鄂北工程合同管理的实践与思考

2017-01-19丁俊芝

中国水利 2017年22期

关键词：管理人员工程管理

丁俊芝，唐鑫

（鄂北地区水资源配置工程建设与管理局（筹）,430071，武汉）

鄂北工程合同管理的实践与思考

丁俊芝，唐鑫

（鄂北地区水资源配置工程建设与管理局（筹）,430071，武汉）

鄂北工程；水资源配置；合同管理；建设目标

鄂北地区水资源配置工程（简称鄂北工程）是国务院确定的172项节水供水重大水利工程之一，也是湖北省自主投资最大的水利工程。鄂北地区水资源配置工程建设与管理局以建立健全合同管理机构、完善相关管理制度、不断提升合同管理水平作为突破口，全力保障工程建设总目标的实现。

一、合同订立情况

鄂北局根据国家有关法律、法规并结合鄂北工程实际情况，制定了一系列的合同管理制度，并通过在合同管理过程中实行评审会签、归口管理、履约责任管理等方式，加强风险控制，提高合同管理质量，规范各种合同行为，维护鄂北局的合法权益。截至目前，鄂北局签订各类合同共计420多份，总合同额已达125.4亿元，其中施工类合同31份，合同额79亿元;物资设备采购类合同16份，合同额23亿元;监理合同15份，合同额1.5亿元；征地拆迁双包干协议22份，合同额10亿元；其他类合同80份（含质量检测类、咨询类、科研类、招标代理等合同），合同额0.5亿元；部门类合同已达240余份。

二、合同管理主要做法

鄂北局作为合同管理主体，成立后及时设置了合同归口管理部门并配备了专门的合同管理人员，通过强化管理队伍建设、完善制度、聘请法律顾问加大合同审查力度等方式提高合同管理水平。

1.明确合同管理机构和职责

合同管理实行主管部门、职能管理部门和履约责任部门分层次管理，各部门按职责分工负责相关合同的履约管理。规划与财务部作为鄂北局合同统一归口管理部门，负责制定合同管理的相关制度，指导、检查、监督合同履约管理工作，协调处理各类合同纠纷，其他部门按照各自的职责，配合规划与财务部开展合同管理工作。

2.制定规章制度，规范日常合同管理行为

为确保合同管理和执行有序，相继制定了《合同管理办法》《合同履约责任管理办法》《验工计价管理办法》等,以文件形式明确了合同管理工作流程，明确了各个部门、各个履约责任人的职责和分工，在规范鄂北局合同文本制定、合同履约有效跟踪管理、避免合同欺诈等方面起到了积极作用，从制度层面上提高鄂北局合同履约控制能力，保证了合同管理无死角。

3.配备专业合同管理人员

注重培养锻炼懂法律、懂合同、懂专业的管理人员，不仅在局内配备专人负责合同管理，各个现场建管部也设置了合同管理岗，合同管理人员全过程参与鄂北局合同的谈判、起草、签订工作，并协助其他部门办理合同变更、解除以及合同纠纷处理等事项。

三、合同管理的操作流程

鄂北局建设合同管理包含合同准备、合同拟定、合同审核、合同谈判、合同签订、合同履约、合同归档等多个环节的控制管理。

1.合同准备及合同拟定阶段

（1）加强合同示范文本管理，建立合同示范文本制度

根据项目类别分别采用标准合同文本，合同条款细致严密。及时贯彻并执行国家发布的最新政策，每年定期或不定期地对示范文本进行修订完善。2016年国家发布文件要求规范工程建设领域保证金，鄂北局及时修改合同条款，取消安全风险抵押金保函，同时对履约保函和质量保证金的收取方式也做了相应调整；2017年根据最新规定对质量保证金的扣留比例也及时进行了调减。

（2）通过合理设置合同条款，强化对施工单位的管理措施

如在合同中明确建设资金监管的范围、方式、内容和各自的权责，并通过签订资金三方监管协议，监督施工单位资金的使用情况及其流向，确保项目资金安全；在对施工单位人员管理方面，增加主要管理人员更换处罚、履约考勤考核等条款，以解决施工过程中由于人员无序流动导致合同目标无法按期实现的问题；通过设置质量、进度、安全及文明施工强化措施考核条款，将该项费用支付与考核情况挂钩，让施工单位积极参与竞赛，形成“互学赶比超”的建设态势。

