毛竹青

（浙江省档案干部教育培训中心）

项目档案对于项目的建设、管理和维护有着不可替代的基础性作用，也是审计、稽查等工作开展的必要条件，尤其是在一些涉及民生领域的重大项目上，更是直接关系到社会公共安全和群众公共利益。近年来，随着政府和企业投资项目数量急剧增长和项目管理日趋规范，社会对项目档案培训的需求也在不断扩大。

从笔者所在单位历年来组织过的项目档案培训活动来看，各项目参建和管理机构都已对项目档案管理给予了一定的重视，参加项目档案培训的人员数量增长较快，并从原来相对单一的参培对象，现已扩展到有项目建设单位的综合档案管理员、工程部门的资料员，设计、施工、监理单位的资料员，从事基层档案行政管理的人员等。不同参培对象同时也带来了不同的培训需求，作为组织开展项目档案培训的机构，如何围绕这些需求，提供参培对象所需要的培训课程内容，笔者对培训学员、项目业主单位、档案行政管理部门及从事项目档案咨询服务的中介机构进行了调查研究，认为有几方面需要加以注意。

一、站位要高——应注重项目档案管理理念的宣贯

在以往的项目档案培训活动中，偏重的是项目档案管理实务，即组卷、编目、装订等具体业务，而忽略项目档案管理理念的宣贯，参培人员虽然掌握到了一定技能，但是站位不高，档案人员不能从项目全局的角度考虑档案工作的开展，特别是在自身档案管理职能的发挥及档案工作的思路、策略和方法等方面还是模糊不清，项目档案管理水平并没有得到明显的提升。因此，在培训中，笔者认为应将当前关于项目档案管理方面的意义加以宣贯，将优秀项目档案发挥的重要作用进行案例分析，将项目档案管理的规律和经验加以总结。因此，培训内容设置要从整个项目乃至项目群的管理需要出发，着重于怎么“管”项目档案。例如，项目档案管理分别有哪些职责；有哪些制度，怎么制定这些制度；有哪些管理措施，怎么使用这些措施；甚至包括当前有哪些外包服务，怎么运用这些外包服务等等。这些都是可以传授给学员的很好的管理理念和方法。

二、规范要新——要及时解读最新的项目档案管理标准规范

目前，国家、地方和系统行业上虽然对项目档案管理标准规范更新的频率并不是很高，但由于项目涉及的行业众多，总体上相关标准规范更新的发生还是不少。一些新制定出台的标准规范是针对新行业新情况，以往并无依据可参考；同时多数修订行为也是间隔十余年甚至更长，前后标准规范发生了较大变化。因此，更有必要在培训时，及时将这些信息传递给参培人员，使其能够明白新标准新规范有哪些要求，怎么理解掌握，修订后的标准规范有什么变化，需要注意什么方面等，使这些最新的标准规范能够尽快应用到当前的项目档案管理中去。

三、目标要准——要突出项目档案质控方法的讲解

项目档案培训的目标是做好项目全过程记录，项目档案的质量关键是看项目文件的形成和积累情况，如果项目文件的形成本身就存在缺陷，积累本身就不规范，那最终的项目档案质量就不可能得到改善。因此，首先要为参培人员厘清基本建设程序，根据这个程序逐一梳理每个环节会产生的项目文件，使参培人员能够知道本项目将会有什么文件产生或者说现在少了什么文件，从而有针对性地收集和补救相关资料。其次是要对部分重要资料进行专门讲解，如工程质保资料的形成、施工监理正确填表、工程质量验收时的内业资料检查要求等。参培人员能够掌握基本的资料检查方法，可以在第一时间控制项目文件的质量，进而可以保障项目档案质量。

四、实操要精——应使参培对象掌握基本组卷方法

由于项目涉及行业众多，培训时间有限，无法兼顾到每一个人每一个项目的培训需求，因此，在实务培训方面最为重要的是让参培人员掌握基本组卷方法。所谓基本组卷方法，并不是具体某一个项目、每一个环节的业务细节，而是传授参培人员一种区分识别、参照借鉴的方法，比如可以怎样区分一个项目的文件类型，怎样根据文件类型而进行相应的组卷，组卷时遵循怎样的基本规律等。掌握这些基本组卷方法，也就是将《科学技术档案案卷构成的一般要求》中所提到的内容及其应用方法，普遍运用到各种类型的项目档案整理业务中去。

五、内容要全——覆盖特种载体档案管理培训内容

在以往的项目档案培训中，由于现有特种载体档案管理相关标准规范的适用性不强的问题，培训往往偏重于纸质档案管理的内容，较为忽略特种载体档案管理的内容。然而随着项目建设过程中各种现代记录技术和信息化系统的应用，大量产生的数码照片、音视频、电子文件以及实物等如何进行有效管理，却恰恰是参培人员现实需要也无法回避的问题。所以在培训课程内容的设计上，应根据项目档案的管理特点，将项目中产生的数码照片、音视频、电子文件和实物的形成、收集和整理、归档的策略和方法，详细地向参培人员做一介绍，使这些特种载体档案能够与工程项目纸质档案形成一个整体，共同完整地记录工程项目建设的过程。