潘桂霞

随着信息化技术的普及和计算机网络的运用，办公自动化日趋完善，很多日常工作可以直接在计算机上办理，于是产生了大量的电子文件。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

一、电子文件对档案管理工作的影响

1、电子档案的归档时间与纸质档案不同，电子文件档案可以在文件办理结案后随时进行归档，或在某一固定时间周期定时统一归档，由形成电子文件的部门通过网络传给档案管理部门，并用电子数码签名封签认证后，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以使将来用户的查找利用，像电子文件这样随时归档，一方面可以避免归档时漏掉部分文件或部分归档文件出借，保证归档的完整性和准确性；另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的防止电子档案受到病素的破坏。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。

2、电子文件的归档方式与纸质档案不同，电子文件由于采用的是电子编码技术，可以随时进行编辑修改却不留任痕迹，载体无法固定，某些用来鉴别文件原始凭证性的关键住处也可以进行修改，这些都使对电子文件的原始凭证性进行辨别的工作复杂而又困难。……