王海艳

摘要：我们所处的时代，知识经济繁荣，信息产业发达，在这种背景下，现代企业档案系统管理也发生巨大的变化。为了适应产业经济发展形势，与科技发展同步，档案管理走出传统实体管理的局限，逐渐向网络信息化管理的方向发展。之所以大力开展企业档案网络信息化建设，究其原因有两点，一是与时代经济发展的步伐保持一致，适应飞速发展的科学技术。二是促进企业管理模式更加完善和规划，传统粗放式管理已不适应形势的发展，集约化管理模式占据主导地位，企业档案管理为了与国际接轨，网络信息化建设是不可缺少的内容。从企业的角度来看，档案管理非常重要的，在科技飞速发展的今天，档案管理实现多元化管理，网络信息化管理得到企业的认可并逐渐推广。作为信息资源的重要组成部分，在人类文明与发展的历程中，档案管理的作用十分突出，具有承前启后的功效。档案管理业务必须做到与时代同步发展，只有对档案资源实施有效的利用，企业才会更具发展动力，为社会发展提供更加全面、完善的服务。

关键词：企业档案管理；技术；网络信息化；开发

前言

随着企业逐渐走向现代化，网络技术被纳入到档案信息管理中来，以传统档案管理为基础，把计算机技术融入管理中来，使管理范围内的多个档案管理实体相结合，构建统一的档案管理体系，并进行有效的组织和加工。档案是重要的历史记录资料，不论是企业还是政府机关、事业单位都离不开档案管理，从档案管理的形式来看有多种，图表、数据、文献承担主要载体的重任。网络信息化的档案有其不同之处，是一种可以通过网络实现共享的信息资源，体现形势除了信息外还可以采用多种载体形式，换言之，这种档案信息涵盖的内容较为丰富，与档案载体相关的信息资源都属于管理范围，档案的内容更加全面和完善，真实性和可靠性更高。由于我国社会形态不断变化，经济和科技发展的速度较快，在这种背景下档案管理模式已走出传统管理模式，向着信息化、网络化、数字化的方向发展，档案资源得到更好的开发，功效更加突出，在多种组织机构办公作业中起到举足轻重的作用。

一、档案管理实现网络信息化是发展的需要，其现实意义和价值重大

由于工作效率的提升，以及工作节奏的加快，档案管理网络信息化显得尤为重要。传统的集中立卷已被淘汰，对文件要随时处理。归类集中的工作方式必须要改变，需要随时进行补充，避免出现资料堆积的情况。要及时对文件进行归类整理，在进行资料检索时可以更加方便快捷。不但可以设置模糊检索功能，还可以增加高级检索，使检索和查询的速度得以提升。值得一提的是建立网络资料库，可以实现远程查询，使异地资料查询变为现实。另外如果企业档案管理采用了网络信息化的模式可以使管理人员的工作量下降，可以快速插入文件，工作效率显著提升。

档案管理向网络信息化的方向发展需要在媒介的基础实现，而信息产业技术作为重要最主要媒介需要有计算机和网络硬件平台等设备和渠道，才能把功效体现出来。其现实意义和价值明确，即档案管理走出纸质管理时代，逐渐现实信息化形态的整合管理模式。档案管理的实用性更高，可靠性更强，具体表现在以下四个方面：

（一）保障档案保存完整

处于网络信息化的档案管理，可以把高科技手段应用于其中，现代办公作业中的扫描仪、数码影像等设备成为管理的工具，扫描后的图片经过与原档案对比，可以使档案文件内容更加完善，摆脱纸质档案管理的复杂和繁琐，不会出现丢失、遗漏、腐烂等情况。

（二）工作效率显著提高

档案管理经过传统的纸质管理阶段，随着时代的发展转化为微机网络化，原来的立卷形式的管理方法已逐渐被淘汰，实时文件归档管理形式成为主导，这种管理模式使工作量显著降低，更加利于及时查找漏洞，弥补不足。例如插入功能的应用，可以把办公所需的其它信息或文件纳入管理中来，更好的满足办公需求，使档案管理的工作效率和质量显著提高。尤其是增强了检索功能可以使办公作业更加快捷，具有事半功倍之效。

（三）档案文件的调用更加方便，实用性更强。

在实施档案管理网络信息化之前，需要调用办公档案文件时，先要查阅档案记录簿，确定档案所在的范围后才能调出。但是如果处于网络信息化形态下，需要调用档案时操作更加简单快捷，可以利用模糊搜索、结果查找、高级检索等功能，在最短的时间内找到所需档案资。采取这种档案管理模式后，档案使用不但体现出实用性和便捷性，更主要的是可以对档案进行远程管理，调用更加方便，使档案的作用得到充分发挥，价值更加显著。传统的纸质档案管理存在较严重的弊端，容易出现发霉发黄的问题，字迹也会变淡甚至模糊不清，难以维持原貌，不利于长期保存。但是网络信息化却可以解决该弊端，档案员需要對档案进行录入时，以扫描为主，对于扫描出的图片还要进行必要的修整，可以使档案的原貌不受破坏，根据工作需要快速查阅档案内容。

