李 苹

明溪县公务员局，福建 明溪 365200



纸质与电子文件共存状态下的基层档案管理研究

李 苹

明溪县公务员局，福建 明溪 365200

一、电子文件与纸质文件的共存状态

随着计算机技术的发展，纸质文件已经无法满足社会的需求，由此而衍生了电子文件。也就是说，电子文件和纸质文件共存的时代到来了，他们以其各自的状态存在。对于基层档案管理工作，主要有两个途径：第一个是先利用纸质文件进行整理，在整理后，将其存储到计算机中，并且声称相应的电子文件，我们可以把这个过程称之为纸质文件转化为数字化的过程；第二个是利用计算机的优势，直接在计算机上自动生成电子文件。为了文件管理的安全性和长久性，可以将电子文件和纸质文件进行双份保存。这也就是常说的，纸质文件和电子文件共存的“双套制度”和“双轨制度”。“双套制度”指的是文件进行归档后，形成的共存体；“双轨制度”指的是，在文件生成和共存的过程，利用两种不同的文件进行业务运转。从应用上来看，“双轨制度”比“双套制度”更加全面、完善，其中“双轨制度”中涵盖了“双套制度”。

基层档案在进行管理过程中，只有电子文件和纸质文件共存的前提下，才能采用“双轨制度”或者“双套制度”。其实在管理过程中没有本质的却别，最大的区别在社会属性和功能存在着不同。在双套制度管理中，纸质文件属于原生文件，没有经过任何处理，具备相应的效益，数据真实、有效，其属性和功能完善，可以将其看为电子文件的原版。……