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新形势下石油企业办公室工作的科学管理

2017-11-22高原

智富时代 2017年10期
关键词:科学管理石油企业新形势

【摘 要】目前,石油企业办公室作为一个拥有重要职能作用的运转和指挥中心,其在单位中可以对机关各部门进行有效上下协调,同时它也是一个集服务、参谋、信息为一体的中心部门,是基层单位的“中枢神经”,在任何环节上它都不能出现漏洞,不然将会给企业带来巨大影响,可能还会给起来造成损失或被动局面。因此,办公室工作应当怎样做好科学管理工作十分重要,就此问题,本文将根据实际情况,提出一些个人见解,仅供参考。

【关键词】新形势:石油企业:科学管理

一、办公室科学管理的重要性

石油企业的单位内部,办公室通常是用来“办事、办文、办会”以及进行各项活动的沟通联系的一个场所,其职能作用还体现在监督指导与协调服务等内容上,总体来说,办公室工作的目的就是为了对机关部门、领导、群众员工及基层单位等进行服务的。因此,石油企业办公室工作能够科学进行,科学化又达到怎样的程度,可以说是和单位的管理效能高低与单位形象直接挂钩的。

(一)石油的产业特点

1,面广线长站点多。石油和其他矿业有所不同,海底、荒漠或黄体高原的深厚地层的不同地质层系大都是原油的分布地带,而站点和井位布展并不是在一个固定区域内进行分布,而开采都是根据不同的沙体和地址构造来进行,因此,才造成了石油的生产具有面广,线长,点多的行业特征,石油的行业特征对企业管理来说,是一种挑战。

2,管理体制几经易更。中國石油工业的管理体制所经过的变革和调整已经不止一次,总的来说,其经历过四个阶段,即“集权管理”“专业化分工”“集团化重组”“公司制改造”四个阶段。

3,生产环境复杂。石油生产是一个特殊行业,其一般在十分艰苦及恶劣的环境下进行,在“非自然环境”也是需要其面对的,例如,安全环保、属地居民协调、土地征借使用、税费机制及内部管理等,这些看似细小的环节,在处理上一个也不能马虎,这些都是对石油企业来说,具有巨大影响的阻挠性事物。

(二)企业赋予办公室的管理职能

对于石油企业来说,其主要职能部分之一即办公室,办公室作为企业的行政指挥中心,主要工作即“参与政务、搞好服务及管理日常事务”。其具有的作用非常重要,是企业的桥梁。根据企业特点,在领导的组织安排下,按照工作及事物发展的客观规律进行科学调研,总结出工作经验和方法,并准确的进行信息的采集整理,同时制定合理的工作计划,进行各方部门关系的综合性协调,对设备设施及人力物力进行调度,帮助企业解决在管理中所出现的实际问题,为企业可持续发展添加推动力,这些都是办公室的职责重点。综上所述,办公室对于石油企业来说,就像一处“决策参谋部”和“后勤服务部”,个、办公室职能发挥的好坏,直观和企业工作的开展落实息息相关,因此,是否可以进行科学化管理,将直接影响着企业的整体管理水平。

二、办公室目前工作管理中出现的问题

与以往传统的办公室管理不同,石油企业现代化办公室管理,在协调运转、服务保障及作用发挥方面都已经较为科学合理,但尽管如此,依旧摆脱不了管理方法受工作属性、机制体制及内外部关系的影响作用,其存在几个方面的问题,详细如下:

(一)制度在执行力度上刚性不够

虽然办公室一直用制度的约束力,来规定办公室工作的行为规范。甚至为了可以推进工作,相继出台了许多的规章制度,例如,公文处理、公文接待、会务组织、安全保密等,但是,办公室人员在执行公务的过程中,不可避免的会考虑到上下,左右之间的关系,对于一些追究问责类的问题都采取轻描淡写的形式略过,有一有二便有三,有一人二人,就会有第三人,久而久之,制度便失去了它原有的约束力,失去了人们对其的遵从度,同时这也代表着,办公室人员失去了努力做事的压力基础与工作责任。

