黄灵

摘 要：随着信息化技术的高速发展，互联网技术和信息技术的应用范围也在扩大，尤其是对中学庞大的档案数据的处理有着便捷、高速和系统化的作用。现阶段，中学档案管理工作还存在着不少问题，给教学管理工作的开展带来了影响。本文分析了中学档案数字化建设的意义和问题，提出了有效的创新方法。

关键词：中学档案；数字化；创新；方法

中学档案记录了学生在这一时期的学习状况、心理思想发展，也反映出了学校的管理、教学的发展过程，对于日常的学生管理、教学工作安排等工作都有着重要的作用。传统的保管方法无论是在保存还是使用的过程中都比较困难，而数字化技术的出现能够解决这些问题，提高档案管理工作的效率。

1 数字化档案管理的作用和问题

中学档案是学校各项工作的基础，包括了学生档案、教师档案、教研档案等多种类型，其中最重要的就是学生档案和教师档案。目前，大多数的中学都建立了信息化教学和管理系统，在档案管理方面更是为学生建立了单独的电子档案。由于学生人数的增加以及档案的流动性，产生了繁多的档案，单纯地使用信息化管理无法解决，这就需要建设数字化的档案管理模式[1]。

中学档案的数字化建设对学校管理有着重要的作用，可以分为三个方面。第一，中学档案中的学生档案以及教师档案的数量比较大，同企业档案相比流出和新近的档案较多。以往的档案形式查找和利用上都存在问题，而数字化建设的完成可以在网上对档案数据进行大规模的处理，并且在查找使用时只需键入关键词尽可以实现检索，避免了时间和场地的限制，极大地增加了中学档案的使用效果。第二，数字化建设简化了档案管理的工作流程，降低了在管理工作中的经济投入。数字化档案的使用缩减了工作人员数量，避免建设独立的档案管理室，节约了空间和人资。同时，数字化档案的阅读主要是以电子档的形式展示，无需对纸质档案翻阅，减少了对原档的损坏。第三，提高学校管理工作的效率。中学档案因其涵盖了学校工作的方方面面，对教学活动以及日常管理有着积极意义。数字化技术的使用除了能够提高档案管理工作的效率外，对学校教学工作管理效率的提升也很重要。

基于数字化建设在中学档案中的优势，大多数学校都已经开始引进这一管理体系，但在实际的使用中也存在多种问题。一是中学档案在收集时，包含的文件和种类很多，档案的来源也呈现出多样化的特点，而且原档还会存在信息不完整、材料不准确的问题。二是中学在设备资源以及资金上都略显不足，完善的数字化档案建设需要完备且独立的档案室，但大部分学校都不具备这一条件。即使部分学校能够做到数字化建设的标准化，在信息共享和网络设置上也存在着问题。三是中学的主要工作重点都集中在教学上，对档案管理以及数字化建设的认识不足且大部分的管理人员都具备专业的技术操作能力。四是，相关教育部门对数字化档案制度的制定以及规范上还存在问题，导致每所学校在档案管理、审核以及查验的阶段标准不一。此外，学校在数字化管理制度的制定上也存在缺失。

2 創新中学档案数字化建设的方法

2.1 提高档案管理人员的专业能力

中学档案数字化建设主要是由管理人员负责，因此，管理人员要从思想、文化和专业能力三个方面进行提高。第一，提高档案管理人员的思想素质。学校要定期组织管理员进行思想培训和学习，增强其对档案管理的重视程度，树立责任感。第二，提高管理人员的文化素质，鼓励工作人员的创新意识，不断地进行知识的学习，掌握多方面的知识，能够对不同的档案信息进行处理。第三，提高管理人员的专业技能。学校要最大程度地加强对档案工作人员信息化技术、数字化技术以及计算机技术的培训力度，使其能够将档案转化为数字化形式，并为调用档案的教师和学生提供优质的服务。

