文/淮安生物工程高等职业学校 吴玉



信息时代的电子档案管理探讨

文/淮安生物工程高等职业学校 吴玉

【摘要】电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此，笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨。

【关键词】信息时代；电子档案；管理

一、　电子档案的特点及优越性

（一）与传统档案相比，电子档案具有如下特点。1.文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。2.与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。3.电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；……