交通建设项目档案管理信息化分析研究

2017-03-12胡琼秀

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

胡琼秀

（杭州都市高速公路有限公司）

交通建设项目的档案信息化是指交通行政管理部门和下属企事业单位在档案行政管理部门的统一规划和指导下，充分利用各种信息化技术手段，实现档案资源的数字化、网络化存储、管理以及分发、查阅等，以更好地管理、保护档案和更有效地服务社会的过程。交通档案是交通行业各项工作的真实记录，是开展交通工作的数据基础与资源命脉，其档案信息化工作必须严格按照国家档案信息化的宏观规划与整体要求，结合交通行业的特点，落实和推动各项信息化建设任务，使交通档案能够更先一步走在各行业档案信息化建设的前列。本文主要针对推进交通档案管理信息化背景意义、存在问题等进行分析，并提出相应对策措施。

一、推进交通档案管理信息化的背景和意义

当前我国各类交通建设正在蓬勃发展，特别是自从2008年国际金融危机之后，我国加大了基础设施投资与建设力度，如几年前的四万亿投资等，这大大推进了各类交通工程建设，也诞生了海量的交通管理和建设档案。

无论是各级道路如公路、国道、高速公路等工程建设的档案，还是各类交通设施的采购、安装档案，对于整个交通管理以及各类事情的追溯都非常重要。而在交通档案管理中，最重要的则是档案保管的完整以及保管的安全可靠，这是评判档案管理的两个先发因素。此外，档案管理是否方便查询，有没有便于档案使用的措施和机制，能否对时代久远的档案做好保护和留存工作，以及破损档案的还原工作等，都是对交通档案提出的基本要求。如何在当前计算机与互联网环境下，依托信息化手段，科学而高效地做好交通档案资源整合和增值开发，是当前交通管理部门面临的重大挑战和机遇。因此，交通档案信息化已是大势所趋，是当前交通信息化以及政务自动化的必然要求。

在国家和部委的大力推动下，我国交通档案信息化从无到有，管理手段和水平发生了明显的变化，各种传统载体档案开始以数字方式形成、转换和存储，并通过计算机进行分类、保管和整理。近年来，各级交通管理部门打造了海量的交通档案数据库，提供了大量易开发和易使用的界面及二次接口，大大方便了交通档案的查询和使用，也为深化推进交通档案的信息化管理和应用打下了良好基础。

二、当前交通档案管理信息化的问题分析

（一）交通档案信息化的规范与标准缺失，技术路线不明确

如同传统档案管理要有统一的标准，档案信息化管理在基本要求上也必须要统一规范，如统一的软件管理，规范的文件格式和要求，数据库的字段、属性等都要符合规范。当档案信息化管理中出现诸如软件不兼容、不统一，大家各用自己的数据字段或者存储格式的话，将会造成大量的、复杂的后续工作，信息化档案管理的高效优点也就荡然无存，而且还会导致数字档案管理的无序和混乱。

目前，各交通部门档案信息化相关标准缺失和标准化工作不到位是一个比较突出的问题。不少交通管理和项目建设单位在原始建档时不注重标准规范建设，技术路线不明确，档案数据录入软件不统一，造成各种格式不统一、不规范。同时，由于交通行业的特点，采用了不少国外的大型数据库软件和配套规范，这种混用现象既造成数据管理的不统一、不规范，也增加了出现各类错误的可能。

（二）交通档案管理信息化软硬件投入不足

目前很多城市实现交通档案信息化管理的软硬件投入不足，交通档案信息化管理需要的配套设施及经费保障不到位，这在一些偏远的地区更为突出，已经严重影响到交通档案信息化管理工作的正常开展。有的地区由于交通档案信息化管理水平低下，档案信息化作用发挥不够，导致领导和各部门对交通档案信息化管理工作不重视，档案信息化投入严重不足，并形成恶性循环。

