事业单位档案管理的现状及措施研究

2016-11-26丁梅

长江丛刊 2016年25期

丁梅

事业单位档案管理的现状及措施研究

丁梅

随着社会经济建设的进步与发展，档案管理工作的作用日益凸显，然而，事业单位在开展档案管理工作中，不可避免地会遇到各种问题，这就需要事业单位认识到档案管理工作中存在的问题，对事业单位档案管理的不足加以深入地分析，相应地采取有效的解决措施，为档案管理工作的质量与效率提供重要保障。

事业单位档案管理现状措施

档案管理工作是一项兼具系统性与复杂性的工作，不仅拥有数量庞大的信息量，而且随着社会的变化，不断地发生变化，这就需要事业单位的档案管理工作人员及时地更新档案信息，有效地处理档案管理过程中出现的各种问题，为事业单位的档案管理工作的质量与效率提供重要保障。

一、现阶段事业单位档案管理的现状

（一）管理人员的整体素质较低

现阶段，档案管理工作无法顺利开展的主要原因是受到档案管理人员的影响，一方面，由于缺乏高素质的档案管理人才，无法保障档案管理工作的质量与效率，另一方面部分的档案管理人员忙于日常的工作，忽视档案管理方面的工作。与此同时，档案管理人员的稳定性较差，处于不断地更换与变动的状态中，直接影响着档案管理工作的质量与效率。

（二）缺乏对档案管理足够重视

事业单位缺乏对档案管理工作重要性的认识。实际上，在企事业单位发展过程中，档案管理工作占据重要地位，通过查阅档案中记录的信息，从而加强对相关人员个人资料与相关经历的了解，为企事业进行人才的选拔提供重要的参考数据。然而，大多数的企事业单位未能够提高度档案管理工作的重视，仅仅是将档案管理工作停留在抄写以及保管的层面之上，无法充分地体现出档案管理工作的意义，加之不重视档案的保管工作，常常出现遗失档案等工作，所带来的经济损失更是不可估量。

（三）档案管理体制有待于完善

事业单位在开展档案管理工作的过程中，由于缺乏档案管理的体制，无法保障档案管理的质量。此外，由于档案管理人员的管理意识淡薄，直接影响着档案管理工作的质量。事业单位一方面未能够建立起有效的管理体制，另一方面对于原有体制的执行力比较缺乏，这就需要事业单位应加快建立与完善新的管理体制，及时地处理好事业单位档案管理方面的问题，相应地提出解决档案问题的方案，为事业单位健康的、可持续的发展提供重要保障。

（四）落后的档案管理的方式

随着信息化时代的到来，科学技术改变着人们的生活，对于档案信息的管理与使用提出较高的要求。在全新的发展形势下，传统的档案管理方式无法满足现阶段对于档案工作提出的要求。随着网络技术的应用，以往所采用的手工填写与更新档案信息的方式已经非常的落后。传统的档案管理方式，无法满足人们对于快速调动档案的需求。为此，事业单位应解放思想、大胆创新，改变落后的档案管理方式，与时俱进地应用先进的档案管理方式，在开展档案管理工作的过程中融入有益的科学技术成果。

（五）事业单位的档案室的管理设备陈旧

随着时代的进步与发展，科学技术的广泛应用，使得人们的日常生活发生翻天覆地的变化。现代化的管理设备更是得到广泛地应用，但是部分的事业单位在开展档案管理工作过程中，由于受到资金的限制，无法及时地更换陈旧的管理设备，不能够满足现阶段档案管理工作的需求，一方面会对档案管理工作人员的心情产生不良的影响，另一方面会直接降低档案管理工作人员的工作质量与效率。此外，在进行档案检索工作的过程中，一直沿用传统落后的手工检索方式，不仅检索的速度缓慢，而且缺乏保障检索的准确性，同时会耗费大量的时间查阅档案。在一定程度上，会加大档案管理人员的工作量，不利于开展收集与利用档案的工作。

（六）档案管理工作的职责不明确

由于事业单位不重视开展档案管理工作，尤其是忽视档案管理工作的专业化特点，不仅存在缺乏专业的档案管理人员的问题，也产生经常变化岗位的问题，既无法明确管理人员的职责，也无法进行恰当地分工，不能够集中档案管理工作人员的注意力。实际上，档案管理工作对于工作人员的专业性与技术性提出较高的要求，这就要求档案管理工作在日常工作中，努力地提升自身的专业知识，解放思想、大胆创新，与时俱进地推动档案管理工作的进行，不断地创新与改革档案管理工作的观念与方式，减少档案管理工作中存在的失误，推动与促进档案管理工作健康的/可持续的发展。

