王利超

（兴隆县雾灵山镇人民政府，河北 承德 067000）

浅议事业单位档案管理信息化建设

王利超

（兴隆县雾灵山镇人民政府，河北 承德 067000）

随着事业单位档案管理业务量激增，传统模式已难以适应管理工作需求。将电子信息技术用于事业单位档案管理工作，能更好发挥档案资料在社会中的作用。但目前事业单位档案管理信息化建设还存在一些问题，因此，分析阐述这些问题，并提出相应对策。

档案；信息化；问题；对策

一、事业单位档案管理及信息化建设的重要性

档案是在人类社会各类实践活动中形成的信息资料，具有原生信息性、社会性、知识性和文献性等属性，在社会政治发展、经济发展、文化发展等多方面有重要作用。随着社会的发展，政府职能不断改进和完善，事业单位的业务变得越来越多，其中，档案是事业单位开展工作、管理事务、处理问题中所形成的历史资料，能够对本单位、本领域制定发展规划、落实发展措施提供参考依据[1]。将各个区域、各个系统的档案综合起来分析，可以反映一个地区、一个领域发展状况以及其中存在的问题。由此可见，档案管理是一项极为重要的工作。不过，当下社会经济发展迅速，社会生活不断变化，档案管理对事业单位本身、对所属领域、对社会有效服务的提升速度远不及社会发展的速度，档案中所包含的数据、经验、知识没能发挥应有的作用。因此，优化事业单位档案管理措施，才能更好利用档案资料，档案资料的价值体才能现出来。

当今社会已进入信息化时代，计算机和网络技术在社会中的应用越来越广泛。将计算机网络技术用于档案管理工作，运用现代化工具对日益激增的档案资料进行信息化管理，是很多事业单位档案管理的重要工作项目。早在21世纪初国家档案局就开始部署推进全国档案信息化工作。在《全国档案事业发展“十五”计划》的九项工作任务中，专门列举了档案信息化建设的标准内容[2]。在国家档案局的指导下，各地事业单位的档案管理信息化建设工作逐步开展起来。发展至今，各地事业单位在档案管理信息化建设上取得了显著成效，但也存在一些问题。

二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）事业单位对档案管理信息化建设重视程度不够

事业单位档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程，需要健全的管理机制和人才、设备、资金各方面支持。但在一些事业单位，领导并未意识到档案管理信息化建设的重要性，虽然同意进行档案信息化建设，但对人才、设备、资金各方面并不到位。尤其属性明显、工作节奏快的一些事业单位，领导关注点集中在本单位的业务上，无暇顾及档案管理工作，对档案管理信息化建设的了解和支持就更少了。

（二）事业单位档案管理信息化建设制度不完善

任何体系的建设都离不开制度和标准。我国档案管理信息化建设还处于发展阶段，虽然国家档案管理局制定了大的方向和标准，但在很多细则和具体事实上还是事业单位根据各自情况制定的。而各事业单位对管理信息化建设重视程度不同、档案管理队伍水平不同，制定的制度标准也有差异。档案信息化建设是将档案资料数字化并形成信息体系，以方便保存和利用。信息化平台的建立与完善是促使事业单位相关工作通过信息化平台开展操作，可以充分对有关资源加以有效利用，同时也可以提高资料查阅、调取、应用效率，从而使档案信息化建设可以打破时空局限性，达到资源共享[3]。但由于制度和标准的不完善、不统一，档案管理资源共享的目标还未完全实现。

（三）现代化技术和设备在事业单位档案管理中利用率低

事业单位档案管理信息化建设最基础的设备是计算机与网络，但进行档案管理信息化建设，不仅仅是计算机和网络可用。现在社会上可用于这项工作的先进设备和技术种类很多，能大大提高档案管理信息化建设的工作效率。比如，文本档案录入能够使用ORC智能识别技术，不需要文本提取的扫描以图片形式存储即可[3]，不仅具有可以自动判断、拆分、识别和还原各种通用型印刷体表格，在表格理解上做出了令人满意的实用结果，还能够自动分析文稿的版面布局，自动分栏、并判断出标题、横栏、图像、表格等相应属性，并判定识别顺序，能将识别结果还原成与扫描文稿的版面布局一致的新文本。表格自动录入技术可自动识别特定表格的印刷或打印汉字、字母、数字，可识别手写体汉字、手写体字母、数字及多种手写符号，并按表格格式输出。提高了表格录入效率，可节省大量人力。同时支持将表格识别直接还原成多种格式文档，并可以对图像嵌入横排文本和竖排文本、表格文本进行自动排版面分析[4]。而很多事业单位，尤其是地方事业单位，对先进设备和技术上了解少，而且受财政预算的限制，购买能力较弱，大大降低了先进设备和技术在档案管理信息化建设中的应用。

