摘 要：随着职业院校毕业生就业环境的转变和就业难局面的出现，学生档案滞留学校和个人手中的现象频繁出现，高校和各级档案代理机构“弃档”、“死档”现象也日益增多。职业院校毕业生档案管理机构寻求有效途径，加强毕业生档案管理已迫在眉捷。

关键词：毕业生档案；管理；途径

随着社会环境变化和市场经济发展，作为高校毕业生重要材料之一的学生档案往往被忽视，很多毕业生和用人单位都没有意识到档案的重要作用，甚至对毕业后档案的去向都漠不关心，随意将个人档案代理到人才中心，从此不闻不问，档案成为了一潭死水，根本无法发挥其利用价值。为了适应市场经济下高校毕业生择业双向选择的需要，切实发挥毕业生档案的作用，为毕业生就业、择业提供有效的凭证、参考服务，职业院校要结合环境的变化，探索出新的就业环境下毕业生档案管理的有效途径。

1 职业院校毕业生档案是人事档案的基础和重要源泉

1、学生档案真实记录了学生学习的全过程。学生档案是由学生学习过程的各个环节形成的原始材料组成的，这些材料真实地记录了学生的学习情况，如实地反映出学生的学习质量和奖惩情况，其原始性和真实性是不可取代的。

2、学生档案为用人单位录用新员工的政审和考核提供重要依据。在毕业生评优、考核和用人单位的政治审查过程中，学生档案以其自身的原始性、真实性等特点毋庸置疑地成为首选依据。通过档案反映出来的毕业生个人的综合情况可信度更高，也更为全面、真实。

3、学生档案在个人的定岗、定职、晋级、工作调动、出国等多方面也会起到凭证作用。学生档案具有独特的不可再生性和时间记录性，不同阶段、不同时期形成的反映个人学习、工作等方面情况的材料是人生的“记录本”，对个人的成长起到重要的凭证作用。

2 毕业生档案管理工作存在的问题

1、毕业生档案材料本身存在的质量问题。一方面，很多归档材料会出现填写错误、涂改、字迹模糊和填写不完整等情况，这在很大程度上影响了学生档案的真实性和凭证作用；另一方面，归档材料不齐全现象经常出现。例如有的学生入学时没有及时上交高中档案，有些学生由于出国、实习或工作等原因，毕业时忽略了毕业生登记表、自传等材料的填写，造成了毕业生档案材料的缺失。

2、毕业生档案派遣难。首先，学生毕业后档案的派遣率逐年降低。由于就业形式的变化和就业压力增加，越来越多的高校毕业生在毕业后都不急于办理档案派遣，有些想再考研、考公务员或是目前工作不稳定暂时不需要档案的学生都把档案放在学校，不做任何处理，这就导致应届生的派遣率逐年降低，学校滞留的毕业生档案越来越多。其次，很多毕业生盲目派遣，自己并不清楚档案的去向，即使办理了档案派遣，也是对自己的档案置之不理，更无法发挥发挥毕业生档案的利用价值。再次，由于传递方式的限制，很多毕业生档案都难以成功转递。按照有关规定，人事档案的转递方式是机要交通或是专人递送，严禁邮寄或交本人自带。由于很多地方与机要局没有建立投递关系，导致很多毕业生档案的机要件被退回学校，而且学生往往在毕业后都更改了联系方式，学校根本联系不到学生本人，学生也不到学校询问档案转递情况，这就造成了退回的档案在学校长时间积压，无人问津。

3、毕业生档案派遣后回执难。机要交通的查询要受到时间的限制，一般的机要件在寄出一年内可以查询签收情况，过期后将无法查询，因此毕业生档案派遣的回执就显得尤为重要。但是，现实情况中档案的回执常常很难齐全。一方面，有的高校由于毕业生档案派遣工作时间紧、数量多、任务重等原因，常常忽略了档案回执的填写；另一方面，用人单位在接收了档案后并不及时办理回执，也不通知毕业生本人档案是否已经受到，甚至有的单位根本就不填写回执，学校就很难掌握毕业生档案派遣的信息，给日后的查询、利用工作造成了很大的麻烦。

