司丽华

（东北石油大学档案馆，黑龙江大庆163318）

“互联网+”与高校档案工作合理契合探析

司丽华

（东北石油大学档案馆，黑龙江大庆163318）

“互联网＋”为每个行业都提供了“互联网＋”的发展机会，高校档案事业同样也身在其中。高校档案作为国家基础性的重要战略资源的一部分，其工作领域涉及广泛、内容丰富、需求多样，地位和作用越来越重要。对于高校档案人来讲，将“互联网+”与高校档案工作相融合将成为其今后工作的重点。通过对“互联网+”与高校档案工作合理契合的必要性进行分析，从而得出二者的合理契合能够呈现使档案工作趋向高效化，档案人才趋向专业化，档案服务趋向便捷化、档案平台趋向网络化的优势特点。

“互联网+”；高校档案工作；合理契合

当今社会已迈入了信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会的各个行业和领域，使人们的生活方式、工作方式和学习方式发生着深刻的变革。随着信息化浪潮的冲击，“互联网+”已经逐渐走进人们的视野，成为日益重要的热门话题与发展方向。从通俗意义上来讲，“互联网+”就是互联网+各个传统行业。但这种“+”并不是两者简单的相加组合，而是通过利用现代信息通信技术及互联网平台，将互联网与传统行业跨界深度融合，从而使传统行业形成新的发展。“互联网+”为每个行业都提供了“互联网＋”的发展机会，高校档案事业同样也身在其中。高校档案作为国家基础性的重要战略资源的一部分，工作领域涉及广泛、内容丰富、需求多样，地位和作用越来越重要。对于高校档案人来讲，将“互联网+”与高校档案工作相契合同样也将成为其今后工作的重点。

一、“互联网+”与高校档案工作合理契合的必要性

为什么要将“互联网+”与高校档案工作进行合理契合？二者的融合对高校档案工作具有怎样重要的意义？因为，随着“互联网+”信息时代的到来，给高校档案工作带来了重要课题和发展机遇。互联网改变了传统的档案工作方式，是档案工作未来发展的主流，也是当下时代特征的重要体现，更是高校档案工作在信息网络时代发展的必然趋势，是新时期高校档案工作适应社会发展的实际需求，是实现政府信息公开的迫切要求。

1.“互联网+”高校档案工作是信息时代档案工作发展的必然趋势

信息时代，无纸化办公已经成为未来工作的必然趋势，无纸化办公形成了大量的数字化档案。数字化档案是信息时代的必然产物，与传统的实体档案管理模式相比，数字化档案自身具有无可比拟的先进性和时效性。它以数字化的形式存储信息资源，以网络化的方式连接传送，将分散于不同载体、不同地方的档案信息进行存储、链接、传送，从而能够及时利用与共享档案信息资源。而随着数字化档案的产生，高校档案工作必须由传统的实体档案管理向信息化、数字化档案管理方向转变，才能适应信息化时代档案工作发展的需求。因此，可以说“互联网+”高校档案工作是信息时代档案工作发展必然趋势。

2.“互联网+”高校档案工作是新时期档案工作适应社会发展的实际需求

档案材料中涵盖了大量的文件、数据、图表、资料等原始凭证，具有真实、可靠、最具说服力的的特点。同时，它也是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。随着信息社会的飞速发展，社会对档案信息资源的利用越来越频繁。比如，学校负责人能够依据档案材料来迅速、准确地做出重大决策；各机关职能部门能依据档案材料快速、及时进行工作查考；社会广大公众对档案信息的需求也日益增加。人们已越来越多地关注、利用档案信息资源。中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出，“各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用。”[1]《意见》已经为未来的档案工作指明了方向，档案部门应转变传统的档案管理模式，加快档案数字化、网络化建设，才能为社会各界提供及时、准确的档案利用服务，从而进一步实现档案信息资源的社会共享。可以说，“互联网+高校档案工作”是新时期档案工作适应社会发展的实际需求。

