邱虹

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 现代信息化技术的发展，对档案归理来说是一个新的机遇，档案是一个完整且繁琐的信息，每个人从出生开始都有一份完整的档案，工程也不例外，对工程来讲，从工程的开始到结束都有一个完整的档案。在档案进行整理保存的过程，由于纸质档案的保存困难等多种原因，都造成了工程档案保存整理的不完善。本文将浅析如何将数字化运用在档案管理中。

关键词 档案数字化 工程档案 档案管理

科学技术快速发展以及信息化技术的广泛应用，对于传统的方案管理工作来说，数字化的档案管理，可以有效的实现对档案的管理，同时也可以提高工作人员的工作效率，实现科学化、系统化的档案管理，一般来讲，工程档案相对来讲比较复杂以及系统，同时涉及面也较广，传统的档案整理工作有很多的不足，数字化的引入，有利于工程档案的整理以及档案的保存。

一、档案数字化的意义

在日新月异的新时代中，传统的档案整理耗时耗力，在实际操作的过程中，由于工程档案相较于其他档案来讲，更为繁琐，从工程开始确立的时候，就要开始进行档案的收集与整理，很多档案都是不同单位开出来的，因此，会出现很多资料没有归档，衔接不上的情况。

数字化就是利用计算机信息处理技术，将各类信息进行数字编码，用于快速传输以及准确处理的一种综合性技术，档案数字化是随着计算机技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，含义是“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件。声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库”。

数字化的存储方式，网络化的传输形式，同时利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。经过数字化处理之后的档案能够更快捷的进行规划与整合，使得档案的存储与调取更加便捷，实现档案资源的共享。

二、工程档案中存在的问题

传统的工程档案整理工作中，由于工程档案涉及的单位以及信息较多，在整理的过程中，会出现各种各样的问题，这些问题都会影响档案后期的整理与使用，问题集中体现在以下几个方面：

（一）档案归理不够完整

工程档案涉及的东西较多，在实际的整理工作中，经常会出现资料不完整、档案名字不准确、分类不规范等情况。各单位之间的资料经常出现衔接不上的情况，最终形成的的工程档案不规范，这对档案之后的存档和调取使用都不方便。

（二）档案归理不够专业

客观原因的存在，档案整理的人员缺乏工程建设方面的专业知识，对于工程建设的流程不熟悉，在接受檔案的时候，并不清楚具体要接收多少东西，因此，在对档案进行整理和接收的过程中，常常出现资料对接的过程中，工作人员被动接收资料的情况，不利于资料的整理与归档。

三、如何有效的将档案数字化

（一）建立健全的工程档案管理制度

在实际的工程档案管理工作中，需要有一个健全的档案管理制度，这样才能保证实际的档案管理工作可以顺利进行。根据《档案法》、行业档案管理规定及有关的法律法规，并结合单位的实际情况，制定一个完善适合公司发展的档案管理制度，并将其纳入个人的综合考核之中，对每个工程的进行完善的归档，做到档案与工程的同步进行，建立完整的档案，有利于之后的借鉴与调用。

（二）做好阶段性的工程档案收集

一个工程的进行分为很多阶段，档案管理工作在一开始就要进行专人的分配，并对不同阶段的负责人进行一个系统化的培训或者一个严格的要求，明确阶段性的档案收集工作都需要些什么，这样在工程进行的同时，不同阶段的档案收集由经过培训的专人负责，这样在进行档案整理的过程中，分工明确，交接有序，能有效的提高档案管理工作的效率。

（三）档案的原始记录存档

在档案进行收集的过程中，要特别注重原始档案的保存，档案数字化是为了档案的调取与共享的方便性，但是档案的实际收集过程中，要注重原件的保存以及在建立数字档案过程中对原件的扫描与存档。原始记录是非常重要的，因此在建档的时候特别注意区分。经过培训的专业人员，需要及时、完整、高质量做好档案收集、整理、归纳和移交工作，加强档案的整理与管理工作

（四）增加硬件设施

在数字化的过程中，要特别注重对硬件设施的匹配程度，将档案工作的费用计入年度财务预算之中，定期的对在职的工作人员进行先进应用的培训，档案管理工作与时俱进，在不断的改革之中，顺应时代的发展，将档案管理工作更好的进行实施。数字化档案管理对硬件设施要求较高，就需要更大的经济投入。

四、结语

工程档案在实际的建立过程中，拥有很大的局限性，在档案室及整理的过程中，要注重对档案的系统化管理，工程档案非常繁杂，这就要求进行档案整理的额工作人员的专业程度较高，以及对工程档案整理有一个好的理解。在建立数字档案的同时，要使用现代化的技术多方面的保障信息的安全，对档案进行数字化加密。

参考文献：

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