4、“死档”“弃档”现象逐步增多。高校和社会毕业生档案管理部门近年来都出现了大量毕业生的“死档”、“弃档”，存放在这些地方的档案多年来都无人问津，更没有补充必要的存档材料，往往是学生毕业后档案便进入了休眠期。不仅在库房容量、管理人员等方面给各部门造成了很大的压力，不利于以后的查询、利用，也会因为档案材料的残缺不全或经历断档而降低了毕业生档案的利用价值，人事档案材料一旦缺失，就会造成人生经历的空白，这是很难弥补和挽回的。

3 加强毕业生档案管理的有效途径

1、高等学校要积极利用各种宣传方式，加大毕業生档案工作的宣传力度和范围。加大宣传是加强毕业生档案管理的最直接的方式，这种潜移默化的影响具有长期性和有效性。档案部门通过教育、展示、讲座等各种途径让学生了解档案的重要性，清楚个人档案的内容，知道毕业后档案的安置方式和转递途径。特别是在新生中更要普及档案知识，教育大学生们认识到档案对自己日后学习和工作的重要性，这是加强毕业生档案管理工作的源头和关键所在，这也是在一定程度上改变毕业生对待自己档案的漠视态度，减少“弃档”“留档”现象发生的有效途径之一。

2、将学生档案派遣工作与毕业生办理离校时的各项工作紧密联系在一起，强化毕业生档案的转递环节，提高派遣率。一方面，在办理离校手续时，在离校通知单上加上档案派遣项目；另一方面，通过校园网、校园广播等方式向毕业生宣传办理档案派遣的程序、注意事项和重要意义，积极引导毕业生及时办理档案派遣，尽量避免毕业生档案长期滞留学校所带来的对日后的考研、出国留学、就业等方面的麻烦。同时，也督促毕业生在日后及时了解档案是否已经转递到单位，尽快将回执寄回学校，避免转递过程中的差错问题。

3、强化毕业生档案信息的资源共享工作，提高管理效率。首先，在选择计算机管理软件时，各个单位都要考虑到软件的兼容性，最好是选择相同或近似的软件，特别是社会的毕业生档案管理机构要及时了解高校的学生档案管理软件的基本情况，这样在毕业生走向社会后才能把高校的毕业生档案的基本信息共享过来，这样在数据统计、转换和查询等方面都比较容易操作，有利于提高工作效率。其次，对软件中的具体录入项目的选择也要尽量统一，做到实用、简练，不要盲目地追求多而全。再次高校毕业生档案管理部门要提高计算机管理的网络化程度。最后，高校毕业生档案管理部门要保持紧密的联系，提高毕业生档案信息资源的共享率。

在就业环境日益复杂的社会大环境下，职业院校毕业生档案的管理工作正面临着巨大的挑战。面对复杂的就业情况和多变的就业形式，档案作为毕业生的重要人生经历的凭证，更需要细心、快捷、准确、安全的管理。毕业生档案管理工作任重而道远，作为档案管理者，我们有责任、有义务采取各种途径来加强毕业生档案管理工作，真正发挥毕业生档案在其就业过程中的重要作用，为大学生的顺利就业提供有效的帮助。

参考文献

[1].欧伟平.试论高校档案管理人员素质的提高[J].山西财经大学学报，2009（S1）.

[2].吴梅.新时期高校毕业生人事档案管理工作初探[J].湖北省社会主义学院学报，2009（4）.

[3].马瑾.学生管理工作新模式下档案的收集与整理[J].陕西教育（高校），2010（3.）

作者简介

薛文敏（1984-），女，汉族，广西北流人，研究生班学历，工学学士学位，助理工程师，广西水利电力职业技术学院，研究方向：行政管理、档案管理。