3.“互联网+”高校档案工作是实现政府信息公开的迫切要求

《中华人民共和国信息公开条例》对档案信息开放提出了新的挑战，如何保证政府信息公开顺利实施是各级档案馆面临的现实挑战，同时也给档案工作带来了一种新的发展机遇。国家档案局局长李明华在全国档案馆工作会议上指出，政府公开信息纳入档案利用体系，人民群众日益成为档案利用主体[2]。中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出，“国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享，逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上，真正建立起方便人民群众的档案利用体系，使档案公共服务惠及广大人民群众。”[1]而档案馆作为保存原始档案之地，在政府公开信息方面是具有义不容辞的责任和优势的。借助互联网，将可公开的信息传送到网络平台上，方便社会各界对公开信息的利用、查询需求，使档案真正做到惠民、为民。

二、“互联网+”高校档案工作合理契合对传统档案工作带来的挑战

1.对工作人员的挑战

互联网技术作为一种新型的技术，应用于高校档案管理工作中，这就要求高校档案工作者不仅要具备档案管理专业知识，还需要具备互联网信息技术方面的相关能力。但是与之相对应的是高校档案馆中这种专业人才的数量却是比较少的。高校档案管理要适应新型档案管理需求，就迫切需要具备专业技能和信息技术素养强的人才。因为，他们的水平与发展决定了未来高校档案网络化管理的发展前景。因此，档案工作者要不断提高自身的业务素养。首先，高校档案工作者在学习档案专业知识的同时，还要学习掌握互联网技术、计算机操作等相关技术知识，努力成为一专多能的复合型人才。其次，对档案管理人员档案部门要定期组织现代化、信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训，加快档案网络化人才队伍的建设。针对网络技术更新快的特点，制订与其相应的培训与教育方案，使他们掌握信息化档案工作程序、规范和操作方法，做到理论与实践相结合，才能适应互联网技术对档案管理带来的挑战。

2.对工作理念的挑战

传统的高校档案工作从档案收集、利用、管理都是你来我找的被动式的工作方式，缺乏主动出击的工作模式。互联网技术的应用使得档案走出“兰台深闺”，走进人们的生活，使档案工作更加方便、快捷、高效。国家档案局局长杨冬权在2015年全国档案局长馆长会议上指出“档案工作“要有网络思维特别是移动网络思维，要善于利用网络开展工作。”[3]因此，档案管理人员一方面在思维方式上要与时俱进，改变思维方式，摆脱传统思维模式的束缚，变被动适应为主动作为。首先，档案管理人员要充分认识到互联网技术的多面性特点，转变自己的思维方式，接受互联网技术应用于现代档案管理，作为一种管理理念深入到实际工作实践中。其次，要树立互联网思维，高校档案部门要结合高校档案工作实际，加快制订出符合本校数字化建设的中长期规划方案，并加快建设与之配套的软硬件设施，发挥互联网的优势特点，将互联网技术应用于档案资料的整理、收集及快速查阅利用工作中。再次，在高校信息化建设的总体方案中要将档案信息化建设纳入其中，扩大电子档案的归档范围，做好数字档案与办公系统接口工作，做到有价值的信息及时归档，逐步建立起规范化的电子档案数据库，使高校档案信息管理平台真正成为学校信息资源的汇集地，更好为师生和社会群众服务。

（五）贫困户内生动力不足。一是“等靠要”思想严重。有的贫困户安于现状，害怕脱贫后享受不了政策；有的只想坐享其成，寄希望于政府包办代替，出现“干部干，群众看”现象；有的以贫困户身份为由，要求解决低保等不符合政策的问题。同时，一些非贫困户滋生不平衡心理，争当贫困户。二是自身脱贫能力不足。农村“38、61、99”部队占到了60%以上，人口空心化现象日益严重。贫困户知识文化水平不高，小学文化及以下文化层次的较多；有的贫困户缺乏发展产业的资金、能力，对发展产业持怀疑态度；有的群众故土难离，对易地扶贫搬迁政策不接受。