（3）充分考虑合同条文的全面完整性，将合同双方的责权利关系表达清楚

合同中明确规定施工单位应承担的风险，如约定工程变更的补偿范围和补偿条件，合同价格的调整条件，建设单位及监理单位对设计、施工、物资设备供应单位的认可权和各种检查权、考核权、索赔权等。

2.合同审核阶段

合同审核是鄂北局合同管理过程中一项重要的内容，其目的是通过业务部门、职能部门以及法律顾问的专业审核，对合同前置的审批流程及约定条款内容进行全面把关，有效防范合同风险。为了统一审查程序和标准，鄂北局通过制定制度文件细化合同审查要点和流程，在为鄂北局合同管理人员日常审核合同提供统一、规范的标准和依据的同时，也保证了横向各部门和纵向各层级人员的审核职责不遗漏。

3.合同谈判及合同签订阶段

通过招标投标和政府采购流程确定中标人，在合同签订之前严格执行合同谈判制度，组织对对方资格条件进行复核，确保对方当事人在实体方面满足履行合同的各项条件。

对合同签字人有相应管理规定，要求签字人理论上应是单位法定代表人，其他人员在合同上签字必须取得法定代表人签署的授权委托书。为规范对外签订合同授权行为，鄂北局特制定了《合同授权管理办法》，该办法对签约权限和授权方式做了明确规定。鄂北局授权的额度一般是根据合同金额等情况确定，50万元以上的均由法定代表人签署，50万元以下的由法人授权签署。

4.合同履约阶段

合同履行管理是合同管理过程中最难控制的环节，鄂北局做了积极尝试。如对施工合同的管理，为了确保工程进度、有效控制工程质量，促进参建各方全面履行合同约定的义务,鄂北局在合同履行过程中采取了一系列的管理措施来确保建设目标(质量、投资、工期)的实现。

（1）建立并落实合同履约责任制

明确合同履约责任部门、专业管理部门和协助配合部门。鄂北局根据合同签订情况，通过定期下文及时明确各类合同的履约责任部门及相关责任人，确保合同执行有序、依规、高效。

（2）随时掌握合同履行的动态情况

定期对合同履约情况进行摸底、统计和分析。依据合同条款，对承包方进行人员变更管理和人员考勤管理，并严格按合同条款进行违约处罚。对于承包方提出的有关合同履行问题，及时回复不拖延，及时查找合同履约过程中存在的问题和难点，评估各类合同执行情况。

（3）建立合同监督检查制度

严格按照合同约定，检查和督促合同的履行，建立监督检查制度，及时将合同履行情况进行反馈。鄂北局将合同履约专项检查作为工作突破口，通过定期或不定期对其人员到岗履职、机械设备到位、工程分包（转包）、内部合同管理情况等进行全方位检查，督促承包人诚信履约，并对检查中发现的问题及时提出整改意见。

（4）制定合同变更原则及变更审批流程

通过制定合同变更原则及变更审批流程，合理设置合同在履行中发生变更、补充等事项专门通道，提高合同变更处理及价款结算工作效率。

四、存在的主要问题

目前，鄂北工程已完成总投资近50%，各个标段施工正在如火如荼地进行着，从当前的施工进展来看，大多数标段内控良好，履约能力强，发包人项目管理压力和投资控制均在可控范围内。2016年鄂北工程质量优良率达到了95%，在全国重点工程中排名第二、在全湖北省排名第一。由于工程建设时间紧，任务重，在一年多的时间内签订的合同超过400份，因此，合同管理工作还存在需要改进的地方。

①在合同文本制定时，为强化管理措施和手段，设置了比较严格的合同条件，在项目实施时，因外界因素的影响或承包人的不规范行为导致合同条款执行较困难。

②施工单位工程分包合同签订存在不规范的现象，分包合同条款过于简单模糊且未严格按照规定进行报批备案，承包方与分包方之间合同界面不清。少数监理单位虽设置了合同管理部门，但对承包单位的管理缺乏可行的合同管理体系和具体的操作流程，工程分包合同签订不规范。

③少数承包方合同管理意识较弱，没有设立专门合同管理部门，在项目建设过程中还存在不按合同办事的现象，出现问题不从自身找问题，而是习惯于找领导协调。

④合同管理和索赔是高智力型、专业性强的工作，对合同管理人员的素质要求高，而鄂北局合同管理人员大部分是毕业不久的年轻人，工作经历、经验不足，因此，对提高鄂北局整体合同管理水平提出了挑战。