二、加强对事业单位档案管理的措施

（一）提高对档案管理的重视

事业单位开展档案管理工作的首要任务是提高对档案管理工作的认识，通过加强对档案管理工作的宣传，从而保障档案管理工作的顺利进行。此外，事业单位不仅仅从思想层面上提高对档案管理工作的重视，更要以实际行动保障档案管理工作的质量，逐步实现事业单位档案的科学化、系统化与信息化的管理。同时，作为事业单位档案管理部门的领导，应加强对档案管理工作的监督与考察，及时地发现与纠正档案管理工作中存在的问题。为了切实地落实地事业单位的档案管理工作，事业单位的领导以及档案管理人员应共同增强对档案工作的认识，为档案管理工作的顺利进行提供重要保障。

（二）提升管理人员的整体素质

随着市场经济的快速发展，企业间的竞争日益激烈，越来越多的企业重视培养高素质的人才，重视加强对工作的人员的培训与再教育。因此，有关的事业单位应当提高对档案管理人员的重视，通过各种方式提升档案管理人员的整体素质。具体而言，包括以下几点内容，分别是：首先，高薪引进先进的专业人才，为事业单位的档案管理工作注入更多的活力；其次，事业单位应重视加强对档案管理人员的培训，全面地提高档案管理人员的专业知识。同时，重视提高档案管理人员信息技术的使用能力，推动与促进档案管理人员的全面发展与综合素质的提升。

（三）加大对档案管理的资金投入

事业单位应充分地认识到档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的重视，应加大对档案管理工作的投入，为档案管理工作的开展奠定坚实的物质基础。此外，需要注意的是，档案管理不仅仅是抄写以及保存管理相关的信息表格，更应当及时地更新档案，不断地对档案加以完善。与此同时，在条件允许的情况下，可以适当地考虑引进先进的设备，不断地创档案管理的观念与方式，应用先进的档案管理的方式，为事业单位的档案管理工作的质量与效率提供重要保障。同时，需要及时地发现档案管理工作之中存在的各项问题，相应地采取有效的措施对其进行有效的弥补。

（四）建立健全档案管理的体系

事业单位的档案管理工作，普遍面临着管理体制不完善的问题，这就要求事业单位应采取有效的措施，以进一步地完善体制。通过制定有效的措施，进一步明确相关管理人员的职业与义务。此外，应当加强对档案的管理，避免由于疏忽出现遗失档案以及损害资料等问题。必要认识到档案管理工作在事业单位中的重要地位，积极地采取有效的措施以推动档案管理工作的顺利进行。为此，事业单位可以通过制定有效的奖惩制度，对于做出突出贡献的工作人员，适当地给予物质与精神上的奖励，而对于工作散漫、态度不端正的工作人员，则需要给予一定的惩罚，为奖惩制度的顺利推行提供重要保障。

（五）应用现代化网络技术

随着网络时代的到来，现代化的信息手段广泛地应用于人们生活的各个方面，在开展档案管理工作的过程中，通过构建完善的网络信息管理系统，改变传统落后的管理模式，一方面可以对有关档案进行科学化的管理，另一方面可以完善与更新档案之中的信息，尤其是关键字的检索方式，为档案的管理提供更多的便利，进一步地提升事业单位档案管理工作的质量与效率。

（六）应用先进的档案管理技术

随着现代化信息技术的发展，数字化技术广泛地应用于社会各个领域之中，其中，在开展档案管理工作的过程中，通过数字化技术的应用，使事业单位能够永久的保存纸质文书档案。通过一定的加工处理后，将以往的物质载体形式的档案转变为数字化的信息，构建起档案目录的数据库，除了可以推动事业单位的档案管理工作的顺利进行，还可以加强对档案原件的保护。此外，事业单位通过配置刻录仪等设备，通过刻录事业单位的档案的电子目录，而后将其制作成光盘的形式，避免原有的事业单位的电子目录遭受到损坏以及丢失等，从而实现对事业单位档案目录数据进行长期的、完整的保存与管理。

（七）档案管理设备的进一步优化

随着社会的进步与发展，科学技术的应用日益广泛，现代化的网络技术在人们生产生活得以推广与普及。在档案管理工作中应用信息技术，是对传统的方案管理模式的变革，这就需要对于档案管理设备加以优化，尤其是切实地做好录入基础信息资料的工作，为计算机管理奠定坚实的基础。因此，档案管理人员可以通过应用计算机的查询以及统计的功能，推动现代化的档案管理的实现，与此同时，事业单位重视培训管理人员计算机方面的知识，在档案管理工作中应用计算机技术。

（八）提高法制的意识

现阶段，档案管理人员应提高自身的法制意识，这就需要事单位加大对档案法与其他相关法律的宣传，按照相关法律法规的要求，贯彻落实档案管理方面的工作。通过开展档案管理工作，可以更好地了解过去、掌握现在，进而可以把握未来。为此，档案管理人员应采取有效的措施，强化对档案工作的建设，依法落实各项档案管理工作，增强管理人员的法制意识，建立健全管理制度，将现阶段的档案管理工作提升至更高的水平。