摘要：档案管理作为高校行政管理中的重要内容，对高校整体管理水平的提升具有非常重要的作用和意义。对此，本文在研究中主要以档案信息化建设为核心，探究高校档案信息化建设存在的问题及对策，进而促进高校可持续健康发展。

关键词：高校；档案；信息化建设；问题；对策

随着社会经济和科学技术的不断发展，促进了高校管理体制和基础建设的进一步完善和优化，同时也对高校档案管理建设提出了新的要求。在新时期下，为了谋求更好的发展，高校要重视档案信息化建设，以资源建设为主要指导，将纸质档案数字化和信息化作为高校档案管理工作的重点，在计算机网络建设的基础上，重视档案信息资源的合理开发与利用，进而有效实现高效档案信息化建设。但就目前而言，高校档案信息化建设中还存在一定的不足之处，在一定程度上影响了高校档案信息化建设的步伐，不利于高校长久发展。对此，在这样的环境背景下，探究高校档案信息化建设存在的问题及对策具有非常重要的现实意义。

一、高校档案信息化建设的客观要求

（一）社会发展要求

高校档案信息化建设是目前信息化市场背景下，社会发展对高校各项基础设施和管理体系的要求，在社会不断发展和进步中，办公自动化发展进程逐渐加快，在一定程度上现代科技的发展和应用。应对这样的时代背景，高校档案管理要跟进社会发展的步伐，改变传统手工操作和纸质档案的管理方式，加快高校档案信息化和现代化建设，实现高校档案管理工作效率和工作质量的提升，进而促进高校的可持续快速发展[1]。

（二）档案服务要求

高校档案信息化建设有效强化了高校档案的信息服务职能，为信息化社会提供基础性公共信息，为各个领域的研究提供真实数据，实现高校档案信息的共享，支撑信息化社会的的发展。从高校自身发展的角度上看，档案信息化建设可以提高档案信息真实性和实效性，及时收集信息，为高校发展战略和各个管理决策提供重要的信息依据。除此之外，借助现代化管理手段进行信息储存与管理，可以提高高校档案信息资源的利用率，拓展档案信息服务范围。

（三）档案管理要求

在进行高校档案管理的过程中，实现档案信息化建设主要是利用现代化科学技术和网络技术，构建高校档案智能化管理体系，取替传统手工操作与纸质管理方式，。在高校档案信息化建设完成后，档案日常管理工作主要交由系统执行，转变管理人员工作角色，缩短档案的周期，促进高校档案管理工作的改革与创新。

二、高校档案信息化建设存在的问题

（一）建设目标不明确

在高校档案信息化建设进程中，管理人员没有结合高校现有管理现状和发展要求制定建设目标，使得档案信息化建设与高校实际情况相背离，无法落实高校各项档案管理制度，造成体制混乱的现象。同时，在实际建设的过程中，各项管理体制灵活性较差，仍采用传统管理模式和管理理念，使得高校档案管理无法满足高校整体快速发展需求，各个部门相对独立，缺乏沟通。对此，相关管理人员要以档案管理流程化和科研档案数字化，建立档案管理系统，发挥出网络资源的作用，做好工作分配，將各个部门的力量汇集在一起，进而实现高校档案信息化建设的目的[2]。

（二）建设经费不足

现阶段，经费投入不足是当前限制高校档案信息化建设的主要障碍，在进行高校档案信息化建设的过程中，需要大量资金投入，无论在人员、设备还是各种物资方面，都耗费资金来引进，大型设备更需要后期的维护[3]。由于高校缺少足够的投入资金，使得高校档案信息化建设仍处于完善阶段，无法发挥出档案信息化的功能与作用，档案数字化管理也成为纸上谈兵，进而不利于高校档案管理水平的提升。除此之外，高校档案信息化资源较为分散，利用率较低，在高校开发自动化办公后，形成了大量电子文件，这些文件要被及时储存和处理，由于高校各个部门档案无法连接总系统，造成资源分散的问题，加重了信息化档案接收任务。

（三）缺乏统一标准

为了顺应高校发展要求，很多高校逐渐建立网站信息系统，在与此同时各项管理制度还未统一，缺乏一定的应用标准和工作标准，并在实际档案管理工作中出现维护电子文件原始性与真实性问题和电子签名等问题，进而影响高校档案管理水平的提升，阻碍档案信息化建设进程。对此，在进行高校档案信息化建设的过程中，相关管理人员要制定统一的标准，明确各个工作标准，做好管理评价工作，为高校档案信息化建设提供严格的信息保障，在法律、法规以及各项标准方面给予一定的支持，进而实现高校档案信息化建设。

