钟海芹

（浙江省送变电工程公司）

一、引言

会计档案管理是企业财务管理的最后一个环节，是企业档案管理的其中一个重要门类，是全面反映企业经营管理状况的关键信息资源。然而，在现代信息化高速发展下，档案信息资源的整合，是当前档案信息化建设的重要内容，网络环境下档案信息资源整合成了当前档案理论界与实践界一个共同的课题，尚有一系列相关问题亟待解决，特别是对会计档案这一特殊门类更有很多问题需要探讨。

随着计算机信息技术深入广泛的应用，国网公司精益化管理水平不断提升，基层单位办公管理都在内网协同办公系统上，财务会计工作也在系统电子报账模块上进行，利用信息系统记账，越来越多的凭证、账簿、报表等会计信息以电子的形式产生和传递。不仅记账凭证可经数据录入系统后自动形成，而且会计账簿也能由系统通过逻辑计算自动生成。可以说，会计信息化水平的不断提高，对会计档案管理提出了新的要求，目前基层单位会计档案管理处于半电子化状态，与单位会计工作信息化程度无法完美匹配。

二、会计档案电子化管理面临的问题

（一）会计档案电子化管理不彻底

目前国网公司大多数基层单位都已使用内网电子报账系统，会计凭证、账册等会计资料基本上都以电子形式产生和传递，财务报销等管理已全面实行电子化管理。但是会计档案管理是在内网档案管理系统中实现，只是检索条目的电子化，未实现凭证、账册等会计档案材料的电子化，处于半电子化状态，报销系统的会计档案材料的电子数据和会计档案管理系统并没有实现无缝对接，无法达到一体化管理状态，制约了企业管理信息化、现代化的发展。

（二）会计档案查阅不便，工作效率受限于未信息化环节

由于会计档案管理处于半电子化状态，在日常搜索和查阅档案时只能针对电子条目，无法拥有完全电子化管理时在系统上直接进行多维度的查询、搜索、调阅、统计等功能，要获取具体数据信息必须到库房查阅纸质的凭证、账簿、报表等会计档案，这样让工作效率大大降低。

（三）会计电子档案存在原始性、真实性、完整性、安全性问题

原始性问题：对于纸质档案来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章、纸张制成材料等使内容真伪易于判别，可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。电子档案内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子形式生成由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。很难对电子档案的原始性进行认定。

真实性问题：电子档案极易失真，如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

完整性问题：电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

安全性问题：电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都会直接损害电子档案的安全。

三、实行会计档案电子化管理保障措施探索

（一）领导的重视是前提

《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。只有得到领导的重视，现代信息网络技术才能在企业会计档案管理中得到运用及有效的推广。

（二）标准化制度及规范的健全是依托

建立健全的档案管理规章制度，使财务档案规范化、现代化，会计档案管理制度不完善，缺乏严格的考核标准，从而在实际工作中，会计档案管理工作人员不注重会计档案信息质量的确定和工作效率的提升，不按照规范标准执行会计档案管理工作。根据会计档案电子化管理的特点，建立会计电子文件准入标准及传输规范、电子会计档案著录及编码规范等多套规范体系，制订全面的管理制度，在制度中明确基于电子会计档案管理的岗位职责，细化电子会计档案归什么、何时归、谁来归、怎么归、怎么管、怎么用的操作规则，使电子会计档案在收集、整理、编目、存档等环节有章可循，规范一致。这样整个会计档案电子化管理工作，就有了明确的方向和坚强的依托。

（三）硬件设施和软件系统的完善是关键

完善硬件设施建设，必须配备现代化档案管理设备，如互联网设备、扫描仪、计算机等; 同时构建会计电子文件管理系统，实现会计档案文档一体化会计电子文件管理系统就是把会计档案管理系统和自动化财务报账系统有机结合的软件系统。该系统能自动记录会计电子文件的各种背景信息和元数据，能有效管理和控制会计文件的整个生命周期，如自会计电子文件生成到运转处理再到转变为会计电子档案，最后被提供利用直到销毁或迁移的整个过程。能提供利用和管理会计电子文件和档案，也能管理汇入的会计纸质文件信息。从而实现了会计文档一体化的管理。完善配套的硬件设施和软件系统是实现会计档案电子化管理的关键技术保障。

（四）安全保障体系是核心

构建强大的安全保障体系，如何确保电子会计档案的安全是加强会计档案电子化管理的核心问题。

1.档案使用安全。财务和会计档案工作流程必须监控管理，建立安全权限控制机制，在线浏览和会计档案原文件相互保持独立，不仅保证了会计电子档案的完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，确保电子档案信息安全。

2.系统安全。信息部门通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒、安全权限控制等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，同时将外网和单位的内网分开，在内网建立强大的安全管理体系和控制体系，确保会计档案文档一体化管理系统安全运行。

3.明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致。纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，必须明确纸质档案与电子档案长期并存的"双轨制"，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件或原始的纸质文件要归档保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案编号更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符。

（五）专业管理队伍的综合素质是基础

企业会计档案的信息化管理建设对每一位档案管理工作者都提出了很高的技术要求，它要求档案管理人员在进行工作的同时还要不断地加强专业知识的学习，在进行专业知识学习的同时，还要加强对网络技术以及企业档案管理软件的学习，以提高工作人员对现代化设施的运用能力，最后成为一名高素质、高能力、高水平的综合管理人才。与此同时，领导者还要对档案管理人员进行政治思想的教育，使他们具备较强的责任心，不会为了达到某种目的而去弄虚作假，最后造成档案工作严重的后果和损失。因此，企业应该依法加强对会计档案工作人员的各种培训，全面提升他们的思想素质、业务素质和职业道德等综合素质。积极做好岗前培训、岗位培训，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使财务档案相关信息在质量上得到提高，使企业增强活力、竞争力，适应信息的现代化发展。

四、总结

国家电网公司基层单位会计档案电子化管理的实现过程是传统会计档案观念突破的过程，是一个创新的过程。在正式推行之前，只有科学合理地利用和挖掘信息化会计档案资源，借助于统计软件和计算机技术等信息手段，并结合实际工作发现问题并不断解决、完善，才能把会计档案的电子化管理这一基础工作做好，会计信息化的强大功能才得以充分发挥。作为一名档案管理人员，必须紧跟上时代步伐，积极探索档案管理的新思路和新方法，创新管理理念，不断提高自己的信息化管理水平，充分发挥档案的潜在价值，为企业创造更高的经济效益而努力。