管理理性化角度下促进档案信息资源开发路径分析

2017-11-25牡丹江市东安区档案馆张岩

办公室业务 2017年19期

关键词：理性化档案管理资源

文/牡丹江市东安区档案馆张岩

文/牡丹江市东安区档案馆张岩

档案信息资源开发对我国信息化建设有重要意义，做好档案信息资源开发工作，必须注重使用理性化的思维，提出有效的开发路径与对策建议。

档案信息资源；开发路径；理性化视角

本文在总结管理理性化视角对档案信息资源开发的意义基础上，分析当前档案信息资源开发过程中存在的问题，并且提出有效的档案信息资源开发路径。

一、管理理性化视角对档案信息资源开发的具体意义

（一）实现对档案资源的充分利用。在管理理性化理念和手段的支撑下，档案信息资源开发可以高质量地进行，可以有效地防止各种档案信息资源开发不利因素带来的干扰，着力提高档案信息资源开发的质量，更好满足社会对档案信息资源开发的实际需求。首先，在理性化视角的关照下，档案信息资源开发会按照完善的计划来行动，会更加注重根据实际情况来制定具体的档案信息资源开发的方案，充分考虑档案信息资源开发过程中存在的问题，能够借助各种有利的外部因素，全面提高档案信息资源开发的力度。其次，可以规范档案信息资源开发主体的行为，使档案信息资源主体开发档案的过程中遵循相关的原则和规定，不仅保证了档案信息资源的价值，而且降低了档案信息资源开发的成本，全面提高了档案信息资源开发的质量。

（二）提升档案信息资源开发水平。首先，使用理性化的视角来思考档案信息资源开发中的问题，可以对现有档案信息资源开发建设工作进行全面创新，实现人力资源与设施设备的合理配置，基本上解决档案信息资源开发的适应性不足、档案信息资源开发盲目扩张以及档案信息资源开发质量不高等问题。其次，档案信息资源开发的理性化决定了档案信息资源开发与社会发展改革趋势保持一致，它以满足当代人需求作为档案信息资源开发工作的出发点，这样更有利于发挥档案信息开发工作的实效性。

二、管理理性化视角下档案信息资源开发存在的问题

（一）对理性档案管理认识不足。首先，当前社会对档案信息资源开发的认识不足，严重缺乏对档案信息资源开发的经验分析，没能吸取先进的档案资源开发的方法措施，导致大量的档案信息资源被浪费，档案信息资源开发的社会效益较低，阻碍了档案作用的发挥。其次，档案管理是社会管理的重要组成部分，但是社会机构对档案管理工作较为轻视，没能发挥出档案在辅助决策、提供数据信息方面的作用，还没能建立起理性的档案管理机制，没能围绕着现代信息技术的进步趋势，对传统的档案管理方式进行现代化改革。

（二）档案信息管理手段规范性不足。管理理性化更强调管理工作的规范性与程序性，只有按照严格的管理程序对社会事物进行操作，才能提高管理的理性水平，不断提高管理工作效率。但是在档案信息资源开发方面还在探索有效的信息化管理规范，也折射出我国档案建设缺乏基本的规范标准，档案信息化建设的制约力不足。首先，虽然我国档案信息化建设已经取得了相当成果，但是还没能从中总结出完善的档案信息化管理规范制度，不能全面保证档案信息化资源开发的理性化运行，存在着档案信息化资源开发较为随意的问题。其次，缺乏对档案信息资源开发工程的保护性措施，档案信息资源开发工程容易被各种原因打断，导致档案信息资源开发的成本较高，档案信息资源开发速度较慢等问题。

三、管理理性化视角下档案信息资源开发的路径选择

（一）科学利用现有档案信息资源开发策略。管理理性化视角下的档案信息资源开发强调对档案信息资源开发过程的全面监管，从中找出最有效的档案信息资源开发的方式方法。首先，把从实践和理论总结中得到的各种有关档案信息资源开发的方式列举出来，按照档案信息资源开发工作的规划目标，对各种档案信息资源开发策略的优劣进行分析，并且运用科学的方法对信息资源开发方式进行评估。其次，形成完善的档案信息资源开发的管理系统，着力评估每项具体实施的档案信息资源开发路径，找出各种实施路径的有效性和阻碍性因素，找出有效克服问题的策略方法。

（二）注重开展档案信息资源开发试点工作。为了验证档案信息资源开发策略是否有效，档案信息资源开发的手段是否有助于解决问题，应当按照管理理性化的理论，采用试点办法对各种措施方法进行验证。首先，按照档案信息资源开发的基本规划，寻找有代表性的典型试点，着力在典型性的机构和区域内开展档案信息资源开发的试点工作，注重试点的选择基础要相对较好，具有典型性的代表特征等。其次，围绕着试点机构进行各种档案信息化发展策略的实验工作，着力注重总结各种方案推广过程中遇到的问题，总结解决问题的具体经验。

（三）加强档案信息资源管理的实践性。对档案信息资源施行实践化的管理，是大数据时代提高档案信息利用率的重要途径。首先，档案信息化和网络化管理为档案信息资源充分利用提供了有利条件，实现了档案数据信息的多种形式的存储和使用，全面提高了档案信息建设的效率，达到了档案与社会的有效接触，能够促进档案管理部门更好地发现档案信息化建设中存在的问题。其次，档案信息机构可以充分利用信息技术手段对档案信息化的运行情况进行监控，实现档案数据运行状况的自动存储和有效分析，这样可以全面推动档案信息化建设的效率，解决档案信息化建设的封闭性问题。