速，但是人们旧有的观念仍然禁锢一些管理者的思想，所以引进档案管理先进理念十分重要。只有从思想上提高认识，重视、明确信息化建设，才能从根本上提升事业单位人事档案管理的信息化程度。事业单位要想做好档案管理信息化，就需要培养出一批高素质、稳定、专业化的档案管理人员。随着信息技术的发展越来越快，对管理人员的专业素质上的要求也必将越来越高。要求档案管理人员不仅仅懂得档案管理、懂得信息化的管理技术，而且由于人事档案管理工作具有特殊性，其中涉及了个人的信息资料，为防止这些数据外漏，还需要工作人员良好的品德素质。

（二）做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护

人事档案信息入库前一定要做好鉴别工作，管理人员需要处理好“方便利用”和“档案入库成本”之间的关系。工作人员要严格遵守人事档案行政管理部门有关建立档案数据库的各种规定条律，认真负责的建立起准确的、科学的、规范的事业单位人事档案数据库。需要强调的是信息技术为档案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。确保人事档案信息的安全是事业单位人事档案管理信息化建设不得不重视的问题。首先，要建立人事档案信息化管理的法规和安全标准，不断完善信息安全的保障体系。在管理工作中，人事档案数据要进行备份，管理系统要有恢复机制，以此来保证档案信息数据的保存安全；其次，要规范事业单位人事档案信息的借阅机制，以此来保证档案信息数据的使用安全。

（三）整合资源，解决资金问题

原有的人事档案管理模式是相对的集中管理，人事档案管理大多数是由基层单位或者是上级主管单位来进行管理。资金投入的多少取决于事业单位的管理规模。所以说，基层单位数量较少的人事档案，如果要求配备专业设备和专职人员，然后去建立档案管理数字信息化是不太现实的。人事档案管理工作并不像其他的工作那样容易取得成绩，也不可能直接创造经济效益，所以人事档案管理工作很难引起上级领导的注意，这也就导致了事业单位很难投入比较多的资金来发展档案管理数字信息化。那么，如果改变现有的管理模式，把档案管理工作的规模变大，从原有的人事档案相对集中的管理发展为绝对集中管理，成立专门的机构来进行人事档案管理，就有可能实现信息化管理。

（四）健全管理机制，规范事业单位档案管理工作

對于记录在档的人事资料管理，应当先从人事管理的需要入手，查漏补缺，完善管理工作程序，切实建立起人事档案信息化的管理制度。档案管理体制上遵循“统一领导、统一制度、统一管理”的原则，逐步形成档案部门为主实施，各职能部门分工明确、各负其责的档案工作管理体制和工作机制，促进档案工作全面开展。随着信息技术的迅猛发展，档案管理部门一定要及时改革创新管理制度，确保人事档案管理信息化的有效实用。

四、结束语

事业单位档案管理信息化建设由于缺乏对单位实际情况的匹配，相关工作人员缺乏综合专业技能与素养，相关设备与技术支持不充分等原因导致档案管理信息化建设存在一定制约与局限，甚至部分单位在现有资源上没有得到充分运用发挥，导致资源浪费。要针对实际情况做信息化建设的不断完善，配备专业技术、设备与人才，提升档案管理信息化建设完善。

参考文献：

[1]陈艳云.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].城建档案.2016（04）

[2]何赟.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].才智.2016（09）

[3]斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2014（3）