摘 要：管理与归档是合同信息化建设的两个重点。提升合同管理信息化水平需要着眼于制度建设、管理平台建设和团队建设三个方面，提升合同资料的归档水平应加强软硬件建设，建立统一的合同归档流程和加强合同资料归档的数字化建设。

关键词：合同信息化；管理；归档

合同是规范企业和其他组织或个人之间经济行为的重要依据，调整的主要是动态的财产关系。订立合同的主要目的是规范和保障合同双方当事人的权利和义务，也是日后合同双方产生分歧的文字性依据，确保合同当事人双方谈判有据可依。进入信息社会以来，企业将合同信息化建设列为企业重大发展战略，直接关系企业的经营成败。合同信息化建设有两个重点——管理和归档，因此，在企业竞争日益激烈的今天，做好企业合同信息化管理和合同信息归档就具有了极强的现实意义。

1 合同信息化管理

随着计算机技术、网络技术的进步与发展，我国已进入信息时代。信息时代是信息爆炸的时代，也是信息化管理的时代，合同信息化管理更是成为现代企业管理的必要能力，与此同时，在企业由粗犷型管理向精细化管理转变的过程中，企业经营管理对企业的合同管理信息化建设提出了更高的要求。

1.1 合同管理信息化的必要性

合同管理是一项系统工程，从时间上来看，合同管理贯穿项目始终，具有时限长的特点；从要求上来看，合同管理涉及各参与主体，对技术和协同能力要求高；从操作程序上来看，合同管理从拟定合同到合同落实具有一套规范性的操作流程，不仅步骤繁琐，还伴有不确定的因素；从内容来看，合同管理主要涉及的是合同当事人双方的权利和义务要求，其细则内容是广泛多样和具体的。

合同管理的这些特点也是合同管理重点和难点的体现，而合同管理信息化建设能够很好地解决合同管理中的重难点问题。合同信息化管理将合同管理划分成不同阶段、时段，通过信息化平台的搭建，对不同阶段、时段进行实时的追踪、记录，及时发现合同信息化管理存在的问题，做好反馈和改进，便捷了企业对合同管理的全面掌控。

1.2 提升合同管理信息化水平的对策

1. 加强合同信息化管理制度建设

合同信息化管理制度是合同管理制度的重要组成部分，加强合同信息化管理制度建设应从如下几个方面着眼，一是强化流程规范，具体是合同管理业务流程规范和技术规范，是对合同的细化；二是制定合同管理各环节如合同信息的录入、上传、审批等环节的实施细则，这些实施细则要符合合同管理各环节的标准和要求，同时也要做好合同留存、分类和归档等工作；三是加強合同风险管理机制建设，重点是做好风险管理机制中的风险识别、风险分析、风险评价和风险控制等环节，具体来说，在合同信息化建设中要有“绣花”的功夫，要加强对合同信息平台的管理与维护，完善合同风险预警机制和疏导机制，同时也要采取科学有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2. 加强合同信息化管理平台建设

加强合同信息化管理平台建设应从两个方面着眼，一是要建立统一的合同管理标准。标准化规范化是合同信息化建设的重要基础[2]，主要包括录入合同基本信息要完备精准，上传合同文件要符合格式要求，合同评审要避免形式化以及合同留存和归档要科学有效等。二是要建立操作简便的合同信息化管理系统，主要包括理清各子系统之间的逻辑关系，确定前置事务和后置事务；对复杂环节根据合同信息化管理要求进一步分解；将流程图引入到合同信息化管理中，将合同生命周期分解为若干阶段，完成每个阶段的管理任务。

3. 组建优秀的合同管理队伍

企业的竞争实质上是人才的竞争，组建优秀的合同管理队伍成为企业致胜的秘密法宝。组建优秀的合同管理队伍包括，一是提升合同管理人员的信息化意识，不仅要掌握合同管理的办法和标准，更要熟练掌握计算机操作和合同信息化管理平台的操作，因此，提升合同管理人员的信息化意识就是在完善合同管理人员的知识结构，尤其是完善信息化知识结构。二是强化责任意识。合同管理人员要强化责任意识，端正工作态度，立足本职岗位，同时培养自主学习能力，完善知识结构，积极提高自己的业务素质和工作水平。