（四）采用分级管理和权限设置的方式可以提高档案的保密程度

在档案管理上采用网络信息化形态这种模式，为了实现保密要求，可以设置登陆查阅权限。权限设置的优势主要体现在两方面，一、明确使用级别，对使用者做出权限限制。二、可以把使用情况记录下来，掌握使用者的登陆时间以及查阅和调用的文件。

由于对使用者设定了不同的使用权限，可以最大限度的保障资料的安全性，避免完整性被破坏，档案管理的工作人员在在使用文献资源的基础上，可以掌握资料的使用情况，了解和掌控档案的执行情况。电子版档案要有完善的管理制度，明确规定操作人员的登陆时间，并对操作方法和权限有详细说明，工作人员在操作时不得违反制度的规定。如果出现违规行为或者责任事故则要进行惩处，要做到有法可依、有章可循，这是档案管理走向规范化的前提条件。

二、在档案管理网络信息化建设进程中出现的问题

处于网络信息化形态之下，同样会有各种问题出现。档案文件的存储上，多以光盘、磁盘或U盘等工具为载体。资料以数字化代码的形式存在，并在媒介、计算机软件或网络硬件平台上。由此可知档案管理实现网络信息化虽然有很多优势，例如使用方便，实用性强等，但是从安全角度上来看，必然要受到人为因素和自然因素的影响。

对于一个企业来说档案管理是极其重要的，要把真实的信息保存下来，为企业发展决策提供参考和依据。但是如果档案失去完整性和原始性，必然会失去价值和意义，既然不具备原始性，依据不复存在。电子文件在形成和传输过程中是否被人为改动，判定的难度很大，作为电子版的档案保存是以计算机为载体，有其特殊性，存在不足和漏洞。档案经过工作人员的录入后形成数字信息，并具备了从某一载体传向另一载体的功能，在这个过程中有可能出现安全问题，文件丢失或损害的情况时有发生。另外要注意的是计算机比较是机器设备，一旦硬件出现故障会破坏文件，使用者无法查阅。外界很多因素会对电子版档案造成影响，导致不能正常使用。计算机保持正常状态需要较高的条件，灰尘、强光、高温或低温都有可能影响甚至损坏计算机，导致发生档案丢失的事故。除了这些常规问题外，黑客攻击、病毒入侵的危害极大。纵观互联网，内容极其复杂，有很多黑客潜伏，他们利用高科技手段来盗取信息，所年来木马和脚本病毒屡屡出现，导致档案信息丢失和被盗取的情况时有出现，档案管理的安全性受到威脅。作为管理人员要有强烈的责任感，不得随意更改密码，更禁止泄露内部信息，要提出操作水平，避免由于操作不当导致硬件设备和软件系统出现故障，丢失档案信息。

（一）电子档案本身所出现的问题

如果档案资料被收录到计算机，则资料以数字信息的形式存在。数字信息可以在不同的载体间传输，而传输的过程中出现问题的可能性较高，信息在此阶段容易丢失和损坏。另外如果计算机自身出现故障，硬件或软件出现问题，电子档案的内容可能会改变而出现乱码，失去查阅和使用价值。

（二）外界原因所出现的问题

外界破坏因素较多，例如灰尘较大、光线过强、温度过高或过低等原因都会引发计算机故障，严重时会破坏和丢失档案内容。另外技术问题也是问题的主要原因，最典型的是黑客攻击和病毒侵入。不法使用者利用互联网的漏洞和高科技手段，为了达到不可告人的目的非法侵入计算机后盗取信息。除此之外计算机病毒不断升级，最近几年来此类事件层出不穷。当储备档案信息的计算机被侵入后，档案信息则失去安全性。

（三）由于管理方面所出现的问题

如果管理不够严密，则会引发两种情况，一是档案信息被泄露，二是计算机操作系统被破坏。某冶炼企业对于档案管理没有引起足够的重视，缺乏有力的管理措施，管理人员玩忽职守，导致档案管理系统密码被人为泄露。除此之外档案管理者能力较低，不能熟练使用计算机，设备和软件系统不能兼容，导致档案管理系统崩溃，大量数据丢失。

