王琦

摘要：会议是企业信息交流、协调沟通的过程，在供电企业发展过程中，提高会议效率，能够集思广益、统一认识，有利于实现企业的发展目标。因此，做好会议管理工作，提高会议效率对企业的可持续发展有着重要意义。基于此，文章主要对供电企业会议分类进行了简单的分析，并对会议管理中存在的问题进行了研究，提出了提高会议效率的措施。

关键词：供电企业；会议；管理问题；措施

引言

近年来，随着社会经济的快速发展，时间逐渐成为创造经济效益的关键因素。如何在相同的时间内创造更多的经济价值已成为当前企业发展重点关注的问题。会议作为企业内部沟通交流的主要平台，提高会议的效率，能够有效提升企业的工作效率，促进企业的发展。因此，供电企业在发展过程中，应重视会议工作的开展，做好会议管理工作，为企业价值的提升奠定坚实的基础。

1企业会议概述

1.1会议的定义

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

1.2企业会议作用

在企业发展过程中，会议的作用主要包括以下几点：

第一，会议可以反映企业的组织活动。有关企业所组织的各项活动，都必须要在会议中进行安排，通过参加会议，参加者不仅仅可以产生情感上的交流与沟通，而且还可以获得身份、地位的优越感。

第二，企业会议集思广益。通过参加有关企业会议，与会者都会在价值观、理想、目标上达成一致，这种一致性不仅仅可以使得与会者更好地对于会议工作内容进行沟通，还可以更清晰地进行工作分配，从而使得企业各个部门之间的联系与沟通更加的紧密。

第三，会议可以明确企业工作目标。企业会议可以使得与会者对于工作分配有着更为清晰的认知，从而根据本部门实际需求，制定出本部门的实际工作目标，进而更好地为实现有关企业总体目标而努力。

2供电企业会议效率底下的原因

2.1会前准备不充分

会议组织者和参会人员对会议目标不清就贸然开会，难免开会时东拉西扯，浪费时间；有的会议虽有目标，但目标过于抽象和空洞，也达不到应有效果。此外，在企业会议开展过程中，有的会议议题与会议目标无关，分散与会者精力；有的会议议题排列顺序不当，将重要的、紧急的、带有普遍性的议题排在后面，将次要议题排在前面，占据过多时间，致使讨论重要议题时，参会者已感筋疲力尽，往往随便议议，草草收场，造成会议达不到应有的效果。

2.2议程设计不合理

很多会议事前没有制定议程，或者议程制定得不合理，会议过程中，主持人随心所欲，既不控制讨论内容，又不控制节奏和时间，参会成员随意发挥，各说各的话，难以达成共识。同时，时间安排不恰当，有的会议安排在事务特别繁忙的时候，与会人员时刻惦记着自己繁多的事情，开会时容易分心；或者把会议安排在人们即将就餐、下班、度周末的时间，与会人员或饥肠辘辘，或归心似箭，无心开会。

2.3会中控制较混乱会后缺乏追踪

在企业会议管理中，会议主持人缺乏观察力、影响力、说服力，一旦与会人员产生意见分歧，主持人不能正确对待和妥善处理，就容易出现矛盾和冲突，影响会议的正常进行，使会议的目标难以实现。同时，缺乏统一认识和沟通技能的参会者往往也是导致会议失败的原因。此外，会议对于所讨论的事项及决议没有做记录，也没有明确各项决议的责任人及完成会议的时间、标准等，导致会议决议事项或不了了之，或执行情况无据可查，从而无法进行反馈和修正。会后缺乏追踪导致会议收效甚微，其成本被大量浪费。

3提高供电企业会议效率的措施

3.1做好充足的会前准备

第一，做好议题审核和确认。会议主导部门要做好参会部门提报议题的会前审核工作，确定议题在本次会议进行讨论的必要性，确保上会议题在会前已与有关部门达成较为一致的意见，避免出现因事前沟通不足而在会上发生争议的状况。

第二，准备充分的上会材料。围绕决策性会议主题来准备上会材料，明确提报会议审议的目的、依据，提报内容要详实，为与会者提供充分的决策依据，提报部门汇报要直观简洁，论点突出。

第三，提前通知。提前预约重要的参会人员，至少提前2日将会议通知送达各与会部门和人员，同时知会会务部门做好配套的会议服务工作。

第四，确定会场管理人员，包括会议主席、会议主持人、会议记录人、会议决议督办人、会议计时人等，可以一人多职，明确人员职责，保证会议顺畅进行。

第五，做好前期会议督办。主导部门或指定的督办部门应掌握前期会议决议事项的执行状况，定期向会议或有关领导通报，以敦促各决议事项尽快关闭。

3.2做好会中控制工作

首先，准时召开会议。如果无特殊情况会议必须准时召开，对于迟到的与会者不管是何种身份都要提出警告。会议的准时召开要求是提高会议效率的前提。

其次，根据会前准备按計划进行。根据已确定的会议主题和内容召开会议、进行讨论。围绕主题进行，避免出现与会者偏离主题的现象，当出现有发言者开始偏离议题时会议主持人应及时提醒。同时也要提醒与会人员认真倾听他人发言，尊重他人意见，尽量不要打断发言，防止造成分歧拖延了一项议题的解决。

再次，注意强调会议时间。应对与会者的发言时间进行限制，为了使与会者有时间观念，建议时间不安排太长。时间观念的增强，会使得会议上讨论的效率大大提高，避免无谓的浪费时间。同时要强调发言突出主题，只提有建设性的意见，如到发言时间，主持人要及时提醒、督促和限制。

最后，认真做好会议记录，及时处理会中突发事件，避免面对突发紧急事件而手忙脚乱影响会议进程，从而保证会议效率的提高。

2.4做好有效的会后执行

第一，及时形成会议记录。会议记录人负责记录会议的决议事项，如有必要相关部门可对纪要内容进行确认。安排专人跟进会议决议的落实情况。并及时公布，将会议决定落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一，防止出现会议“决而不行”现象。

第二，加强督办管理。会议主导部门或会议指定督办部门负责将需督办事项纳入会议管理系统进行管理，并督办决议事项的执行情况，对已经完成的事项，可根据分管审批意见给予关闭，对进度较慢的事项应提醒责任部门或责任人；同时，应定期对会议督办事项进行汇总，择机通报。

第三，建立配套的奖惩机制。对会前的准备沟通、会上的纪律遵守以及会后的落实执行都应该制定详细的奖惩规范，奖励先进和优秀的部门及个人，惩罚落后和违反规定的部门和个人，并及时公示奖惩信息。

第四，建立反馈、总结、公示制度。工作落实情况的好与坏，信息反馈、总结很重要，因为在工作的推进过程中不断的反馈信息、总结成绩与问题，可以让决策者不断完善工作推进思路，不断调整工作策略，以便更高质量地完成工作任务。

结束语

综上所述，企业在发展过程中，要想做好会议管理工作，提高会议效率，就需要做好会议前的准备工作、会议中的控制工作以及会议后的执行工作等等，以此来保证会议工作的顺利进行，提高各部门之间的沟通、协调效率，为企业发展战略及决策的制定提供基础保障。

参考文献：

[1]程勇华.加强统筹管理，提高会议效率---浅谈供电企业如何提高会议效率[J].神州旬刊，2016（17）：149-149.

[2]刘琰.浅谈如何提高会议效率[J].大观周刊，2012（34）：143-143.

[3]郭晓青.浅谈如何提高会议效率[J].科技视界，2014（7）：267-268.endprint