（四）事业单位档案管理信息化建设工作队伍专业水平偏低

事业单位档案管理信息化建设工作队伍专业水平偏低。这里所说的专业水平，并非指档案管理水平，而是计算机软件水平。现在事业单位档案建设队伍大多是档案管理方面的专业人才，拥有丰富的档案管理知识，能够熟练掌握是档案管理的流程和技能。但信息化建设是基于计算机和网络进行的，与传统的档案管理模式有很大不同，需要实施人员有较高的计算机水平。比如，档案信息化管理中的安全问题，事业单位很多档案属于保密文件，不能对外开放的，档案信息化转变过程密级要做的高些，防止不小心外泄和不法分子的窃取，这就要求操作人员懂网络安全并有较高的操作水平。当下社会中高水平计算机人才的机会很多，薪资待遇和发展空间相比较而言要优于事业单位[5]。由于工作环境的限制与薪资福利的制约，有较高水平的人才无法有效保留下来。而现有的档案管理人员缺乏计算机技能和相关设备的操作经验，即使定向招收有一定计算机水平的人才，由于其档案管理专业能力又有限，也会导致事业单位档案管理信息化建设工作队伍专业水平偏低、档案信息化建设发展速度较慢。

三、事业单位的档案管理信息化建设的对策

（一）事业单位加大重视，给与人财物支持

事业单位档案管理信息化建设是项系统工程，需要领导重视和支持。首先领导需要意识到这项工作的重要性，才会给予重视和支持。增加领导对档案管理信息化建设的了解，一方面是本事业单位档案管理工作人员的责任，档案人员可以以谈话、申请报告等多元化方式向领导介绍阐述该项工作的重要意义，应当注意的是领导的时间是有限的，谈话或申请内容要简明突出重点，不能像同行交流学习一样细致繁杂。另一方面，需要更高级别的档案管理系统的协调沟通，就拿国家档案局发的指导意见来说，事业单位领导层是会给予一定重视和支持的，这些支持包括所需的设备、技术和人才。事业单位档案管理水平不同，单位内可供档案管理使用的财政预算也不同，要结合实际需求，选用最合适的设备和技术。

（二）完善档案管理信息化建设制度

建立档案管理信息化建设制度，在结合本单位实际情况的基础上要尽量详尽、完善。档案管理的收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁各流程环节标准明确，职责清晰。所有的操作环节，每个岗位每位人员的工作标准都、有标准可依。这样既能提高档案管理的工作效率，也能减少出错的概率，保证档案资料在信息化建设中能够准确、完整地保存下来。制度中明确规定各岗位人员的职责，能有效避免工作拖沓，档案管理信息化建设从收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁一个有序流程，任何环节的滞后都影响整合工作的进度。

（三）提升事业单位档案管理人员的综合素质

提升事业单位档案管理人员的综合素质可以从三方进行。首先是加强对现有档案管理人员的技能培训，培训内容要在档案管理理论和技巧的基础上增加计算机专业知识。现在事业单位档案管理信息化建设不缺少档案管理人才，而是缺少综合人才。其次，开拓档案管理人员思路，在地方事业单位，档案管理人员接触的信息化管理方法和工具有限，可以通过交流学习的方式，吸取省级单位、向档案管理信息化建设做的好的单位经验，了解更多的档案管理信息化建设方法和手段，结合各自单位实际情况加以利用。此外，可以在明确分工的基础上对档案管理人员进行考评，并将考评结果与福利待遇挂钩，以提高档案管理人员主动进步的积极性。

（四）增加事业单位档案管理信息化建设的科技含量

档案信息化虽然旨在减少档案管理工作难度、提高档案价值的利用率，但在传统档案管理模式向信息化建设转变的过程中，工作量是极其繁重的。因此，需要辅助先进的设备和手段来尽快完成这一转变过程。通过多功能扫描仪、ORC智能识别技术等设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质档案与电子档案并存，采用B/S结构模式对档案信息进行分析处理和管理应用[6]。充分利用网络技术来进行档案管理创新，通过现代科技手段，实行可公开档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，从而实现档案信息的更大价值。

结语

随着事业单位档案管理业务量激增，传统模式已难以适应管理工作需求。将电子信息技术用于事业单位档案管理工作，能优化档案管理流程，简化档案管理操作，提高档案管理工作效率。虽然现在各地事业单位在档案管理信息化建设上取得了显著成效，但也存在一些问题，包括领导重视度不够、制度不完善、队伍水平有限等，这些通过学习交流沟通、加强管理都能得以改善和提高。

[1]张艳娥.事业单位档案管理的创新的几点建议[J].科技展望，2017，（9）：228.

[2]汤桂清，陈艳辉，孙玲玲.基于互联网视角下数据处理与档案管理研究[J].经济研究导刊，2017，（5）：187-188.

[3]林晓娟.基于档案信息化建设研究[J].信息技术，2017，（3）：179-180.

[4]陈超，许佳玮.档案信息化管理系统技术方案[J].通讯世界，2017，（5）：243.

[5]刘金湘.机关档案室档案数字化建设的思考[J].档案天地，2017，（3）：53-55.

[6]刘艳.浅谈档案管理信息化建设中的标准化问题[J].人力资源管理，2017，（3）：189-190.

[责任编辑 王燕文]

G270.7

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1673-291X（2017）23-0162-02

2017-04-18

王利超（1983-），男，兴隆县兴隆镇人，馆员，从事档案管理研究。