王凯华

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 所谓“档案管理的信息化”是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较电子档案更便于保存、修改和查询并且可以利用网络进行快速传递从而提高档案管理的利用效率降低档案管理成本。但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”也会因为系统功能的限制只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。

关键词 信息化 档案 事业单位 公路

一、当前我国事业单位档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏档案信息开发资源

就目前我国事业单位档案管理整体来看，其信息化建设意识不高，没有对档案信息资源进行合理的利用，档案信息资源内容匮乏，信息化管理质量水平均处于落后阶段。虽然目前我国已不断增加档案数据库，但这些数据库并没有得到充分利用，各地事业单位档案资料收藏率和开放率比重处于低下水平，不利于档案管理信息化建设。

（二）档案信息化管理安全性不够高

与普通档案资料相比，事业单位的档案资料管理具有一定的特殊性，由于许多档案资料可能涉及到国家机密信息，因此，在管理中必须保证档案资料的安全性。而在目前我国档案信息化管理中，许多事业单位忽略了信息资源的安全性问题，导致档案数据库遭到黑客入侵，档案资源安全令人堪忧。

（三）管理人员素质水平不够高

相对于社会上其他工作而言，事業单位档案信息管理工作显得平淡无奇，一些喜欢挑战的年轻人，很难在这样的工作岗位上长期工作下去，导致事业单位档案管理难以招聘到经验丰富，且愿长期从事该项工作的管理人才，而管理人员的不断更换，在工作交接不清楚时，很容易造成档案资料丢失问题，导致档案管理处于混乱局面，不利于事业单位档案信息化建设。

（四）档案检索率低下

根据检索方式档案检索可分为手工检索和计算机检索两大类，而计算机检索的速度主要取决于计算机硬件设备，许多事业单位并未认识到这一点，仅认为加大资金投入就可提高检索率，虽在一定程度上增加了检索设备，但其设备硬件质量普遍偏低，检索速度也并未得到本质提升，反而引起档案重叠等新问题。

二、事业单位档案信息化管理的必要性

事业单位的档案管理工作是一项专业性和机密性都非常强的工作。传统的档案管理工作多采用纸质档案记录模式，纸质档案容易虫蛀、受潮，且不便于资料的查找和修改。而档案信息化管理相较于传统的档案管理模式可以提供更加便捷的档案保存、查询和修改等服务，同时降低了档案管理人员的劳动强度和档案管理成本，大大提高了档案管理效率。

三、如何完善公路建设档案信息化管理

（一）信息化管理系统的完善

公路工程档案管理想要实现信息化管理，就必须将计算机技术以及网络技术等揉捏进档案管理的工作中，使得档案管理更佳的科学。第一步就应该对公路工程的管理者在审时度势的能力上加强，根据档案管理的实际情况及其能力一个高素质专业化的信息化管理部门，并聘用专业的管理人员，之后建设完整的档案管理体系，对公路工程的进度还有资料等进行统计并记录，但在存储信息时，必须保证信息的准确性，而且档案资料与公路建设的脚步必须相通，并对公路工程建设中的资料进行分析和统计，有效的提高档案资料的系统性以及完整性。

（二）档案管理人员的素质提高

对于档案信息化管理工作来讲，管理人员素质的提高，就是档案管理质量的提高，这对于公共建设企业的发展有着无法估量的作用。档案信息化管理工作的相关人员要有规律的参加培训，进而使得员工可以更加从容的面对工作中的各种挑战和任务。档案信息化管理工作从某种程度上来讲，就是员工思维上根本性的信息化转变，进而使得信息化管理中的工作可以被有效的落实；对新的效率高的管理模式进行探索，并培养员工的责任心，使得其对自己的工作有一种使命感。

（三）对基础设施建设的加强

随着当今社会各行各业与信息技术的结合，基础设施的能力提高不光可以促使档案信息化管理运行效率得到提高，还可以使得公路建设的发展提供了跨越性的跳板作用。在公路工程建设时，基础设施的建设必须得到负责人的重视。其一就是档案文件的管理上，首先要合理的使用信息化技术，对档案的查找以及收发还有存档等工作进行落实并将信息化管理技术与传统档案管理技术相结合，保证档案的完整真实。其二就是对员工落实相应的责任管理制度，对计算机的权限进行设置，最大化的防止数据信息被人为的篡改甚至是销毁等现象的发生。其三就是确保信息化管理技术在档案管理中可以有效的发挥出其决定性的作用，使得整套信息化管理的系统始终可以持续正常的工作，并对相关的数据进行严格的把关。其四就是领导要时常对档案工作进行考察，和基层的人员进行沟通并鼓励员工对档案信息化管理的实际状况提出有建设性的建议和想法，在这种集思广益的环境中，有效的提高了基础设施的建设，并且与员工的关系无形中的被拉近，方便日后工作开展。

四、结语

随着网络技术的广泛应用，还有计算机技术的蓬勃发展，公路建设的档案管理工作越加完善，但档案管理工作需要应对越来越多的压力与挑战。相信只有不断对实践经验进行总结并借鉴，对更多有利于信息化管理工作发展的途径进行探索，才可真正的将人力物力进行节省，并提高公路建设档案管理的水平，最终使得我国的经济得到更高的发展，并提供更为优质的档案信息管理服务。