陈 蓓

(南通职业大学外国语学院,江苏 南通 226007)

【教学改革】

跨文化商务交际背景下商务英语信函写作教学探讨

陈 蓓

(南通职业大学外国语学院,江苏 南通 226007)

与私人信函相比,商务英语信函写作不论在语言规范还是格式方面都有着更加严格系统的要求。跨文化商务交际背景下的商务英语信函写作需要把握好专业性、准确性、简明性以及礼貌性四个特点,坚持7C原则。

跨文化;商务英语;信函写作

随着经济全球化趋势的不断推进,英语作为一种国际通用语言成为商务交际沟通的重要手段,商务英语信函的写作则尤其关键。本文认为,7C原则是商务英语信函写作教学的核心原则,并基于跨文化商务交际背景,系统分析了商务英语信函写作的教学方法,以期能够为今后的英语教学提供一定的启示。

一、商务英语信函写作教学的重要性

自我国加入WTO以来,与其他各国之间的跨国贸易更为频繁,从未来的经济发展局势看,这种跨国商务交际方式会越来越普遍,商务英语信函则是进行商务贸易的重要辅助工具。从未来经济发展趋势来看,商务英语信函写作教学势在必行。另一方面,商务英语信函写作已经被我国教育主管部门列为大学生必备写作技能之一。其与私人信函相比,不论在语言规范还是格式方面都有着更加严格系统的要求。这对于磨练大学生的意志,规范大学生的学习习惯有着重要作用。

二、商务英语信函写作教学的特点

商务英语信函的特点主要分为专业性、准确性、简明性、礼貌性,下文将从这四个方面进行分析。

(一)商务英语信函的专业性

商务英语信函在跨文化商务交际当中占据着重要的地位,其主要使用范围是跨国商务贸易,在商务交易当中也作为一种“企业门面”被重视。在跨国商务贸易当中,企业与企业之间互相沟通的第一道门面就是商务英语信函,而英语信函的专业性则体现出企业自身的规范性与专业性,一封专业的英语信函无疑可以增加企业的信服力。另一方面,在商业英语写作教学当中,商务英语词汇的基础是普通英语,但是其中某些词汇被赋予了特殊的商贸含义,如brand image(品牌形象)、corpocracy(公司官僚主义),还有特殊含义的词汇Premium(升水)、Discount(贴水)。这种特殊商贸含义就如同股市当中的“牛市”、“熊市”一般,因此一定要将商贸专业术语作为重要环节进行教学,务必保证选对词语、正确理解词义[1]。

(二)商务英语信函的准确性

在运用商务英语信函写作的过程当中,准确性是极为重要的,其中涉及到的contract period(合同期限)、cost effective(成本效益)等数据一定要精确可靠。因为这不仅涉及到交易款项的准确性,还体现出企业的规范与严谨。另外,在进行商务英语信函写作的过程当中,需要充分考虑对方企业所在国家的语言文化背景,避免信函内容产生歧义。否则,不仅会影响交易双方的合作质量,甚至会对corporate image(企业形象)造成负面影响。能直接影响交易双方的利益关系。

(三)商务英语信函的简明性

商务英语信函写作一般比较简洁,主要的目的是叙述交易双方的相关贸易条款,一般都直入主题。商务贸易一般程序比较复杂,交易双方的时间往往都有一定的限制,所以阅读商务信函时往往不会太过于关注写作质量与文学水平,更多的是希望直接看出交易中的主题。写作当中如果存在着繁琐的套话,会耽误对方的时间,使其产生反感。严重的话,甚至会误导对方陷入困惑,对交易造成影响[2]。

(四)商务英语信函的礼貌性

虽然英语商务信函的要求是简洁明了,但是其中需要的礼貌性也同样应当予以重视,这样对于双方贸易的和谐极为有益。亦即,在商务英语信函写作当中需要多站在对方的角度考虑,至少在信函表达当中要站在对方的角度考虑。比如在要求对方进行某项目的信函当中,需要使用Please, 无论什么要求、语气都不宜过于强硬,特别是不能带有命令性质的语言。比如,应当将“You must……”改为“We would……”;将主动句改为被动句;商务英语信函写作的过程当中需要少用第一人称,多用第二人称,将“我们要”改为“希望您”。另外一些带有祝福的词汇也是必要的,比如blockbuster(生意兴旺)等。