三、促进高校档案信息化建设的有效途径

（一）明确建设目标，构建高校档案信息资源体

高校档案信息资源体系的建设主要涉及到以下几点内容：第一，数字化资源建设。在数字化资源建设的过程中，相关管理人员要筛选具有价值的档案信息，明确信息源，定期从各个部门档案系统中收集信息资源，并对这些信息进行整合、归档，进而保证高校馆藏档案的完整性与有效性。同时要将综合类、学生类以及人事类资源进行集中管理，强化电子文件资源管理，做好文件接受、管理和利用等环节，引入数字模拟整合技术，将纸质档案录入到计算机中，并做好原始信息的储存工作。第二，数据库建设。管理人员根据现有电子文件构建档案数据库，先从文件目录着手，做好文件分类工作，明晰档案数据库结构框架，为数据库的丰富与补充打下良好的基础。同时，管理人员要在各个子目录下建立对应的数据库，其中主要涉及到学生管理数据库、教师管理数据库以及科研成果数据库等内容，以方便管理和查询，进而提高高校档案信息资源的服务水平[4]。

（二）优化管理队伍，构建高校档案信息化人才队伍

为了实现高校档案信息化建设，高校要从档案管理队伍入手，优化档案管理队伍组织结构。首先，提高管理人员对高校档案信息化建设任务的重视程度，改变原有的管理理念、使用理念和服务方式，利用现代化信息技术转移工作重点，创造主动服务和网络共享平台，进而实现档案管理模式的改革与创新。其次，做好工作人员培训工作，利用继续教育和专题讲座的方式丰富管理人员专业知识和管理技能，并定期开展学术交流会，开展现代化信息技术技能培训，进而有效提高档案管理队伍的综合素养。同时，学校要重视管理人员的培养，使其具备一定的信息获取、交流、传播、鉴定、加工等信息处理能力，为高校档案管理工作培养尖端管理人员。第三，高校档案馆要积极投身于管理改革队伍中，制定有效的管理体制，激发工作人员的工作热情和工作积极性，以人才为基础，构建高校档案管理队伍，进而实现高校档案管理水平的提升[5]。

（三）加大投资力度，构建高校档案信息化管理体系

针对高校档案信息化建设投入资金不足的问题，高校要和当地政府加强联系，加强高校、政府、企业等三方的沟通和交流，政府部门要加大对高校档案信息化建设资金投入，解决高校建设资金短缺的问题。在进行档案信息化建设的过程中，高校要完善自身管理体系，并主要表现为以下几方面：第一，建立统一的管理平台，加大高校档案信息建设投入力度，重视先进设备的引进，其中主要包括通用网络、扫描仪、计算机、数据处理软件以及打印机等基础设施。第二，自行研发档案管理软件，连接校园网络，将纸质公文与电子公文有效的结合在一起，实现高校档案管理一体化，进而提高高校档案管理水平。第三，以档案馆为中心，构建覆盖高校档案应用系统，连接高校自动化办公系统，为信息共享创造有利的平台。除此之外，管理人员要做好档案日常维护工作，定期进行档案整理与核查，保证电子公文数据信息的完成性，进而实现高校档案信息化建设[6]。

（四）统一工作标准，构建高校档案信息化安全保障体系

在进行高校档案信息化建设的过程中，为了发挥出档案信息的作用，管理人员要进行档案信息化标准建设，落实档案信息化标准，其中主要涉及到资源建设标准、管理标准、成果利用标准等规范条例。高校各个部门要统一思想，相互协调合作，制定完善档案信息化建设标准和各项工作标准，结合当前档案管理现状，建立文件收集和处理等相关制度，优化档案管理标准与管理方式，进而满足现代化高校发展对档案管理的要求[7]。同时，为了保证高校档案信息的安全性，管理人员要加大监管力度，对各个电子档案生命周期进行实时监控，将电子与纸质有效结合在一起，做好重要档案备份保存，进而保证高校档案管理系统的科学性和安全性。

结束语：

本文通过对高校档案信息化建设存在问题及解决对策的研究，从高校档案信息化建设的客观要求入手，分析高校檔案信息化建设存在的问题，并提出明确建设目标、优化管理队伍、加大投资力度、统一工作标准等有效措施，不断优化和完善高校档案信息化管理体系，进而实现高校档案信息化建设。

参考文献：

[1]荆晶.我国高校信息化建设问题成因与对策[D].吉林大学，2016.

[2]顾玉萍.高校档案网站建设问题与对策研究[D].华东政法大学，2016.

[3]牛尧尧.高校档案网站评估指标体系的构建与应用研究[D].郑州大学，2015.

[4]钱欣.高校档案网站评价体系研究[D].安徽大学，2015.

[5]金丹.辽宁省高校档案信息化建设现状研究[D].辽宁大学，2016.

[6]李怡璇.乌鲁木齐国土资源档案信息化建设研究[D].新疆农业大学，2014.

[7]秦丽媛.山东省高校档案网站建设研究[D].山东大学，2016.

作者简介：董亚玲（1990-09），女，汉族，湖北省武汉市，硕士研究生，湖北大学