张瑞芳

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 本文从科技档案概念及特点出发，系统分析了科技档案管理中存在的问题，并且对加强科技档案管理的方法途径进行了阐述。

关键词 科技档案 管理水平

在企事业单位和科研机构进行的生产、科研、基建、管理等活动中，科技档案是一个重要的组成部分。然而，在我国现阶段的科技档案管理工作中，还存在一些共性问题，剖析问题发生的原因并进行途径探讨，对提升科技档案管理工作水平具有积极意义。

一、科技档案的概念及特点

一个单位的科技档案对其在科技领域的生产、经营、研发等方面有着极其重要的参考价值，各单位必须重视并加强对科技档案的管理力度。科技档案的特点具体如下：

（1）就科技档案的形式来讲，科技档案最突出的一个特点就是具有很强的成套性。

（2）科技档案通常是一个完整的科学研发或科技生产项目所产生出的一系列相关技术资料，具有很高的学术研究价值。

（3）科技档案涉及的范围很广，并且相互间具有很强的关联性，一般来说，一份完整的科技档案应包含相关的科研或项目文件、图纸文件、电子文件等。

（4）科技档案具有很高的保管和利用价值，其内容涵盖科学、技术、研究成果等，是开展学术建设、工程设计、科研究等必不可少的参考资料，其保管期限较长，一般都是永久、长期保管。

（5）科技档案具有严格的保密性，一些科技档案会涉及到重要的商业机密、保密技术、军工项目等，因此对科技档案的保密工作要求十分严格。

二、科技档案管理存在的主要问题

随着社会的发展，对科技档案管理工作的要求也越来越高，科技档案管理工作中存在的问题也越来越多，这就说明科技档案管理工作的发展还具有很大的空间，为使得科技档案的管理能够与时俱进，實现科技档案管理的科学化和规范化，使其与现代化的档案管理方式相适应，就必须弄清我国目前科技档案管理中存在的问题，并采取有效措施进行解决。

（一）重收集，轻归档

对于建筑设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。

（二）重管理，轻建设

库存的科技档案是建筑设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保障档案资源的完整性及系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保障归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。不能更好地发挥再次利用的作用。

（三）重保存，轻选择

科技档案管理人员一般并无机会亲身参与项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目没有整体观念，无法选择应该入库保存的档案资源及归档成果的最终性。从而容易导致一部分重要科技档案没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。或者同一阶段的成果出现多个版本，不能保障再档案利用的准确性

三、完善科技档案管理的途径

现代企业制度的建立和完善客观上要求当前企业档案工作必须与之协调发展。因此，行业在为-企，dk发展创造空间的同时，要同步考虑企业档案工作；必须改变过去直接的、命令式的微观管理的运作模式，转向以宏观调控为主的运作模式。通过大力加强科技档案法制建设、规划管理、标准化管理，为企业创建良好的科技档案管理外部环境，推动企业档案工作依法自主运行。

（一）微观管理模式由注重管理转向注重服务

1.推进科档一体化管理。由于实施一体化管理，管理链大大缩短。管理流程中管理活动之间的关系变得容易协调和处理。一方面，可以减少档案信息在传递过程中不必要的浪费和消耗。另一方面，管理流程中各项管理活动之间存在内在的联系，档案业务管理活动之间产生沟通，双向互动作用因此形成。

2.科技文件档案化管理必须坚持以我为主的原则。由于基层立档单位的专业性质、机构设置、任务分工、岗位设置等不同，档案部门参与科技文件管理的范围、内容和形式不尽一致，所以科技文件档案化管理必须要依托本单位的实际业务活动和业务工作流程，充分考虑科技、生产活动和档案管理活动的双重需求，维护对科技文件的形成、归档工作的控制能力，实现文件业务流程和业务工作流程的集成，有效提高科研生产管理活动的效率、效益和效能，提升本单位项目管理的整体水平和实际管理能力。

3.推进科技档案、科技情报、科技图书—体化管理。在单位自我发展以及参与市场竞争的需求牵引下，人们对科技档案科技信息特性的不断重视，是拓展科技档案业务管理外延的内在动力。一体化管理不仅要在组织管理上实现一体化管理，还要在资源建设和业务管理上实现一体化。通过三位一体共同进行资源建设和业务管理，制定相应的管理标准，采用统一的检索工具，及时地收集单位内外的科技信息资源，满足本单位各种信息资源的需求。

4.推进深层次服务。在利用服务过程中，逐步建立利用服务反馈系统，不断研究档案文件的利用规律，及时掌握用户需求。逐步为用户建立个人特有的数据库，开展个性化特色服务，对利用服务实施全过程跟踪。扩大服务范围，采取灵活的服务权限控制方式开展网络化服务。不断参与成果管理和转让，加强档案信息交流，深化档案咨询服务和编研工作。变个体服务为团队服务，不断提升服务质量和服务水平。

（二）组织体系构建将更注重业务流和档案信息流的融合

业务流程和电子文件管理流程的集成，迫切要求文件形成部门、档案部门和信息技术部门共同合作、相互协调。必须对组织结构、组织关系、职权层次、指挥系统和信息系统等进行调整和改变，以充分发挥组织管理效能。优化业务管理流程。为以较低成本实现高效统一的科技档案管理，档案管理人员要从业务管理系统全局角度出发，明确管理目标、各项管理活动以及管理活动之间的关系，明確开展科技档案管理活动的基本方式，协调归档前后的各项管理活动，避免不同管理活动、不同阶段劳动的浪费。

（三）运行机制由内生性向开放性转变，加强企业档案管理规范体系建设

建立企业档案管理规范体系，接轨本行业的管理规范是新时期企业档案工作自我发展的要求。通过建立本单位的企业规范体系，可以使本单位的管理规范更具有指导性、包容性、和实用性。结合具体的业务管理，通盘考虑，从顶层设计，适时对企业档案管理工作规范进行修订，加强本单位档案管理规范的适用性。完善评估制度体系建设。

（四）基本管理形式不断推陈出新，不断推进基本管理形式创新

基本管理形式存在的目的是为了实现档案信息的有效组织管理，为用户提供服务。原有基本管理形式已经不能紧跟新的复合性的管理形式。所以分类工作、利用工作、整理工作、价值鉴定工作以及编研工作必须直接面对用户的需求。档案管理人员既要主动关注基本管理形式和用户需求的相关性，又要关注基本管理形式内在的相关性，真正从节约管理成本和提高管理效率出发，从用户角度全面考虑基本管理形式调整。不断推进支撑性理论创新。传统的科技档案分类学理论、利用学理论、整理理论、价值鉴定理论在一定时期对科技档案管理工作确实起到了支撑性指导作用。但是，随着档案业务工作实际情况的变化以及档案室档案信息化建设的开展，原有的理论开始不适应现有的档案工作发展状况，为此必须对自身进行必要的完善和调整。而且对这些支撑性理论的研究和探索必须走在档案工作实践的前面，否则会影响档案信息化建设工作的成效。

四、结语

科技档案管理至关重要，因此，在管理的后续发展中，要不断提高管理人员素质，加强对科技档案管理的作用的重视，严格管理体系，促进科技档案管理水平的提高。

参考文献：

[1] 李桂霞.浅谈科技档案的规范化管理[J].哈尔滨学院学报，008.

[2] 关月英.科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.