2.2 做好数字化建设的各个环节

数字化建设可以分成三个阶段，分别是数字化前处理工作、数字化中以及数字化后期。在数字化前处理阶段，要调动学校的各级人员，针对学校的实际情况制定完整、可操作性的计划，并做好原档的收集等前期准备工作。接着成立专门的数字化建设小组，一般在进行档案录入时要遵守固定档案以及时间久、价值大的档案优先的原则，录入档案的时间和范围也要这一阶段做出具体的要求。其次，确定工作流程和方法。为了更好地实现中学档案的数字化建设，管理人员要做好登记统计以及分类的工作，以便在转变为数字化形式时能够按照相应的顺序录入，减少时间的浪费。最后，数字化检索系统也十分重要。档案的检索目录的制作是实现数字化建设的基础工作之一，也是常出现问题的所在。相关人员要规范目录信息输入的格式以及准确性，借鉴企业档案管理的规章制定出一套完整的检索要求，保障质量。同时，在对目录进行分类时要注意词语重复和模糊的现象，必须将题目统一。

在数字化建设的中间时期，要严格地对档案数字化加工监督。将中学收集的原档分类处理，并按照一定的数字化流程进行，如纸质档案整理、扫描、图片加工、存储等九个步骤。在这一系列的过程中，要对档案扫描加大重视程度。先要根据档案的尺寸大小选择合适的扫描设备，对于出现缺损和褶皱的档案要在修复后再次扫描，且扫描档案时不能出现缺页和漏页的问题。想要保证档案的清晰度，可以使用彩色扫描设备，若档案出现了污点等问题要清理后再进行扫描工作。在数字化的后期，要做好数字化档案的日常管理和维护工作[2]。

2.3 健全档案管理制度

中学答案管理中之所以会存在文件收集以及管理中出现问题，主要在于学校没有制定完善的数字化管理制度，对每个班级以及各个部门提交的原档没有统一要求。为了解决这一问题，学校的文档数字化管理部门要完善相关的档案管理制度并按照实际管理工作中出现的问题对条款适当的删减和增加。

首先，学校的档案管理部门要对实际工作中产生的原档类型进行划分，有针对性和目的性地将其转化为数字化档案，并对纸质档案的文档格式和内容统一要求，例如：以班级为单位提交的学生档案就可以规定以表格的形式，内容则要包括学生的年龄、籍贯等基本个人信息、学生有无违纪现象等在校表现、各个学期的成绩等。而中学档案中也会出现特殊形式的档案，一般有两种，一是学校对教师教学考察中产生的记录视频和音频图像，这种文档的提交要先转化为文字形式后在统一的使用表格提交。二是学校的实习教师和待考察学生的答案，由于档案的不稳定性，文档管理人员在保存这类文档时，要建立临时的信息储备库，方便对文档信息及时的修改和调用。

其次，在保证原档信息的完整和准确之后，要将其同意转化成数字化档案的形式，借鉴国家档案管理标准和先进学校的经验，制定符合上级要求以及学校发展的档案管理制度。学校要将各个班级提交原档的时间几率到学校规章中，并在各个年级分设档案管理负责人，对档案提交延迟和信息不规范的年级进行惩处，并且要对数字化处理进行管理，以免在这一过程中出现问题。最后，档案数字化管理离不开监督制度。监督制度的建立能够规范中学档案管理工作，确保管理制度在日常的工作中顺利地开展。

3 结语

数字化同中学档案管理的结合能够提高管理工作的效率，简化查阅和使用流程，对优化学校的管理工作有着积极影响。在实际的数字化建设过程中，要做好数字化建设的各个环节、健全档案管理制度和提高人员素质，发挥出中学档案的作用。

参考文献

[1]陈丽冰浅谈如何推行中学档案工作的规范化标准化[J].中国高新区，2018，12（02）：114.

[2]王嘉玺，浅谈中学档案管理人员的素养[J].学周刊，2017，23（33）：50-51.