堵旭华

摘要：本文首先探讨了企业档案数字化平台建设必要性，然后以A公司为例，对其档案数字化平台建设的现状及问题进行分析，最后基于当前信息化技术发展的背景，提出了A公司档案管理数字化平台建设途径。

关键词：档案管理；数字化平台；信息化

计算机科学技术的迅猛发展以及互联网系统的广泛应用，对企业信息化建设提出了更高的要求，在企业信息化的冲击下，档案管理模式也必须有所创新。本文利用所学的相关知识，结合国内外档案数字化发展的案例和经验，为A公司设计科学、合理的档案数字化管理体系，从而达到提升企业竞争力，促进企业可持续健康发展的目标。

一、档案数字化平台建设的必要性

（一）实现信息共享

在现代网络环境与信息化发展的情况下，传统的借阅者已经不能满足于单纯的原件借阅利用，迫切需要通过网络直接调出相关的资料进行网上链接与利用，这样不仅为利用者节省大量的宝贵时间，而且在利用频率和时间和地点上不会受到限制，大大方便了利用者。

（二）促进档案信息资源开发

传统档案工作模式对档案进行分类顺序整理，往往只能满足单一类型档案的低层次查询需求。对档案数字化后形成的数字化档案，用户可借助检索工具，进行多层次、多方位的检索，更便捷、更准确地查找到体现同一事件（问题）的多个有历史性联系的档案，满足深层次查询需求，加快企业的课题研究、专题信息收集、档案编研等的进程，利于深入开发档案信息资源，满足企业对档案信息的需求，为领导迅速、准确作出重大决策，职能部门及时进行工作查考提供便利。

（三）推动信息化档案工作模式建立

企业档案信息资源建设是一个功能集成的过程，将档案馆的各种功能，如档案保管、档案研究、存史资料、展览教育、职工课堂、开发利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流等，通过整合档案资源基础，依托先进的技术驱动，优化构建档案馆的服务模式与体系。

二、 A公司档案数字化平台建设现状

（一）信息化建设状况

A公司自投产以后，就开始加强信息化建设，目前已经初步形成信息化体系架构（一级设备、二级自动化、三级MES、四级ERP、五级BW数据仓库），并建设了覆盖全公司的信息化网络和B级数据中心机房、以OA自动化办公系统为核心的办公平台，人力资源、财务管理、教育培训、考勤消费等管理职能也全部通过信息系统实现。A公司信息系统已经覆盖公司全部生产工序和相关的管理专业，管理着企业所有产品的供应、生产、质量、成本、库存和销售信息，成为A公司生产经营不可缺少的支撑平台。

（二）档案数字化建设存在的问题

综合档案室自成立以来，为更好的服务企业发展，从夯实基础管理，加强档案编研、管理思想创新等方面做出了不懈努力，但是档案管理仍旧存在很多问题，主要表现在以下几方面：

1.检索工具落后。虽然综合档案室很早就使用计算机管理档案，但是机读目录还是主要使用excel表格，有时候数据量大，目录表打开、检索都比较缓慢，无形中增加了查借阅档案的时间，而且仅录入到二级目录，编目项不全面，案卷内的详细信息检索不到，影响查全率、查准率。

2.软硬件设施不能满足发展需要。综合档案室原有的设备比较落后，仅仅满足日常档案管理工作，远远跟不上数字化的发展。例如，档案数字化过程中需要配备各种型号的扫描仪、电子档案备份设备、档案信息资源服务器等，都需要重新进行配备。

3.档案数字化程度不高。目前综合档案室内只有OA系统（办公自动化系统）中归档的电子档案，只占库存档案的10%左右，利用量较大的施工图纸等都没有进行数字化管理，因此，查询与利用方式只能以传统方法为主。

三、A公司档案数字化平台建设途径

（一）软硬件基础设施建设

档案数字化管理主要是借助网络进行档案的传递，因此，网络环境的安全、稳定对档案业务自动化管理、档案信息发布、提供检索利用服务等至关重要。数字档案室应配套必要的基础设施，实现档案信息的采集、加工及查询利用。基础设施包括：服务器、终端计算机、扫描仪及打印機等必要的加工输入/输出设备。

A公司可根据档案管理及利用的特点，实现了档案信息的收集、整理、管理网络化和电子化体系。

（二）建立统一标准规范体系

A公司应明确统一使用标准的著录格式和电子档案目录格式，实现档案数字信息格式标准化、数据交换格式标准化以及档案信息数据系统软件标准化，为之后的档案信息资源的共享奠定基础。形成数字化加工处理技术的标准规范，明确档案数字化加工的具体流程与技术要求；形成档案管理系统与数据库管理的标准规范，明确档案信息的入库、修改、备份、传输、删除、销毁等操作的原则、方法和要求；形成电子档案安全管理和利用的标准规范，明确档案信息的安全保密职责要求、系统权限、档案使用范围等。

（三）搭建档案馆软件服务云平台

“把软件当作服务”也是档案信息化的一种重要实践理念。数字档案馆运行于云上，并最终为企业提供服务。各类云计算可通过计算机浏览器将各种应用程序传输给网络企业用户。A公司采用“软件即服务”技术后，档案馆可以节省因软件升级而带来的大量经济支出，所需软件由软件发行商提供、升级。档案部门可以利用云计算平台所提供的电子文件管理软件对电子文件实现由设计、制作形成到永久保存的全过程管理，从而优化档案形成部门与档案部门的工作，推动档案一体化工作不断向纵深发展。

结语

总之，档案数字化工作并不是简单的馆藏档案数字化处理的过程，而是一项内容多样的系统工程。不仅要积极推进档案数字化工作开展，还将应对工作中出现的新问题带来的挑战，创新档案工作机制，将人、技术、资源、管理有机结合，促进档案数字化健康、有序、高效发展。

参考文献：

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