3.对工作方式的挑战

传统档案是以纸质档案为主，档案管理过程一般包括人工记录、整理、备档等形式。这种档案管理模式需要投入大量的人力、物力，资源消耗较大，对管理人员的个人经验十分依赖，使档案管理人员的工作强度较大，且容易出现重复劳动的现象。互联网信息技术为档案管理提供了多元化的管理手段，档案管理更加科学和系统。基于互联网信息技术建立的档案管理系统遵循了记录、编档、分类、归档、查阅、修改等工作流程。但是档案管理信息系统的输入更加便捷，实现分层管理档案，使信息管理的难度降低；通过检索功能，管理人员能快速查找档案，加强了档案之间的关联性，实现信息资源共享。改变了档案的存储形式，如档案异地存储备份，增强了档案信息的安全，提高了档案管理的安全、准确性。除此之外，档案管理的技术选择平台更加广泛，档案部门能够实现与相关管理机构、与企事业单位合作，联合开发档案管理系统，提高档案管理系统的时效性。

4.对档案安全的挑战

目前，数字化档案已经成为高校档案馆的发展趋势，高校档案馆都在积极建立档案信息数据库。随着档案信息数据库的建立，公开的档案信息平台同样也在积极筹备当中，将能够公开的信息呈现在档案信息平台上，通过网络用户可以根据用户名与密码随时查看相关的档案信息。“互联网”技术的应用使得高校档案馆变为基于互联网的线上档案馆，档案工作者可以通过互联网远程服务。我们在看到互联网带来快捷方便的同时，也不能忽略掉互联网对档案安全带来的威胁与挑战，应认识到其带来的安全隐患也是时刻存在的。网络环境下电子档案面临的威胁主要来自如非授权访问、信息泄漏或丢失、破坏数据完整性、黑客、网络传播病毒等等方面。维护网络信息安全越来越成为档案工作的重要内容。我们要在建立公开的档案信息平台的同时，要加强对档案信息平台的安全的管理。高校档案管理工作人员一定要重点关注网络安全问题，加强对档案信息的保护，建设档案网络信息保障体系，确保档案信息的安全。

三、“互联网＋”与高校档案工作合理契合的优势分析

以互联网技术为核心的现代信息技术的应用对高校档案工作产生了变革性的影响。从表面上看，“互联网+”高校档案工作仅仅只是高校档案工作方式的改变问题，而在本质上则是透露出高校档案工作生存模式的转变。如今互联网已经成为高校档案工作的一个组成部分。在可预见的未来，高校档案的基本工作方式将是以互联网为基本的技术平台的信息化管理模式，而与之相适应的是“互联网＋”与高校档案工作合理契合，并将呈现以下的优势特点。

1.档案工作趋向高效化

“互联网+”与高校档案工作合理契合可以涵盖到档案工作的诸多方面和诸多环节中，如通过互联网平台可以做到一次性的实现档案的归档和整理工作，克服以往在档案的收集、整理中多次繁琐、复杂劳动的现象，能够节省人力和物力。同时，在档案的利用方面，通过“互联网+”档案管理平台能够进行远程操作，可使档案信息检索变得更加快捷，实现对档案工作的科学管理和档案信息的高效利用；通过互联网平台能够实现随时随地统计各种数据工作，对使用档案管理系统的个人及部门十分便利。相较于以往的档案工作而言，“互联网+”高校档案工作使档案工作在各领域、各环节上得到明显拓宽，在工作效率上实现跨越性飞跃。

