摘 要：人事档案工作涉及很多内容，包括形成档案、管理档案、利用档案以及保护档案。而整个过程当中，都可能存在各种安全风险。所以，要结合人事档案实体的多少、大小以及类型，创建合理的人事档案安全管理体制，人事档案部门要真正的落实到风险管理当中，使该体制更具有操作性，扩大应用范围，从而更好的防范人事档案安全风险，提高人事档案的安全性。

关键词：人事档案；安全风险管理；因素

1 引言

目前，中国社会进步很快，人事档案事业也得到了飞速的发展，虽然人事档案事业的建设取得了长足的进步，满足了人们的各种需求，但是也存在着相应的安全风险。对于人事档案从业人员来说，首先要做的就是正确辨别哪些因素会危及人事档案安全，并且采取针对性的手段，消除这些因素。从理论以及实践的角度探索人事档案安全风险管理体制，可以有效地防范安全风险，推动该项工作的正常运转。

2 人事档案内控方面的安全因素

2.1 自然方面的原因

有很多自然方面的原因会危及到人事档案安全，包括某些自然灾害，比如地震以及台风等，这是人事档案管理所处的客观环境，很难通过人力来控制，但会严重的危及到人事档案安全。中国每一年都会发生自然灾害，其中有泥石流、台风以及洪涝等，甚至是地震灾害，这给人民群众的生命财产安全造成了不利影响。一旦发生灾害，就会牵连到很多人事档案室，如果档案室受到灾害侵袭，不但会造成经济损失，还会损害到人事档案，使人事档案的安全性难以保证，同时，后续的抢救修复也存在难题。自然因素给人事档案安全所造成的负面影响是巨大的，而且很难消除。

2.2 人事档案从业人员带来的影响

直接经手人事档案的就是相关的档案管理者，他们也会影响到人事档案的安全性。而人事档案从业人员的保密理念、安全理念以及整体素养会对人事档案安全产生关键性的作用，只有具有较高的安全理念，人们才可以在生产生活当中注意安全性，并且实施安全行为。由于个体的素质以及实践经验并不统一，因此他们对于安全存在不同的认识，所具有的安全理念也不一样。档案从业人员具有何种程度的安全理念，会给档案安全造成直接的影响。档案人员的安全理念很高，在具体工作时，就会潜意识的改变那些不稳定因素以及环境，反过来，如果缺乏足够的安全理念，就难以充分认识到档案活动当中的安全隐患，一旦遇到紧急情况，就会无从下手，档案从业人员必须要具有安全管理的思想，并且经过统一的安全培训，这样才能保证档案的安全性。

3 如何健全人事档案安全风险管理

3.1 健全人事档案风险因素

为了识别人事档案信息资源所隐藏的风险，必须紧紧把握该信息资源的内容以及形成过程，把两个层面的因素一一对应，全面的衡量各个因素风险的关联程度。第一，相关信息资源形成时的风险。形成人事档案信息资源需要借助于以往的工作模式，比如收集、整理、鉴别、管理、检索、应用，同时，还涉及到开发新的信息产品，档案信息资源包括传统以及网络两种类型，为了开发传统档案信息资源，需要进行编纂以及加工，而在开发后者时，则需要建立档案网站、创建档案专题数据库、推动传统档案的网络化以及开发网络检索等，上述环节都存在风险。例如，档案收集的不完全，档案质量不过关等，在整理时，出现各种卷宗的杂乱无章，鉴别时存在一定的失误，除此之外，还包括保管不完善、开发没有保证信息安全等，这都属于形成环节的风险。第二，人事档案信息资源在内容组成方面的风险。该信息资源建立在档案信息的基础之上，同时，还会涉及到机构、资金、软硬件设备、库房、人员以及管理机制等机构内部所有的资源系统，包括人、财、物等。

3.2 健全人事档案风险管理体制

3.2.1 要健全档案风险意识体制

意识可以指导行动，在工作当中，完善的意识可以起到至关重要的作用。风险意识可以尽早的预测到风险，从而进行防范，使风险管理更加的及时、准确以及超前。人事档案具有自身的特点，其所存在的风险和金融或者投资等风险并不一样，从人事档案的角度来说，所有的风险都会导致难以挽回的损失，这种风险是不可补救的，所以，人事档案从业人员要谨慎的对待工作，必须全面提高風险意识，这样才能更好的防范各种风险，从而最大程度的降低风险损失。通过剖析人事档案风险管理体制的相关要素可知，在形成人事档案信息资源时，整个过程都应当具有人事档案风险意识，并且和该信息资源的内容组成密切相关，除此之外，对外部的各种因素所导致的风险，也可以很好的应对。

3.2.2 要从整体上推进管理与技术

从人事档案风险管理的角度来说，一般会有重视技术，忽视管理的情形，这是因为：第一，人事档案风险管理主要是为了提高人事档案的安全性，和人事档案保护的相关研究密切相关，但是在很长一段时期内，有关人事档案保护的探讨，更加侧重于开发技术成果，而忽视了管理。人事档案风险管理也延续了这个习惯，将重点放在了技术探究方面。第二，随着电子文件的出现，人事档案风险管理的理念以及应用越来越具有优势，电子文件和很多先进技术关系密切，包括通讯技术以及网络技术等，因此风险管理会加大技术方面的投入。但是，除了技术问题，风险管理还包括非技术问题，比如法制建设、教育机构、科研机构、业务机构以及管理机构等，这些内部因素都会影响到人事档案的安全性，除此之外，还包括某些人为因素以及社会环境因素等，比如经济形势、社会理念以及政治体制等都应当受到重视。

3.2.3 通过体制建设，推动人事档案风险管理的长久运行

第一，从人事档案部门角度来说，要设置风险管理岗位，由专职人员负责，创建风险管理体制，不断的投入人、财、物，提供各种资源保障，风险管理具有自身的理论与办法，流程涉及到制定风险目标，识别风险、评价风险以及应对风险，这属于一个完整的过程。虽然，人事档案的所有从业人员都应当具有风险意识，但是通过设置风险管理岗位，配备专门的风险管理人员，有利于真正落实风险管理工作，从而推动人事档案管理工作的开展。科学制定风险计划，对专业人员展开培训，合理应对突发风险，都可以提高风险管理的质量。

第二，创建人事档案风险管理体系。现阶段，人事档案并没有统一的风险管理体系，或者是在人事档案管理体系当中，没有相应的模块，很难较为正规的记载风险管理信息，即便是有记载，也没有管理记载的方案，这导致风险管理信息不集中，难以通过信息发现风险出现的规律性，从而展开准确的预测。

参考文献

[1] 张澎.人事档案安全风险管理研究[J].办公室业务，2017（17）：137-137.

[2] 戴玲，杨玉龙.人事档案资源共享的风险及对策[J].兰台世界，2017（1）：54-57.

作者简介

禹铭月，（1987.1.27），女，汉，河南省驻马店市，科员，硕士研究生，研究方向：档案管理。