网络环境下高校档案管理工作的创新与发展

2016-11-26李小云

长江丛刊 2016年25期

关键词：档案管理环境信息

李小云

网络环境下高校档案管理工作的创新与发展

李小云

本文针对网络环境下高校档案管理工作创新的必然性加以论述，并就如何创新提出笔者的意见，然后，对长期的发展提供一定的见解。

网络环境高校档案管理创新发展

随着现代信息技术的不断发展，网络环境已经日渐完善，这使得我国各个行业中对于其运用也相对增多。然而，由于传统的信息管理方式过于滞后，且管理地位相对较高，这就使得我国很多行业对其的使用有效性还存在一定的问题。面对该种状况，需要对其进行一定的创新措施研究，从而使得其能够有效地作用于管理之中。高校档案管理作为传统文献管理方式的主要使用区域，在网络环境下，应该如何对其进行管理创新，已经成为当前的社会发展的重要课题。

一、网络环境下高校档案管理工作创新的必要性

（一）网络环境下高校档案管理的创新保障高校教育有效开展

高校档案管理相对于一般的盈利企业或者事业机构档案管理来说，其信息的复杂性更强。而档案管理作为高校发展的重要环节，管理质量的高低直接与高校的长期发展相关。面对该种状况，实现高校档案管理的创新已经成为高校教学工作有效开展的重要保障。在改善高校档案管理工作的基础上，就会使得教学中的一些记录更加细致化、完善化，教师工作能够全方位的显示出来，从而使得教师对于自身的教学工作要求不断提高。例如，在院校的运作中，会将教学过程中，教师的教案保存到档案之中，或者将教学实践录成视频，然后保存到对应的网站，学生或者教师可以根据该信息来进行学习和教学研究，有助于教学工作的进一步完善。

（二）网络发展与传统管理的矛盾明显

随着信息技术的不断发展各个行业的管理方式都有所改变。而传统管理是以人为主的手动管理。在该种模式下，网络信息就难以扩大容量，这就会导致信息共享存在一定的不足。例如，高校档案管理多是以文献书籍等收藏为主，学生可以有充分的资源来加以利用，在网络发展越来越快速的今天，信息覆盖面积较广，这些实体的信息已经相对狭隘，传统管理模式与网络的发展速度产生了矛盾。

二、网络环境下高校档案管理工作的创新措施

（一）确定创新思路

创新思路的存在是高校档案管理工作创新的必要前提，在创新思路的影响下，才能对其工作进行系统的规划，从而实现具体的创新。通常来说，在思路上必须从两个方面着手：第一，管理工作人员的思想更新。工作人员是管理工作开展的基础，其思想是否更新，直接与高校档案管理工作的实践挂钩。第二，更新高校管理思想。高校需要明确其教育的目标，对当前社会进行准确的认知，从而确定社会的发展性与高校发展过程中需要的社会性。

（二）创新档案收集方式

高校档案可以根据其内容分为三个方面：第一，学生信息档案。这部分的档案主要是学生的基本信息，这与学生的介绍雷同，其中或涉及一些隐私性的部分，通常是学校用来记录学生在校期间的各种表现。第二，教学档案信息。这部分主要是关于教师教学以及学生考核的，其中是以教学内容作为主要。这对于教学的发展具有十分重要的意义，学生可以通过该部分资料进行深入的自学，而教师则可以通过其进行自我反思。第三，学校运行资料。这部分多是与行政相关。这三部分内容，在传统的收集上都是以文献整合为主，其缺乏一定的时效性。而网络环境下可以以个人编写、实时发送、专人上传的方式来进行收集，从而保证其时效性与整齐性。

（三）编辑方式创新

随着教学改革的不断推进，对于教学档案的要求也正在进一步提高，很多高校档案管理人员，都逐渐打破了传统的管理思想，从而开创相对创新且更为积极的管理方式。学校的档案部门需要充分利用各种教学档案中的信息，并且对其进行适当的编写与整合，从而使得各种信息的综合使用价值更高，为教学提供进一步的帮助。

（四）创新高校档案的基础服务

传统管理模式下，高校档案的基础服务就是保存某些信息，从而使得高校工作开展的过程中，可以对其加以运用。而笔者认为，高校档案管理的创新，不仅要对其具体的方式加以改变，还可以对其职能进行适当的扩展，使得其服务力更强。

（五）创建多媒体的档案管理环境

无论是上述的哪一项具体措施，都需要对应的硬件设备来加以实现。而在我国当前的高校信息管理工作开展中，还存在一定的设备没有得到落实。因此，在管理工作创新时，必须要对其设备加以完善。