程成

摘 要：随着我国社会经济的发展和教育改革的推进，大学生就业问题逐渐成为社会关注的热点话题，然而，在大学生就业过程中发挥重要作用的毕业生档案却没有引起足够的重视，高校毕业生档案还存在收集整理不完善，档案流转不规范，档案信息局域化等问题，给人力资源服务中心的毕业生档案管理工作也带来了许多困难。本文通过分析毕业生档案管理过程中存在的问题及其原因，提出完善人力资源服务中心毕业生档案管理工作的有效途径，以期探索在新形势下毕业生档案管理的发展趋势，建立健全档案管理模式，提高现代化档案管理水平，从而进一步满足现代社会的发展需要。

关键词：人力资源服务中心；毕业生；档案管理

毕业生人事档案由学籍档案转变而来，是毕业生个人信息的重要载体，全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的重要依据。近年来，涌入社会的大学毕业生越来越多，全国各地的人力资源服务中心接收到的毕业生档案也越来越多，在管理大学毕业生档案的过程当中出现了很多的问题。因此，不断加强人力资源服务中心对毕业生档案的创新管理，提高管理水平和质量，对人才资源开发乃至社会经济发展都有十分重要的意义。

1 毕业生档案管理工作中存在的问题

（一）各高校档案收集整理不规范，装订难

由于毕业生档案来自不同的高校，学生档案的收集整理不严格、不规范的现象较为普遍，不同学校所使用的档案袋不统一，档案资料所用的纸张材质、大小也各不相同，因此人力资源服务中心的档案管理人员在整理这些学生档案时，出现了装订难的问题，在存放档案时，出现档案袋入柜难的问题，这给人力资源服务中心对毕业生档案的管理效率和工作质量造成了很大的影响。

（二）每年毕业季档案集中到达，录入难

近年来，涌入社会的大学毕业生越来越多，高校毕业生档案也越来越多，每到毕业季，集中移交到人力资源服务中心的档案更是数不胜数，这时候，人力资源服务中心档案管理工作人员配备不足的情况就更加明显，加上目前人力资源服务中心的档案信息化管理水平不高，造成毕业季高校毕业生档案录入难的问题。

（三）档案信息局域化，共享难

目前，大部分毕业生的档案是直接由学校移交到毕业生户籍所在地的人力资源服务中心，而很多毕业生并没有回到户籍所在地的人力资源社会保障局报到，导致他们的人事档案被弃置，还有很多毕业生在档案被转回户籍所在地的人力资源社会保障局以后就不再管了，导致他们的人事档案不能及时更新，造成在人力资源服务中心里，出现大批被遗弃或丧失真正价值的毕业生档案，给档案管理带来极大的不便。

2 毕业生档案管理中存在问题的原因

（一）高校对学生档案的管理体制不完善

大学生毕业前档案的整理、保存是由各高校来完成的，但大多数高校没有按照“分级管理、分级负责”的原则，导致毕业生档案的收集整理不标准、不规范。在毕业生档案的转寄等方面的工作也不尽完善，一些学校允许学生将档案自行带走，在此过程中就可能会发生自行拆封档案袋的情况，后期毕业生到人力资源服务中心报到或者办理接转档案的时候，还会经常出现代办的情况，给人力资源服务中心的后续管理造成困难。

（二）毕业生本人对人事档案不重视

随着市场经济的发展和人才流动外部环境的逐步宽松，组织人事政审工作相对减少，不少毕业生就认为人事档案的作用不大了，一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的大学生，更是抱着一种人事档案可有可无的态度置之不理，殊不知将来政审、调资、出具证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，导致毕业生档案内容不能及时更新，甚至出现大批弃置档案，给人力资源服務中心的档案管理带来了混乱。

（三）档案管理信息化水平相对落后

目前，人力资源服务中心的档案管理仍然以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有大批新的毕业生档案及材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力来考虑开发档案的卷内信息。即使使用计算机管理，也仅限于名字和档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低下等问题。

3 完善毕业生档案管理工作的对策与措施

（一）提高毕业生档案的信息化管理水平

第一，人力资源服务中心档案管理部门的工作人员在最初接收毕业生档案时就要把毕业生档案中的相关信息都录入到计算机的档案管理系统中；第二，在平时对毕业生档案的管理过程中，如果有毕业生提取过存档档案或者在这期间又提交了后续档案材料等，档案管理人员应该在计算机的档案管理系统中及时对存档的学生档案进行增减或修改；第三，人力资源服务中心的财务和主管部门都要提高对毕业生档案管理工作的重视程度，加大资金投入，加强硬件和软件的完善，实现人力资源服务中心档案管理的信息化建设。

（二）充足人力，增加档案管理专业人员

一是根据实际需要，适当的增加人力资源服务中心毕业生档案的管理人员，积极引进专业的管理人才，真正解决毕业季档案集中到达，录入难的问题；二是加强对学生档案管理人员的信息技术培训，提高档案管理人员的专业素养和业务水平，只有档案管理人员成为具备熟练的信息技术水平、丰富的工作经验以及全面的专业素养的全能型人才时，才算是档案管理人员的综合素质和专业素养得到了整体的提高，才能够加快实现毕业生档案的高效管理。

（三）强化档案流转过程的规范性和严密性

一方面要建立健全档案管理工作的责任追究制度并严格执行，严格按照相关的手续和流程把毕业生档案管理的责任追究制度落实到位，对于档案流转过程当中出现的违规行为要严肃处理，追究责任。另一方面，人力资源服务中心要提高档案管理效率，减轻工作压力，提高服务质量，就要加强对毕业生档案管理工作的宣传力度，提高高校和毕业生对人事档案重要性的认识，从而提高对档案的重视程度。

（四）进一步完善档案管理方式

要想实现对毕业生档案管理的规范化，就要实现档案管理人员对档案管理方式的统一化，实现档案管理的一致性、规范性。档案管理人员可以根据时间来对毕业生档案进行归类，如果毕业生档案数量很大的话，还可以采用分级分类的方法进行归类，如可以先将档案按照档案所投的时间归一次类，再根据档案的来源地区进行二次归类，从而方便查找。在完善了档案管理方法之后，人力资源服务中心对毕业生档案的管理工作的效率和质量就能得到很大的提高。

4 结语

随着经济社会的快速发展和高等教育水平的不断提高，对毕业生档案管理工作的要求必将越来越高，人力资源服务中心作为毕业生档案的管理部门，只有坚持不懈的创新与发展，在新形势下探索完善毕业生档案管理的有效途径，建立健全档案管理制度，建立高效的档案管理模式，加强对毕业生档案管理重要性的宣传，不断提高人力资源服务中心毕业生档案管理工作的效率和质量，才能使毕业生档案发挥其真正的作用，为社会人力资源建设提供更加有效的保障。

参考文献

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