习白羽

摘要：在当今企业单位日常辦公和管理过程中，为了追求更加方便快捷的办公手段及工作效率，现代信息管理技术就深入了人们的工作生活中。如今，档案管理及其相关内容的保护技术已经在时代浪潮下逐渐分化成纸质档案与电子档案这两种形式。本文主要内容就是对这两种档案保护技术之间的关联和差别进行初步分析，并以时代发展进程为依据，深入思考了两者之间技术手段的联系。

关键词：纸质档案；电子档案；保护技术

一、简介

在阅读本文内容之初，希望各位读者可以认识到：在档案保护技术这一层面，无论是基于纸张文字还是归于现代科技，只要其作用是起到保护档案的作用，那么它就可以归于档案保护工作类别中。

（一）纸质档案及其保护技术

纸张是人类文明史中，最重要发展进程阶段所使用的信息传播媒介，时至今日仍旧作为信息记录手段中的一种被广泛使用。犹记得在人类文明有着强烈传承思想动力时期，纸张的兴起逐渐代替了古人书写时所用的竹简、丝帛以及动物外皮等不易书写的物件。为什么纸张能够在历史进程中被传承下来呢？根据以往的资料记录我们不难得出结论。

在过去所使用的纸张物质组成部分中，植物纤维素占据了极大的比重。而分析纸质书籍在不利于存储的外部环境因素中，例如区域间差距较大的温度、空气中的湿气比重以及储存环境中的各种具有腐蚀性的化学因素等恶劣情况下，都能够基本完整的保存下来的原因，植物纤维素在这其中起到的作用功不可没。研究表明，植物纤维在恶劣自然环境下，可通过自身所特有的净化功能将腐蚀因素排除在外，起到保护文字的功能。

基于传统纸张文字保护功能，再结合现代档案保护思想，我们可以惊喜的发现，在现有的纸质档案保护工作中，所有的对外部环境不良因素的防护工作都已经基本成熟，并且在对档案内的文字整理或其他技术方面的管理手段也都已经形成了一定的饱和状态。所以，在面对现代纸质档案的整理工作时，我们几乎可以说是不费吹灰之力。

（二）电子档案及其保护技术

现代化社会工作进程的最基本要求就是凡事都要讲究高效。这一点就是现代信息管理技术飞速发展的主要推动力。相比于过去的社会形势，人类文明的成果在时间推动作用下不断积累的过程中，人们想要留住的经验、想要记录的史实越来越多。从长远发展的角度来看，纸质档案从某种范围中已经无法再满足人类对记录的需求及效率了。所以基于表现形式这一方面，对于许多正在事业上升期间的企业和工程行业来说，电子档案在输入及调取方面的优势，更加适合企业的记录需求。

但是，电子档案相比于纸质档案，两者之间的区别不只是表现形式，在相对保护技术手段的表现形势上也有着极大的不同。

电子档案相对于现实世界，具有一定的虚拟性条件，这也就说明，只要档案内容在一定累计程度范围内，档案的保存和移动就基本可以做到随时随地，只要有端口及显示条件，就无论何地都能够读取。但相比于纸质档案，电子档案的防护性，或者说丢失的渠道范围更大。不过再大，也只是局限于互联网范围内，只要定期完善电子档案在不同阶段中的保护程序，就能够将档案存在的风险降到最低。

二、纸质档案与电子档案保护技术的联系和区别

经过上文对两种档案保存方法的分析，我们可以从中找出两者之间的关系：

（1）就前文所描述的档案存储的表现形式层面来看，两种档案的存储从存储用途来讲具有同样的效用。在具体的档案信息目录排列及内容格式层面，对两种档案都有着同样的整理模板要求。区别只是在于基本的存在意识形态。一个完全显于实质，另一个则需要依靠显示设备来查看。

（2）再从两种档案的保存形式来看，纸质档案基本都是存于企业或单位设定的专用保管区域内，电子档案则是存于移动存储设备中。出于最基本的保护思想，这两者都要对其本质内容进行一定范围的复制行为。以保证在档案本体出意外时，其复制品也能够维持正常工作，这就是两者之间相同的地方。而不同之处则在于，纸质档案的复制品也多为纸质档案，而电子档案则会被档案管理人员以多位数存放于不同的数据空间中。

（3）最后从档案存储的长远发展角度考虑，纸质档案的优势是经过时间推移认证的，其在文字保护技术方面的技术手段已经非常成熟。相对来讲，就现在的互联网技术水平发展程度而言，电子档案如果想要做到像纸质档案一样的超长期保存性基本是不可能的。因为就人类的技术发展速度而言，难保在几百年后互联网领域会发生变革。基于此种考虑，许多企业在将档案存于电子设备中时，依旧要用纸张记录进行双重保护。

三、数字时代纸质档案与电子档案并存

（一）正确处理纸质档案与电子档案的关系。

解决好电子档案与纸质档案之间的关系，要从两个方面考虑。

（1）对利用率高、载体状况不理想的纸质档案进行数字化（电子化）。电子档案的信息与载体的可分离性决定了它具有可以多次利用而不会对档案寿命产生影响，以及可以实现资源共享等优点，而纸质档案的频繁利用则会对档案载体的安全产生很大的损害，此外，电子档案存储的高密集性特点也能有效地解决日益增长的档案数量和有限的保管条件之间的矛盾。因而，对纸质档案进行有选择的数字化不是为一种现实和稳妥的方案。

（2）对具有重要和长远查考利用价值，尤其是可能具有凭证作用的电子档案要纸质化。电子档案的载体在目前的技术条件下仍显得较为脆弱，对环境的要求比较苛刻，而且，由于电子档案的信息与载体的可分离性特点，电子档案的信息更容易丢失，电子档案的真实性和原始记录性更难于保证，因而，对电子档案的纸质化也具有十分重要的现实意义。所以，正如上面的两个方面考虑，要做好这两项工作，必须对档案的价值有准确的认识，对档案的需求特点有清晰的了解，还要结合本单位的实际情况。

（二）纸质档案与电子档案的长期共存

目前我国办公自动化尚未普及，且电子档案存在自身难以克服的局限性，而纸质档案由于是档案的原件，具有不可替代的法律的凭证作用，这一优点决定了它不可能推出历史的舞台。因此可见，在相当长的历史阶段，纸质档案与电子档案将长期并存。

四、结语

从最根本档案保护技术存在的意义来看，正如前文所讲，只要能够起到保护作用，就属于是有效的保护措施。但对于企业或相关单位来讲，如果想要更加稳妥的保护重要文件及其存入内容的完整性，就一定要结合现有的档案保护技术手段，在两种技术之间找寻双方优势，取长补短，互相配合，将档案保护技术手段不断更新，以达到更完美的保护作用。

（作者单位：云南省林业调查规划院）endprint