伦 红

医院办公室档案管理工作的优化建设分析

伦 红

本文中，将在对优化医院档案管理工作的意义进行分析的基础上，分析具体的优化对策，希望对促进医院办公室档案管理工作效率的提升有所益处。

医院 办公室 档案管理 优化

一、前言

医院档案管理指的是将医院文书、大量的病例、科技信息与人事信息等原始记录进行收集与管理。医院通过办公室档案管理工作，可以为医院其他工作提供重要的档案信息支持，是医院办公室管理不可或缺的重要组成部分。对医院而言，优化医院办公室档案管理工作是新形势下的医院办公室工作改进与优化的必然要求，也是医院实现自身档案信息管理水平和利用水平提升的内在要求。具体体现在三个方面：一是，医院提升办公室管理水平的必然要求；二是，医院完善医院办公室档案管理的要求；三是，促进医院办公室档案延续性的要求。为此，本文中，将主要围绕医院办公室档案管理工作优化的意义以及具体优化策略进行详细的分析。

二、医院办公室档案管理工作的优化对策分析

（一）做到与时俱进，增强档案管理意识

首先，档案管理思维与时俱进。当前，大部分档案管理工作中综合素质都尚未满足时代发展要求，专业知识的缺乏以及相关意识的淡薄导致了资料管理中出现了许许多多的问题，资料分类不明确以及未及时分类等问题十分突出，以至于档案的价值很难体现，同时给人们使用和查阅档案造成了很大的阻碍。因此，在安排办公室档案管理工作时，医院应当具备变通思维，不断完善优化现有制度，做到与时俱进，与时代接轨。

其次，具备较强的档案管理安全意识。档案具有十分重要的价值，所以在保管时应该尽可能保证其安全性。若是纸质档案应该注意防火、防盗并做好相关防潮措施，保证档案的整洁和安全。若是电子档案应该做好网络防护工作，杜绝被病毒以及黑客入侵的可能，并且将相关资料进行备份以防万一。医院工作者在进行查阅和下载时也应该注重资料的安全性和私密性。

（二）优化档案信息资源，拓展开发利用途径

医院办公室档案管理工作中，应当优化档案信息资源，拓展开发利用途径。具体如下：

首先，加强源头管理。加强档案信息资源的合理开发以及利用，是加强源头管理的重中之重。具体应从几个方面入手：一是，和工作人员直接挂钩。对工作人员来说，就需要提高他们的工作效率和工作能力。在工作中，工作人员应该熟悉档案信息资源的处理情况以及储备情况，准确的把关档案信息在分类和资源利用中的质量。对于已经搜集到的档案信息，工作人员必须第一时间了解档案的来源以及用途，根据档案的不同种类和重要程度合理和妥善的进行保存起来，保证档案信息资源的有效性和完整性；二是，对于档案室的工作人员而言，在进行实际的档案管理过程中，我们发现了很多工作人员自身的素质以及能力问题。他们的工作能力并不能够很完善的对档案信息资源进行处理，还有就是业务不熟练。如果要解决这一问题，就需要医院根据自身的实际状况，有针对性的对工作人员进行定期的业务能力以及管理方面的培训，同时也需要加大对工作人员积极性的提升。此外，要优化我国的行政管理网络，一方面，要建立跨部门的协调机制，另一方面，在建立跨部门的协调机制的基础上，还要对档案行政管理部门的职能进行拓展。

其次，循序渐进的进行档案信息资源管理。在医院的档案信息资源管理过程中，首先要注重细节方面的把握，注重平时工作的注意事项，不能有疏漏之处。细节决定成败，所以平时的工作中可以以点及面，从最细微的工作开始做起。在医院的档案信息资源管理过程中，如果能够从源头上就注重细节的把握，防止出现一些细小的问题而没有去忽视它，那么由点及面的合理应用，能够保证医院档案信息资源管理的系统化和精细化。在日常的工作中，医院应该从平时就注重对各个科室的档案信息资源管理进行加强和重视，定期的进行不同科室的监督和调查，管理的方式和手段要创新，要不断适应社会的需要和发展。

（三）注重信息技术在档案管理中的利用

加强技术建设在医院档案管理工作中的突出地位，那么资金的支持是最有必要的。资金的投入，可以保证医院信息存储技术的先进性、设备的完备性等。这种专业化的手段能够提高工作效率并且满足现代化的发展。时代在发展，社会在进步，技术的革新对新时期医院档案信息资源的管理提出了更高的要求，技术的完善也给档案信息资源管理带来了更多的机遇。

因此，从医院的整体发展状况考虑，档案信息资源的管理，也应该革新思想，对如何建设更加完备的档案信息资源管理进行分析和研究，在满足目前医院的现实发展情况的基础上，探讨医院未来的长远发展，这不仅仅是档案信息资源管理部门的职责，更是医院甚至整个卫生系统应该考虑的问题。

三、结语

知识经济时代下，伴随着网络技术的快速发展，信息的更新与传递更加迅速。在新背景下，医院办公室档案管理工作人员更应当努力地提升自身的工作意识和责任意识，不断地更新档案管理工作意识，创新档案管理工作方法，提升档案管理工作效率，从而为医院进行各项工作提供有力的支持。本文中，将在对优化医院档案管理工作的意义进行分析的基础上，分析具体的优化对策，希望对促进医院办公室档案管理工作效率的提升有所益处。

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山东省胸科医院）