白惠芳

摘 要：清远市社保局通过加强软环境硬治理工作，注重计算机系统维护升级，规范档案的使用管理，使计算机技术在人力资源社会保障档案管理工作中发挥重要作用，提高了档案工作者的素质，实现用制度管人，用计算机管事的目标。

关键词：计算机技术；档案管理；现代化水平；工作者素质

计算机技术的迅猛发展为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，利用计算机技术对档案信息进行管理，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优势，极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，是档案的科学化和正规化管理的重要条件。由于应用时间和条件局限，目前我市社会保障部门的档案计算机管理仍旧处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。如何实现档案的计算机应用管理，已成为一个重要课题摆在我们面前。

一、档案管理应用计算机技术是人社系统档案现代化发展的要求

目前，计算机技术已逐渐应用于日常的档案管理工作中，首先是在档案检索工作上，利用计算机的超大容量和运算快捷的特点进行档案分类与快捷搜索。其次，将传统的固态档案录入计算机，实现数字化档案馆。人社系统的档案规范整理和应用计算机技术后，机关、企事业单位以及所有参加养老保险、医疗保险的公民都能利用计算机和网络来传递、储存、查找检索和利用信息，信息的存在形式也由原先看的见、摸的着的形式转化为电子档案。作为人社系统的档案工作者，应当顺应新形式要求的工作思想和现念。因此，我市人力资源社会保障局从2011年11月开始就将计算机技术与我市人社系统档案工作中的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，设计制定了《清远市人力资源社会保障档案管理系统建设技术方案》，通过升级改造，规范隔离了档案收集、整理、归档等流程，建立电子档案数据库，方便各类档案信息的存储及检索。

二、计算机技术管理档案是人社系统提高服务理念和水平的要求

近年来，人力资源社会保障事业服务理念和水平发生了巨大变化，人社系统队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。运用计算机技术进行档案管理是进行现代化行政办公和重要手段，使用数字平台、网络技术和建立在其它的管理信息系统软件进行档案的信息化管理，促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设具有引导和推动作用。随着我市经济以及各项事业的发展，人力资源社会保障部门对档案工作的要求也越来越高，要搞好新时期档案管理工作，需要把计算机技术作为推动我市人社系统档案工作上新台阶的切入点，在日常工作中，不断加强学习，灵活运用计算机技术把档案整规范和管理好的同时，通过对需要办理人力资源相关业务申报资料进行登记、修改、删除，输入登记后这些信息将作为电子档案为整个人社系统提供共享资源，使各业务部门在办理业务时都可从中获取相关信息，更好地为清远发展服务。

三、计算机技术管理档案，有利于提高人社系统档案工作现代化水平

运用计算机技术进行档案管理，是档案从业人员日常工作的一种崭新思维方式，在这种意识下，工作人员尽可能通过应用计算机技术来分析问题和解决问题，使计算机技术成为档案工作的一种重要甚至是首选的工具或手段。作为人社系统档案工作者，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而，现行的档案管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些负责档案工作的领导对计算机技术在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望，从而导致档案管理队伍中现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案管理水平很难有实质性的提高。鉴于以上状况，在信息化高速发展时代，强化人社系统档案工作人员特别是档案管理领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作是至关重要的。这种意识的形成，不仅需要一个过程，更需要以多种途径或方式逐步实现。

四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质

随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是当前的重要任务，而档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。在信息观念日益增强的市场经济环境中，新知识、新技术、新事物层出不穷，而档案管理工作人员还存在着知识结构老化，服务技能单一现象。只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能参与档案管理业务升级并起到积极的促进作用。档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。因此，必须调整档案管理人才培养方向，增强档案人员的学习意识和时代意识，提高掌握计算机技能水平，以促进档案管理人才队伍知识结构的改善和优化。在人力资源社会保障事业活动中，人社系统档案工作人员不仅要达到政治素质过硬，档案业务精通，还要求熟悉档案信息保护技术，同时应当具有有效利用现代工具开展工作的能力，实现从传统的档案业务型向复合知识型方向转变。因此，要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之不断更新自身的知识结构，以适应科技社会对信息的要求。也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量。

总之，随着计算机技术的普及和发展，计算机技术在档案管理的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的發展，人社系统档案管理工作应当培养造就一批具有科技前沿水平的高层次的档案人才队伍，不断更新知识，以适应新时期人力资源社会保障事业发展的需求。

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