三、档案管理网络信息化的要采取的重要举措

（一）提高档案信息安全程度

档案信息化管理必须要保障安全性，否则将失去档案使用的价值。只有保障安全程度，才能使网络信息化建设得到更好的发展，保障开发效率和质量。由此可知，档案管理必须要做好安全工作，安装有铲的杀毒软件，并设置较高级别的防火墙，同时还要做好维护工作，定期检查电脑并进行杀毒操作，严防病毒。除此之外数据载体也会出现物理故障，设备也可能出现技术问题，作为管理人员要承担起责任，对载体和设备采取检查维护等措施，把发生故障的可能性降到最低，可以有效的避免事故的发生。另外要重视并做好档案数据资源和文献资料的保密工作；制定严格的管理制度，要档案管理网络信息化建设中遵循制度和规定；为了避免出现人为破坏，可以采取密码管理的方式，进入系统进行操作的人员都必须通过验证，可以有效的避免蓄意破坏行为的发生。

企业对档案管理极为重视，这是由于大量的信息资源在档案之中，其价值和作用是不能用金钱来衡量的。为了实施有效的档案管理，企业投入大量的时间和精力、资金。在档案管理中要运用法律武器来保护档案，档案信息需要进行交流使用时，作为参与者要签署保密协议，严禁信息外泄或用于个人谋利。企业要认识到档案管理的重要性，即使信息并不重要，也不要上传网络，不允许无关人员下载。对于把档案内容发给他人阅读的行为更要严厉禁止。企业要形成档案知识产权意识，认识到如果信息资源被非法盗用，企业所面临的经济损失是巨大的、难以挽回的。

（二）软硬件设施配套

要不断的进行研发，根据本企业档案管理情况开发软硬件设施，使档案信息化的进程不断加快。在软硬件调教要与配置与档案管理信息化相适应，这是企业档案信息化建设的必要条件。企业和组织机构在进行档案管理软件开发时，要结合本部门或本行业的实际情况，软件要具有针对性和专业性。企业在档案信息化管理中必须要有相应的软件、硬件基础设施和环境，包括信息调整公路、宽带网、局域网等基本条件，还要有配套的设备，例如交换器、路由器、储存设备、服务器、操作系统等，除此之外还要有安全系统为保障，并构建数据库管理系统。

（三）打造一支技术团队

不论哪个行业的发展都需要以人才为基础，众所周知，人才是最重要的先进的生产力，我们处于知识经济时代，人才的重要性已得到验证。档案管理经过长期的发展，传统的纸制模式已经不适应时代的发展，信息网络化应用成为发展的必然趋势，在这种情况下，档案管理工作也随之变得复杂，科技含量显著增加。从目前的形式看，网络信息化档案管理人才较少，人力资源严重不足。之所以出现这种情况，是由于在档案信息化管理中，有大量的信息需要处理，并要进行技术研发，计算机编程等，这些工作都需要大量的专业人才来完成。这些人才要有较高的个人素质，专业能力较强，知识储备达到要求，可以满足现代化档案管理的要求，使档案管理实现标准化、规范化。由此可知，企业当务之急要构建专业技术强、能力过硬、个人素质高的队伍。作为档案管理人员，必须具备一定的计算机知识，能够熟练的操作计算机，用途档案档案管理工作。除此之外，身为档案管理人员，必须提高职业素质，切实负起责任，保持健康良好的心态，投身于网络信息化档案管理工作中来，满足该项工作的所有需求。

信息化的管理方式需要很多这类的人才对信息做处理，信息网络化进行档案管理的难度并不小，对于当代网络信息化的管理来说，管理人员的结构不能够过于单一，否则将无法满足信息化管理的要求，由于网络信息化的管理方式需要处理大量的信息，所以可以研发新技术、为计算机编程以及录入电子档案数据、分析与研究的人员都必不可少，另外对数据库的生产和维护以及计算机的软硬件人才也非常需要，同时对于这些管理人员综合素质的要求也更高，为了使这些目的得到满足，企业可以设立一个专门的队伍，队伍中的管理人员能够具备高素质的管理能力同时还可以满足其他的技术要求，将这样的队伍与网络信息化管理有力结合，使网络信息化的管理方式发挥至最大的功效。

四、小结

总之，档案信息管理的工作任务在现代企业管理角度看来十分艰巨，并且责任重大。这是因为当前信息产业技术盛行，企业必须在满足市场需求的前提下，还要兼具满足自身所处发展环境下的各项建设作业进程的开发技术需求，以此才能实现稳定经营与健康发展

对企业来说，档案管理网络信息化是一项极具挑战的艰难任务，随着网络的发展，网络信息化管理是档案管理的必然趋势，更多的纸质档案会被网络信息化所替代，对网络信息化所存在的不足之处有了清晰的认识并及时的改正会提高企业的工作效率，管理企业档案中的网络信息化管理模式也将得到更好的发展，创造出更高的企业经济效益，对企业和整个社会的发展都起到强有力的推动作用。

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