杨诗芸

【摘要】文书档案的收集与归档是医院管理工作中的重要组成部分。但是传统的管理理论、管理模式和工作方式越来越不适应医疗形势发展的需要，这对档案管理工作提出了更高的要求。

【关键词】办公室；文书档案；收集；归档

一、文书档案收集与归档工作的重要性

文书档案收集与归档工作是机关、团体、企事业单位开展管理工作的重要环节，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。文书档案记录了各单位的发展历程，为单位的经营发展与科学决策提供参考依据。将它们及时有效地收集与归档，不仅能确保各类文件材料的完整性，而且还能将重要的文件材料进行详细记录和保存，确保其真实性。有利于决策者深刻了解单位自身的发展情况，以便尽早制定与调整科学的发展战略。

二、文书档案收集与归档中主要存在的不足之处

（一）档案文件材料的收集力度不够。当前，由于多数档案人员没有高度重视档案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最终造成大部分的文件资料丢失或缺损。具体原因主要包括：1.各部门的档案管理流程不规范，文件资料随意摆放，未能及时归档。2.各单位的归档模式不科学，忽略电子文书档案的收集与归档。3.在整理档案过程中，没有重视档案的连续完整性。例如：经常出现文件资料不完整，文件资料断章、少页、缺时间、无单位落款公章等现象，或发文稿有正文但是缺附件的情况。遇到这些问题，我们应立即要求有关部门补全缺失的文件，才给予收集归档。4.文件材料的可靠性差。有些单位或档案部门为应付上级的检查，通常模拟前几年的数据展开评估，致使档案文件的历史性与真实性丧失。

（二）归档文件材料的收集不全面。在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在部门或者其他的人员手中，无法完整地收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，这些均能导致文书档案文件材料无法及时收集完整。

（三）档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心。由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了归档工作。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。

三、加強文书档案的收集与归档的措施

（一）健全档案管理制度，规范工作流程。档案管理工作需有健全的规章制度去指引。在制定档案管理制度过程中，应紧紧围绕《档案法》，结合单位实际情况制定。并规范档案收集和归档流程，明确各档案归档的范围。

（二）加强档案收集和归档工作的宣传力度。加强档案工作宣传力度，可以利用办公室自身优势，宣传《档案法》和各项规章制度实施细则，使医院行政工作人员和医务人员提高档案意识，在医院营造一种人人重视档案、人人参与档案的良好氛围。另外，档案应由专门人员科学管理，并提供有利的保管条件，将档案存放在专门的档案室，配备相适应的硬件和软件。每年按规定做好文件的收集、整理、归档和保管工作。积极开展档案利用服务，为业务部门和行政工作人员提供快捷便利的服务。让业务部门和行政工作人员尝到档案集中管理的甜头，反过来又促进文件的收集、归档工作。

（三）积极参与公文运作的过程，发挥办公室督办和催办的作用。收发文处理是各单位办公室文书工作的重要环节。档案工作不能靠等待，应主动出击。在办理上级文件过程中，要对文件的内容、要求、时间有一定的掌握，传阅时，提示领导及时阅办，领导批示的文件要及时传阅，做好上情下达的落实工作。作为医疗单位，要做好文书档案工作，还要加强与上级卫生部门和行政主管部门的工作联系，协调好各方面的关系。

（四）利用医院印章管理，把好档案收集的关口。医院的印章管理一般由办公室专人负责，可以利用医院印章管理，加强对文书档案的收集。对于医院的各类文件，领导不签发，手续不齐全的，不予打印，不给用章。

（五）利用OA收发文系统，对照进行档案收集与归档工作。随着科技的发展，我国已进入办公自动化和信息化时代。大部分机关、团体、企事业单位在处理文书文件材料时，都通过OA办公系统进行。因此，在进行档案收集与归档工作时，可以利用OA办公系统进行对照，保证档案材料的完整性。

（六）加强专业知识学习，提高专业人员素质。第一，树立全心全意为人民服务的理念，加强责任心。第二，在业务学习上加强档案理论学习，积极参加档案培训班和交流会。第三，作为办公室的一员不但要熟悉办公室的工作，还要利用办公室处于医院综合性地位的优势，了解和掌握其它科室和医疗业务的工作特性。第四，掌握现代化办公技术，实行电子档案一体化。在进行纸质档案的收集和归档的同时，也实现办公系统一体化，将电子档案进行存档。

四、结语

文书档案的收集与归档工作是档案管理工作中的关键部分。只有做好医院文书档案的与归档工作，完善制度，规范管理，才能确保文书档案的收集真实性与完整性，促进文书档案归档工作的顺利开展，从而更好地使文书档案管理工作迈上新台阶。

【参考文献】

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，23（04）：03-04.

[2]石大泱，傅伟军编著.档案的收集与征集[J].档案工作概论，2009（09）：101.

[4]陈兆祦，和宝荣主编.档案管理学基础，中国人民大学出版社，1996版.