在“互联网+”高校档案工作时代，档案工作是一个知识化、信息化密集度较高的行业，档案工作的信息化程度越高，对档案工作者队伍的素质要求也就越高，档案工作者不仅要具备档案专业基础知识，还要具备网络信息技术的能力，在具备档案责任意识的同时还要具有安全防范和应急处理问题的能力，这也是当前档案事业向信息化、数字化方向转变面临的一大难题。“档案干部队伍建设关系到档案事业的可持续发展，档案工作能不能搞好，关键看干部，提高队伍的综合素质是档案事业发展的关键，建设一支政治素质过硬，业务能力突出、工作作风优良的档案干部队伍是我们面临的一项长期任务。”[2]因为只有打造培养出一支政治强、业务精、作风硬、纪律严明的档案专业的高素质人才队伍，才能适应“互联网+”高校档案工作的新变化，实现高校档案工作向网络化运作方向转变的，所以高校档案管理部门应当对档案工作者定期、分批、分期、分层次地进行基础知识教育、高级理论教育、档案专业教育，同时应强化其对现代信息技术知识的掌握，组织其学习、掌握与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术、网络技术等知识，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的能力，真正使“互联网+”与高校档案工作合理契合。

3.档案服务趋向便捷化

在”互联网+”与高校档案工作紧密契合的条件下，档案信息的采集更加迅速而方便，在整个网络环境当中档案信息能够被快速共享。“互联网+”高校档案工作使档案工作在人力、物力、财力上能够节约成本，有效简化档案工作流程。不论是数字化档案还是传统的纸质档案，文字档案还是多媒体档案，编研成果还是检索结果，传统的查档借阅、档案服务咨询，任何信息都能通过互联网迅速获取和及时处理。通过移动终端、互联网及社交媒体等媒介，用户可以不受时空限制快速进行检索、咨询、获取信息来满足自身对档案信息需求。与此同时，可以通过运用大量动态数据、关联数据和网络数据对档案馆的运行情况、档案利用情况等进行整合分析，又可以及时发现有价值的最新信息，从而预测出用户对档案的利用需求，实现向深层次推动档案智能化的服务。

4.档案平台趋向网络化

传统的档案保管方式对库房、设备、人员都有一定的要求，占用的空间很大，且空间成本较高，在管理成本和投资成本上投入较高。随着档案信息量的增加、保管年限的增长，对档案库房、设备的要求也会越多。这些情况都制约着传统档案的管理。而“互联网+”高校档案工作能够使档案借助虚拟的、巨大的网络空间，以数字信息形式存储在计算机系统中，将其从原本的现实空间搬到了虚拟空间，有效解决存储空间狭窄的问题，降低存储成本。同时，通过互联网信息技术建立的档案信息管理系统，建立网上电子平台，能够实现网络互联和馆际互借来建设虚拟档案资源，打破档案馆之间时间与空间的限制，实现各个档案馆资源馆际互借、文档服务、网络资源共享。同时，借助网上电子平台可以为使用者提供远程服务，最大限度拓展档案的服务空间。

“当今世界，以信息化为基础的科技创新正深刻影响着各个行业的发展，档案馆也正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的互联网时代。”[2]高校档案馆同样也要探索研究利用大数据、云计算、智慧管理、移动互联等新兴技术的可行性，加强与互联网等新兴技术的合理契合，从档案数据资源的及时收集和有效利用，充分发挥互联网优势，逐步提高档案馆的业务信息水平，为实现资源、技术与管理的共享奠定坚实的基础[2]。

[1]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[Z].北京，2016.

[2]李明华.着力提升服务能力升华“三个体系”建设大力推进新形势下档案馆工作[J].中国档案，2016，（11）.

[3]杨冬权.全国档案局长馆长会议上的讲话[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2014-12/29/content_80149.htm.2014.12.23.

[责任编辑 兴 华]

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A

1673-291X（2017）23-0172-03

2017-06-15

2016年黑龙江省高等教育学会高等教育科学研究“十三五”规划课题“‘互联网+’与高校档案工作合理契合研究”（16G167）的阶段性研究成果

司丽华（1978-），黑龙江大庆人，馆员，硕士，从事档案学研究。