（三）档案信息化工作缺乏统筹，推进机制不完善

在交通信息化建设中存在重硬件、轻软件，重技术、轻管理，重前端、轻后端，重业务、轻安全等现象，档案信息化建设跟不上业务信息化的整体推进步伐，大量业务领域的信息化工作早就开展，但在归档工作和档案介入管理的时间节点上还相对滞后。注重前端业务平台的可靠运行，但对业务数据归档和档案数据的安全保管上还存在薄弱环节。此外，档案信息化相关制度的执行不够严格，不少单位的数字档案归档制度流于形式，缺少监管机制以及惩罚责任。

（四）交通档案管理信息化人才匮乏

在当前移动互联网和工业4.0的环境下，在当前档案信息化中普遍采用数据库管理之后，如果缺少计算机常识和专业经验，将很难开展工作。目前交通管理部门档案人员中不少年龄偏大或专业素质不具备，现在交通档案全面推进信息化建设，这些档案人员已很难适应信息化时代的档案管理要求，成为当前一个迫切需要关注的问题。

三、推进交通档案管理信息化的对策和措施

笔者认为，要进一步推进交通建设项目档案管理信息化，必须正视当前存在的主要问题，并采取切实有效的对策措施。

（一）统一标准规范

对于交通管理部门，特别是对于各类重大交通建设项目，一定要按照统一的标准和规范，对于各个部门和相应的子工程，要尽量采取同样的标准规范，同样的文件格式以及软件系统。具体来说，就是必须建立一整套档案信息化标准规则，建立切实有效的档案管理计算机信息系统，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，也要依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计。只有在交通档案信息化中采取统一的标准规范和软件平台，信息化建设才不会走弯路，造成重复和浪费。重点要做到以下三个统一：即“统一著录项目、统一著录格式和统一检索语言”，同时还要确保数据的完整性、精确性、实用性、可靠性。

（二）明确技术路线

目前交通档案数字化的方式主要有纸质文件数字化扫描、音视频转换、数据人工录入和电子档案接收等。当前实现交通档案信息化管理的主要工作是对传统载体档案进行数字化转换处理，即利用扫描、数字转换等技术，将传统载体档案中所包含的文字、图像、音频、视频等信息导入计算机系统，形成计算机可识别的数字信息，并通过信息技术手段进行存储和管理的信息处理方式。此外，对于数字档案还可以通过OCR等图像识别的方式，将各类档案信息存储到档案数据库中，实现各类数字档案的统一管理和检索，提高交通建设项目档案的管理和利用效率。

同时，还要根据交通建设项目档案信息化建设的实际需求，加大信息化软硬件投入，配备计算机自动采集、存储、输出等设备。具体硬件设备如表1所示：

表1 档案信息化硬件建设信息

（三）加强工作统筹

交通建设项目档案的信息化管理是一个前后端、全方位的综合系统工程，不是建了一个数据库系统或者软件平台就一劳永逸，需要加强统筹安排，需要全方位、前后端的设备、人力、管理等综合部署和投入。要注重把握好数字档案归档管理的时间节点，在保障前端交通业务工作正常开展的同时，要同步做好档案信息化管理工作。要处理好传统载体档案数字化与电子档案归档的关系，对于档案信息化开展时间不长，保存有大量传统载体档案的交通管理单位，需要做好传统纸质档案向电子档案的过渡工作，避免任何一份有价值档案数据的流失。要建立健全信息化环境下的档案管理相关流程和制度，确保数字档案的证据力和有效性。

（四）提高人员素质

目前交通管理机构档案管理人员年龄普遍偏大，专业能力不足。因此，在今后工作中，一是要加强培训。邀请高校档案专家和技术人员，向有关领导和档案管理人员进行专题培训，对档案管理人员手把手地传授档案信息化相关操作方法和基本技能。完善考核和激励机制，通过奖惩结合，正确引导档案管理人员，激发他们的工作热情和创造力。