胡娜

（中国石油青海油田采气三厂，甘肃 敦煌 736202）

【摘要】信息时代，办公自动化、档案电子化在便捷了文秘工作和文书档案管理工作同时也带来了诸多挑战与风险，文秘工作形式、内容都发生了重大变化，给文秘工作者提出了更高的要求。将文秘工作与文书档案管理工作相结合是今后文秘工作发展的新方向，本文就从加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化方面进行一些研究和探讨。

【关键词】文秘工作；文书档案；管理工作；一体化

文秘工作者的主要工作是处理文书资料，而文书资料是档案的主要来源，所以加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化顺应了二者之间的内在联系，推动“文档一体化”有利于规范文秘工作，提高工作效率，能够促进行政管理工作的现代化发展进程。

一、文秘工作与文书档案管理工作的关系

文秘工作與文书档案管理工作是机关单位和企业单位的重要组成部分，二者之间相辅相成，但是又各自有独特的工作特点。公文是文秘工作与档案工作的衔接主体，因为公文不仅是文秘工作的主要产品，而且是档案资料的主要来源，公文的质量影响着档案的质量，所以提高文秘人员的素质很重要。文件是档案的前身，而档案是文件的归宿，文秘工作涉及许多上传下达的文件材料，这些材料分类归档后成为档案，而档案管理工作能够促进文秘工作的科学性和全面性，可见文秘工作是档案管理工作的基础性工作，二者是一个整体的两个方面，二者既互相制约又互相联系，相辅相成。

二、文秘工作与文书档案管理工作中存在的问题

在信息时代，科学技术给我们的生活和工作都带来了重大变化，文秘工作与文书档案工作都步入了信息化阶段，文秘工作信息化与文书档案管理电子化提高了工作效率，促使二者不断融合，文秘工作与文书档案管理工作一体化是今后发展的趋势。通过调查发现，当前文秘工作与文书档案管理工作中普遍存在如下一些问题：

（一）档案意识薄弱，管理经验匮乏

文秘工作与文书档案管理工作有着紧密的联系，而相辅相成，但是在实际工作中二者分属于不同的部门，除了公文递交之外没有特殊的联系，文秘工作者的档案意识薄弱，而档案管理者对专业文书缺乏足够的了解，导致档案管理水平难以提高。随着工作节奏的加快，文秘和档案管理人员的任务量越来越大，然而档案管理方式存在落后性，缺乏先进的管理理念和管理经验，使文书档案管理工作难以满足企业发展的需求。

（二）文书档案不规范，档案管理体制不健全

公文具有一定的专业性、保密性，其所承载的信息十分重要，所以要对这些公文要进行归档保存，文书是档案的来源，文书的质量直接影响着档案的质量。我国在公文制发、使用等方面出台了相应的规范，一定程度上提高了公文的质量。在日常档案管理中，仍然存在文种使用不清、公文格式、附件不规范、办理程序不规范、归档资料不完整、编号、装订不规范、存档资料不全面、移交资料不及时等问题，很大程度上影响了档案的规范性、科学性。档案管理体制有待进一步完善，制定统一的文书档案标准，确保档案的有效性。

（三）文书档案管理信息化水平低，电子档案安全性有待提高

信息技术日新月异的时代，信息化水平的高低直接影响着工作效率，所以政府部门和企业单位都引进了信息技术。由于档案管理工作历来被认为是一项附属工作，得不到足够的重视，虽然进行了一些信息化建设，但是没有足够的资金来更新设备、系统软件，难以适应当前工作的需求。档案的安全性至关重要，在电子档案越来越普及的时代，各单位要重视档案的安全性问题，有些不良分子可以通过黑客技术窃取档案，导致企业信息泄露，给企业发展带来安全问题。

（四）文秘人员素质良莠不齐

文秘的主要工作是记录抄写和文稿起草，作为领导的得力助手，其素质高低直接影响着公文的质量，从而影响着档案的质量。文书档案有着一定的专业性、保密性，文书档案管理工作需要有专业人士担任，但是当前不少档案文秘和档案管理人员缺乏专业的知识和技能，一定程度上影响了“文”和“档”的规范化。

三、加强文秘工作与文书档案管理工作一体化的途径

信息技术的普及提高了工作效率，给文秘工作与文书档案管理工作带来了新的发展机遇，信息技术是现代文秘工作的重要工具，促进了“文档一体化”形式的兴起与发展。“文档一体化”是从文秘和档案工作的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化等内容。通过调查分析，并结合自身实践工作，我认为我们可以从如下几个方面来加强文秘工作与文书档案管理工作一体化：

（一）强化“文档一体化”意识，学习先进管理经验

文秘工作与文书档案管理工作是一个整体的两个方面，具有一定的独立性，但是文书是档案的来源，档案是文书的归宿，二者是文档工作中紧密相连的工作环节。在工作中，要树立“文档一体化”的意识，认识到文书与档案的关系，文书的规范性是档案规范性的前提，在日常工作中按标准和要求做好每一份文书，为档案工作奠定良好的基础。新时期，文书档案管理工作有了新的要求，我们要学习先进的管理经验，不断提高工作效率。

（二）加强公文标准化建设，健全档案管理体制

公文作为文秘工作与文书档案管理工作的衔接点，为了实现“文档一体化”，就必须加强公文标准化建设，每个环节都要根据标准做好本职工作，不断提高文档质量。加强对档案管理工作的重视，不断健全和完善档案管理体制。

（三）引进现代化信息技术，提高档案安全性

信息时代，信息技术可以提高工作效率，减轻工作量，但是也给档案带来一定的安全隐患。为了实现“文档一体化”就需要加强信息化建设，引进先进的信息技术是前提，在进行电子化建设中要加强系统的安全性，防止信息的泄露和丢失，档案安全性是第一位的。

（四）定期对工作人员进行培训，提升工作人员素质

工作人员的素质直接影响着工作效率和质量，由于当前从事文秘工作与文书档案管理工作人员的素质良莠不齐，难以适应新时期工作岗位的需求，这就需要对他们进行定期培训，树立“文档一体化”理念，掌握信息技术，不断提高工作人员素质，从而促进文秘工作与文书档案管理工作的一体化。

综上所述，信息技术的不断发展推动了文档工作的进步，文秘工作与文书档案管理工作既相互独立，又相辅相成，在实际工作中紧密相连，信息技术的发展为“文档一体化”的实现提供了可能。

参考文献：

[1]张思盈.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务，2015（05）

[2]于洋，杜娜.文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].兰台内外，2011（04）