(二)管理程序依旧繁琐

办事的先后次序为程序,程序在办公室管理中必不可少,即使现在的每一项工作都在力求“简约”,然而在实际操作过程中,按照一定秩序有步骤有准备的开展工作仍然不可避免,有时甚至会使事物在循序渐进的过程中显的过于耗时耗力。

(三)人员素养尚未达标

办公室工作的性质本身就是覆盖面款而广,其工作涉及的业务面一般较多,也非常复杂,因此,办公室工作对人员的要求并非想象那么简单,所以办公室人员的专业技能与知识面应该较为宽广,但目前很多办公室人员都不够专业。

(四)工作措施创新不够

只有不断进行思维观念的更新解放,才能够发展良好的创造性,部分人员对自身定位不准确,造成其不明确工作目标,有时会循规蹈矩或墨守成规。处理每项工作时不能做到拥有良好的开放性思维,对于现在每天都有新生事物的时代而言,难免会产生应接不暇的感觉,在这种客观环境中仍然用传统思维方式处理工作,无异于刻舟求剑。

三、科学管理工作解决策略

办公室工作想要达到科学化管理,要满足多方面的要求,就最低要求来说,主要满足的内容有:主观的员工队伍建设,客观的机制建设,及不断探索的新工作方法,强化办公室使用,对其职责加以明确,才能让办公室职能得到全面性发挥。

(一)将事前控制忧于一切的工作理念培养起来

办公室工作无分轻重,任何细节都要重视,在管理上,应该养成事前控制忧于一切的良好工作理念,方能掌控万事。每一位人员都应该尽心尽力完成每一份文稿的起草工作,给决策者在评判上留有充足的宽裕实践,在论证和考究制度上,形成一定的刚性政策,方便人员意见的部署工作。对于办公室事务的接待问题,更要重视看待,如果不趁早予以周全考虑,在制定方案的时候,难免会出现纰漏,出现方案不全,操作性不强的缺陷。这些都会造成各种问题的出现,对于这些小问题、小失误有时甚至会产生束手无策的结果,最终影响到全局。因此培养工作理念是关键。

(二)“严管”与“厚爱”并存的规范管理措施

无规矩不成方圆,但在实际管理中,可尝试运用“柔性管理”法。在充分重视人员情感因素及情绪的基础上,以关爱、尊重、引导、理解、认同等柔化方式充分调动人员积极性,与此同时,建立良好的办公室用人、选人机制,将竞争机制引入其中,便于选出那些群众信任及业务精湛的满意度高的人员到岗位中来,最后,帮助干部员工进行生活工作中的难题解决也很重要,这样无形中就可以做到“三留”。即待遇留人、事业留人、感情留人。

(三)想要打造复合型办公室人才就要进行相关培训

办公室工作的特点是综合性强,且复杂多变。其上下左右联系甚广,办公室的工作性质犹如人体的“外脑”,如果不及时进行充电,就会失去服务全局的思考基础,和决策者失去“同频共振”的感应。因而提高人员的专业技能和水平,扩展他们“胸怀全局”的思维力,才能更好的把企业的立足点找出来,从而把握全局工作,挖掘出企业的闪亮点,最终以点带动面的发展,促进各项工作的顺利完成。

(四)创新性工作的开展需要转变服务理念

改革活动的不断深入,让办公室自动化的观念已经普及人心,办公室发展面临着新的高挑战。服务工作是否合格,能否让领导、基层及群众都满意,才是衡量办公室工作好坏的最终标杆,所以对于凡是,不能只依靠领导去想,工作人员应当想领导之未想,主动承担任务大梁,所以,培养人员先进的思维理念,变服务之被动为主动,是当前工作的重点。

四、总结

以上是对办公室工作科学管理的一些具体看法和措施,希望可以帮助我国石油企业提供借鉴作用,使办公室工作的管理更加科学有效,企业是经济发展的命脉,是我们需要共同建设的主题,希望每个人都报以积极态度,投身到企业建设中来。

【参考文献】

[1]大数据环境下的办公室管理趋势浅析[J].韩晓堂.经营管理者.2017(19)

[2]关于办公室管理工作的几点思考[J].彭超,左嗥罡.科技经济导刊.2017(24)

[3]办公室管理辩与不辩的选择和策略[J].王成.秘书之友.2017(08)endprint

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