张其龙

摘 要：伴随着社会的进步和发展，事业单位要想在激烈的市场竞争中发挥自身作用，不仅要顺应时代变革的发展需求，也要积极建构更加系统化的内控管理机制，建构完善的事业单位档案管理信息控制机制，提高事业单位管理信息化水平。本文对事业单位档案管理信息化建设的必要性进行了分析，并集中讨论了其中存在的问题和优化措施，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；问题；对策

1 事业单位档案管理信息化建设的必要性

在事业单位管理工作开展的过程中，要高度重视档案管理项目，不仅能为事业单位人事管理提供依据，也能有效创设良好的工作氛围，保证相关工作都能得到有效约束和管理。传统的纸质档案管理机制已经不能满足社会发展的需求，就需要借助信息化运维机制进行统筹性管控[1]。

一方面，信息化档案项目能有效避免纸质档案受潮、发霉等质量问题，只需要进行档案备份，将相关信息集中存储在磁盘内，能在提高数据存储水平的基础上，有效节省数据档案的存储空间，为后续档案存储项目的有效性奠定坚实基础。另外，应用信息化档案管理机制也能保证资源的共享性，不受时间和空间的限制，能对相关档案进行集中的调取和处理。

另一方面，信息化档案管理工作能节省工作人员的工作时间，降低工作强度，且提高整体档案信息的维护效果，在优化程序的基础上，保证档案管控和监督效果的最优化[2]。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

尽管档案管理信息化建设已经成为多数事业单位正在推进的项目，但是，运行过程依旧存在一些亟待解决的问题，对档案管理实效性以及专业化程度造成制约。

2.1 思想认知不足

事业单位管理部门还没有对信息化档案管理制度以及运维机制有明确的认知，忽视人才的引进和管理項目体系的建立，就使得管理工作往往不能落到实处，档案信息管理体系和企业发展需求不相符，使得相关工作的维护效果不能符合预期。

2.2 专业化人才不足

要想从根本上践行信息化档案管理项目，就要保证操作人员的专业化程度和计算机应用水平，但是，目前我国事业单位面临的最大难题就是档案管理人员综合素质不高，由于相关工作人员没有接受到专业化教育和技能指导，就导致信息化建设工作存在照搬照抄的嫌疑，管理人员对管理工作缺乏认真态度，就使得档案管理工作存在缺项和漏项的问题，甚至很多在职的档案管理人员无法有效了解档案管理工作存在的不足，仅凭借经验判断工作具体实施情况，也是导致工作流程不能得到全面落实的问题。

2.3 信息化程度不足

依旧有部分事业单位还没有践行信息化档案管理工作，沿用纸质档案的传统方式，并且缺乏部门联合监督管理的实效性管理意识，只是建立了档案信息化网站，并没有填充实质性内容，无法发挥信息化管理的优势，造成事业单位档案信息化管理工作失效[3]。

3 事业单位档案管理信息化建设的具体策略

为了有效提高事业单位档案管理信息化建设水平，相关部门要结合实际问题建立健全统筹性较好的监督机制，整合信息化建设手段和管控要求，维护管理标准的同时，不仅要为事业单位信息化建设提供技术支撑，也要整合网络和管理软件的升级效果，从根本上发挥信息化建设的优势。

3.1 落实专业化培训

在事业单位档案管理信息化建设机制中，要从信息化技术运维结构出发，发挥技术优势的同时，确保管理人员的专业化素质得以优化，尤其是档案管理工作，要保证管理人员具备良好的专业知识和综合专业技能，也要具有优秀的业务能力，从而有效维护信息化建设后的相关工作。因此，要在开展档案管理人员培训项目的过程中，充分利用座谈会、报告会等形式，保证管理人员能在参观学习的同时，提高自身技术水平，实现专业化素质的全面优化。事业单位要结合员工的实际需求，建立定期培训项目和不定期抽查项目，保证信息化管理部门常规化工作的质量以及效率都能满足社会发展需求。另外，要将培训结果和绩效考核作用结合起来，提高管理人员的工作积极性，一定程度上提高事业单位管理的经济效益和社会效益[4]。

3.2 优化硬件设施

为了全面提升事业单位档案信息化管控水平，要积极落实更加具有实际价值的硬件监督管理体系，从根本上保证资料的安全性、完整性以及可靠性。事业单位相关管理人员要对硬件设施的整体水平予以分析，确保其具备较好的抗干扰能力，优化资源信息处理的稳定性。第一，要结合事业单位实际发展需求，选购更加合理化的硬件设施，保证常规化档案录入和管理工作有序开展即可，优化投资力度和重视程度，确保信息处理效果的最优化。第二，要强化硬件设施管理维护机制，不仅要对设备予以定期检查，也要建立不定期抽查机制，发挥其节省存储成本的优势，提高档案信息资料的完整程度。由于计算机网络硬件本身的存储量较大，因此，要整合录入工序的有效性，发挥存储信息的使用价值。第三，要设立相应的登录权限，保证相关人员能查询到具体材料和信息，从而减少档案管理的不良影响因素[5]。

3.3 优化软件开发力度

在事业单位开展信息化档案管理工作的过程中，也要对软件项目予以认知，建构完整的管控措施，确保相关工作流程和工作框架体系更加完整。在软件项目开发过程中，要结合地区事业单位实际需求，确保开发力度和开发效果的实效性水平，保证管理硬件和管理软件之间能形成相互联系以及相互依存的关系，一定成程度上保证信息化档案管理工作的整体水平能满足实际需求。值得一提的是，在网络技术不断发展的背景下，要想维护软件技术的实效性价值，就要建立动态化学习机制，维护软件灵活化程度，维护设施开发项目的实际水平，促进软件管理工作的可持续发展。

3.4 制定总体规划

在事业单位常态化管理工作开展的过程中，要整合实际问题，从行业发展的项目管控体系出发，整合宏观视角，维护总体规划项目的完整程度，并且制定更加贴合实际需求且灵活性较高的控制机制，实现档案管理信息化的协调性发展目标，提高扩展能力。另外，在事业单位档案信息化管理工作中，除了要对基础性档案进行管理外，也要建构更加科学且系统性强的管理模式，满足经济需求，也为网络管理模式的探索和信息化管理优化提供保障。除此之外，网络管理模式和档案信息化管理项目要秉持灵活性，适应单位发展的进程，实现数字化管理目标，也为进一步优化管理标准和管控策略创设良好的发展环境[6]。

4 结束语

总而言之，在网络信息化技术不断发展的背景下，要整合事业单位档案信息化管理机制，建构更加系统化的数字化管理目标，提高建设水平的同时，保证工作质量的稳定性，也为优化事业单位科研管理项目提供了更多的资源和信息。为了全面顺应科技进步和社会发展趋势，要将事业单位档案信息化管理工作作为重点，与时俱进的研发相应的硬件设施和软件系统，从内部结构和外部市场监督管理两个层面有效推进事业单位档案信息化管理进程。

参考文献

[1]沈旻.事业单位文书档案的信息化提升策略分析[J].时代报告，2017（24）：151.

[2]张凯军.事业单位档案管理在信息化时代中的创新[J].经贸实践，2017（23）：216.

[3]徐菲.事业单位人事档案信息化措施研究[J].科学与信息化，2017（26）：188，191.

[4]赵红梅.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（21）：48.

[5]岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（z1）：148.

[6]王慧.事业单位人事档案信息化管理的优化策略分析[J].卷宗，2017（36）：63-63.