三、商务英语信函写作教学的7C原则

商务英语的7C原则是商务英语信函写作的基本原则,其具体内容指的是礼貌(courtesy)原则、清晰(clarity)原则、简洁(conciseness)原则、正确(Correctness)原则、具体(concreteness)原则、体谅(consideration)原则以及完整(completeness)原则,在下文中将逐一进行分析。

(一)商务英语信函写作教学中的礼貌原则

不仅是商务英语信函的写作,整个商务贸易活动当中礼貌原则也必不可少,对于商务信函写作教学而言,首先要将交易双方除了定义为合作关系之外,还可以定义为朋友关系、伙伴关系。因此,在商务英语信函写作教学过程当中,将学生的写作语气引导得更加谦和委婉[3],比如要求对方做某件事儿的时候,如“Send us two copies of the contract”这种语气过于生硬,同时带有命令的意味,容易造成对方的反感。可以转变为,“Please send us your contract in two copies”,这样显得更加谦虚与委婉。另外在写作过程当中,告知学生需要多食用被动句,而尽量避免主动句式,比如,应当将“You will need to give us a 4% Commission for our order for your goods”换为“If you give us 4% Commission, we will place an order with you”。

(二)商务英语信函写作教学中的清晰、简洁原则

商务贸易活动是一项十分繁琐的过程,所以在英语信函的写作表达当中,一定要做到清晰、间接,这样会显得企业人员更加的精确、干练。比如,bring to a conclusion、for the reason等句式可以用单词来直接表示为conclusion、because。这样更加的间接,所表达的意思也没有丝毫的差错。另外除了表达间接之外,还需要将transaction date(交易日期)、transaction data(交易数据)等清晰的表达出来,比如“We will sign the contract with you in the middle of May”可以改为“We will identify the A project contract with you in fifteen to sixteen May”。

(三)商务英语信函写作教学中的正确、具体、完整原则

在商务英语信函写作的课堂教学过程中,教师应当严格要求学生完成信函写作之后进行细致检查。首先,要确保写作内容及其拼写一定要正确无误,在实际贸易活动当中如果发生拼写错误,不仅会对企业形象产生恶劣的影响,甚至会造成巨大的经济损失,尽可能地少用或不用“can’t、won’t”等缩写词,可以将其换成另一种方式替代[4]。比如,可以将“I'm sorry(对不起)”,改为“It is regretted that……”。表达的含义虽然相同,却更为正式。其次,还需要让学生检查自己语句的使用方式,比如“Please let us know what you us to do about this matter as soon as possible(请尽快让我们知道你对这件事该做些什么)Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter(请尽快让我们知道你希望我们对此事做些什么)”两句话表达的意思则截然不同。另外,对于其商务英语信函写作教学的完整性,需要采用5W检测法,指的是(Who、What 、Where 、When 、Why),也就是交易对象、交易内容、交易地点、交易时间、交易原因等。

(四)商务英语信函写作教学中的体谅原则

对于商务英语信函写作而言,体谅原则主要是指站在对方的利益和角度进行考虑,进行行文。比如,“For the recovery of the tail section, we will consider the deadline for two months”,意思为:“对于尾款的回收问题,我方会考虑将期限后拖两个月”。一般就不被应用于商务信函中,因为其在表达意思的时候过于自我,未站在对方的立场上考虑。虽然对交易对方来说是一件有益的事情,在信函中却未表现出来。因此,应当改为“If you have objections to the question of the end of the recovery, you can delay the deadline for two months.”,意思为:“如果贵公司对尾款回收问题存在异议,则可以将期限往后拖延两个月”。通过对比可以看出,此种说法所表达的意思则是从对方立场出发,进行商谈。

[1]赵丽娜,景然.浅谈跨文化商务交际中的商务英语信函写作教学[J].商场现代化,2015(4).

[2]卢慧霞,蔡慧萍.商务英语信函写作课堂教学的多模态教学模式建构[J].浙江海洋学院学报(人文科学版),2016(3).

[3]梁淑君.浅谈商务英语信函写作中的七个C原则[J].辽宁师专学报(社会科学版),2012(5).

[4](英)泰勒.商务英语写作实例精解[M].北京:外语教学与研究出版社,2014.

2017-08-14

陈蓓(1979-),女,江苏如皋人,南通职业大学讲师,硕士,研究方向:英语语用学、英语语言文学。

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