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如何做好煤炭企业采购业务内部控制

2017-10-19聂爱侠

今日财富 2017年32期
关键词:采购计划煤炭企业物资

聂爱侠

我国煤炭资源丰富,煤炭储存量位居世界前面,煤炭是国民经济发展的基础能源,与人们的日常生活、生产息息相关。采购是企业生产、销售、供应的第一道环节,采购业务直接关系到企企业内部供给平衡。加强煤炭企业采购管理,可以有效的降低企业生产成本,提高企业经济效益。本文主要分析了煤炭企业采购业务流程以及如何加强煤炭企业采购业务内部控制。

一、煤炭企业采购业务流程

采购业务主要是满足企业正常生产需求,从市场上获取企业产品所需的生产资源,从而维持企业正常的经营活动。煤炭企业作为一般的市场主体,采购流程如下:第一,递交采购申请书。企业各个部门根据生产需求向企业的财物部门和物资供应部门递交采购申请书。第二,拟定采购方案。采购申请书批准以后,财物部门按照生产量和需求量制定采购方案,并将采购方案递交企业决策层审批,审批通过以后才能制定采购订单。第三,根据采购订单确定供应商,签订购物合同。煤炭企业所需的物资比较多,所以涉及的资金比较多。采购订单确定以后,面向公开招投标,从中选择信誉好、质量过硬的材料供应商,并与其签订订购合同,合同中要明确双方的权利义务。第五,按照合同要求,供货厂家按期将材料物资供应给煤炭企业,材料到货以后,采购部门对物资进行验收,验收合格以后才能登记入库,并与供应商结算。与一般的采购活动相比,煤炭企业采购业务有自己的特点: 煤炭企业采购的物资没有原材料,一般都是煤炭生产过程中所需的辅助机械设备、生产工具和材料;其次,每天企业的采购物资相对来说比较稳定,指需要按照生产所需物资的种类和数量采购。

二、如何做好煤炭企业采购业务内部控制

(一)加强对采购合同的审核。采购合同是维护企业自身利益的有效保障,在制定采购合同的是要根据采购计划确定采购供应商、采购价格、采购方式等作出详细的说明,明确采购合同双方的责任和义务,并按照权限签订采购合同。在审核采购合同的时候,如果出现一些复杂的法律关系,要及时咨询法律专家,并组织煤炭企业的管理者对其进行严格的审核,从而根据企业实际履职情况,对合同中没有明确的地方进行补充,如果发现合同中侵害了企业的利益,也要及时修正,以免造成合同纠纷问题。

(二)建立有效的采购业务控制制度。根据煤炭企业采购业务流程要求,煤炭企业必须建立物资采购内部控制制度。首先建立物资材料采购业务监督小组,由企业主管领导担任组长,生产、技术、财物、采购等多个部门领带成为监督小组的成员。监督小组制定物资采购内部控制制度,并对采购部门的业务进行日常监督。物资供应部门制定月、季、年采购计划书以后,采购业务监督小组要及时审查计划书,检查计划书是否与财务部门编制的所需生产物资计划书一致,是否与财务部门审核的预算一致。只有通过监督小组批准以后,供应部门才能按照计划执行。

(三)做好市场调研。采购管理人员根据煤炭企业日常生产过程中所需的物资材料的市场分布、生产厂家、价格等情况进行综合性调查分析,对所有物资材料的价格、质量、交货情况以供应商的资质、经营情况等进行综合考核和评估,根据评估结果,及时更换和淘汰供应商,并经过采购业务监督小组的审核以后,及时更换企业的供应商。此外,还可以通过计算机信息技术,建立物资材料信息平台,将采购计划信息与企业库存变动信息、物资结算信息等信息反映在企业的信息平台,采购部门管理人员根据这些信息及时了解企业的物资使用情况,从而根据物资变更情况及时采购物资材料,确保生产顺利进行。在物资采购招投标过程中,煤炭企业必须根据市场变化和采购计划制定相应的招投标计划,大宗物件可以采用招投標的方式,制定招投标的范围、标准、实施程序,确保招投标的公平公正。小件的物品可以通过电子商务的方式进行采购,如今电子商务发展如火如荼,而且物美价廉,产品种类丰富,通过网络的方式也是解决采购有效手段。

(四)提高采购业务人员的综合素质。采购业务人员是采购工作具体的执行者,如果采购人员的综合素质低,在工作中,为了个人利益出现以权谋私,欺上瞒下徇私舞弊,那么势必会给煤炭企业带来巨大的经济损失。所以,煤炭企业要加强对采购业务人员的管理,定期对采购人员进行业务培训和思想政治教育,倡导诚实守信、爱岗敬业、积极奉献的职业精神和社会责任感,不断提升采购人员的综合素养,降低采购过程中人员操作风险。其次,煤炭企业要加强风险防范意识,根据采购业务流程制定相应的风险防范意识。制定采购管理制度,采购人员必须按照管理要求工作,严禁采购人员收取商业贿赂。要求采购人员签订自律承诺书,防止采购过程中采购人员徇私舞弊。

三、结语

煤炭企业加强对采购业务的控制,能有效降低采购过程中存在的业务风险、操作风险、管理风险,明确采购职责,让采购人员相互监督,防止采购人员侵吞企业内部资产等违法乱纪现象的发生,从而确保煤炭企业的利益。

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