2 合同资料的归档

合同资料的归档是合同管理的重要环节，在传统合同管理工作中，合同资料的归档是一个费时费力的工作，将信息化引入到合同管理中，能够最大限度地简化合同资料的归档工作。

2.1 信息化对资料归档的时限的控制

对合同文本和相关材料的归档实现具有严格的控制，有利于确保资料的完整性和规范性，也有助于增强合同信息的安全性、保密性。归档时限过长，合同管理人员会产生记忆偏差，会遗漏掉一些关键的材料，为后续工作的开展埋下隐患。资料长期滞留项目人员手中，不仅会造成资料的丢失，也因保管不善造成资料的破损，这就会增加档案部门接收的难度，会影响档案的有效利用。同时过度流转也会造成资料的泄露，尤其是项目报价等敏感信息的泄露，会给企业造成重大的损失。

因此，资料归档要严格把控合同的归档日期，按时归档。合同信息化管理平台发布归档通知，以合同发出时间为节点，自动向后顺延若干时间，如一周、一个月等，要求合同资料在约定时间内必须在合同盖章发出的约定时间段内收齐返回，超出约定时间，平台系统会直接关闭，自动终止合同，这也就意味着该合同的自动失效。若想解除终止，必须得到上级相关部门领导的批准，合同信息化管理平台将考核系统纳入合同系统管理中，晋升与合同归档绩效直接挂钩，系统如同一张张开的大网，促使资料的归档能够如期进行。

2.2 加强合同资料归档的举措

1. 加强软件和硬件建设

在当前的合同资料归档过程中，需要加强软件和硬件建设，为合同资料的顺利归档提供基础保障。首先是加强硬件建设。合同资料的归档离不开必备的硬件设施，如电脑、扫描仪、刻录设备、网络等，因此企业需要加大资金方面的投入，确保合同归档硬件设备的齐全配备，建立信息使用主体与合同归档部门的高效连接。其次是软件建设。软件建设一方面要选择合适的归档系统，另一方面要做好系统的升级和兼容工作，维护管理平台的正常运行。

2.建立统一的合同资料归档流程

合同归档是档案管理的重要组成部分，目的在于实现合同档案资源利用的最大化[3]，因此，必须建立起一套统一的合同资料归档流程，该流程包括，一是对合同资料的整理、统计以及服务标准等进行统一规定，作为今后合同资料归档的标准程序；二是提高信息的使用率，对合同资料归档信息进行合并统一管理，加强信息资源共享平台建设，确保合同信息在平台上实现信息资源的有效共享。

3.加强合同资料归档的数字化建设

加强合同资料归档信息化建设主要分为三步，第一步是搭建系统桥梁，搭建联网的数据交换借口，实现信息的有效录入、传输和归档，并接入档案管理系统，实现合同资料归档的数字化管理。第二步是下载转存数据，对因技术等原因造成的数据交换口无法连接的情况，可以采取权宜性的手段，将电子合同资料直接下载，采用原文管理的方式转存到合同资料归档系统。第三步是扫描数据，通过扫描、拍摄等方式将纸质合同资料转化为电子信息，实现合同资料归档的数字化管理。

4 结语

合同信息化建设被列为企业重大的发展战略，关乎企业的经营成败。管理和归档是合同信息化建设的的两个重点，因此，在信息化时代，必须采取相关措施做好合同信息化管理与合同资料归档工作。

参考文献

[1].林玲.浅谈企业合同信息化管理[J].福建建设科技，2015（03）：102.

[2].战玥.通过合同管理的信息化提高合同管理水平[J].现代经济信息，2012（08）：61-63.

[3].陈晓悦.加强合同档案信息化管理的作用及措施[J].黑龙江科技信息，2017（15）：263.

作者简介

曾晓莹（1981-），女，广东省河源市，大学本科，中级，研究方向：事业单位档案管理endprint