文/广西民族师范学院图书馆 颜培亮



高校图书馆档案信息管理平台构建探讨

文/广西民族师范学院图书馆 颜培亮

【摘要】在信息技术水平不断提高的背景下，利用信息技术等科学技术构建高校图书馆档案信息管理平台，可以科学化、自动化、规范化、合理化地管理图书馆档案，以保证档案可以真实、有效、准确，确保档案可以有效应用。本文以高校图书馆档案信息管理平台为研究对象，从高校图书馆档案信息化趋势及必要性展开，就档案信息管理平台构建的重要意义进行分析，进而对档案信息资源收录范围及内容展开分析，探究如何构建有效的档案信息管理平台。

【关键词】高校；图书馆；档案信息管理平台

高校图书馆档案是图书馆在开展各项工作活动中具有查考、收藏价值，而且具有参考价值的一项工作，它按一定规律保存、管理文件资料。高校图书馆档案是图书馆事业发展的脚印，同时也是提高图书馆管理水平的重要依据，确保高校图书馆档案完整、准确、真实非常必要。但在档案保管的过程中，很可能因人为因素、环境因素、气候因素等方面的影响，致使档案缺失或失真，这样严重影响档案的应用。所以，在现代化的今天，应当利用信息技术等科学技术来搭建档案信息管理平台，对档案信息资源进行整理、分类、存储、保护，以确保档案信息资源完整，并且对档案信息资源的应用予以严格的限制，真正实现档案资源合理利用。所以，采用先进的科学技术来构建高校图书馆档案信息管理平台，对档案信息资源进行合理地、有效地管理是非常有意义的。

一、 高校图书馆档案管理信息化趋势及必要性分析

从当前时代特点来看，高校图书馆档案管理信息化已是必然趋势。如若要具体说明，其表现在以下几方面。

（一） 实现档案资源共享。计算机网络信息的突出特点之一就是资源共享性。将计算机技术、信息技术、网络技术等应用到档案管理中，可以优化和创新档案管理工作，促使档案管理过程中，在对档案信息进行收集、分类、检索、传递时均在网络环境下能够高效率、高质量地完成，从而保证档案信息资源合理分类等。而对于档案信息的使用，则是通过网络空间进行传递，促使使用者可以快速地使用到所需的档案信息。

（二）实现档案资源的数字化、服务的网络化。长久以来，图书馆档案都是以纸质实物形式存在，这需要图书馆消耗大量人力、财力、物力来采集、保存、保护，确保档案具有使用价值。可以说，纸质档案的管理，给图书馆带来很大负担。但随着信息技术、计算技术的应用越来越广泛，纸质档案管理将转换为数字化档案管理，这会使得档案信息的采集、整理、修改、保存等工作均在计算机网络上完成，不仅可以提高档案信息整理的质量和效率，还可以提升档案信息资源使用的便捷性。所以，在信息技术、计算机技术等技术高速发展的情况下，高校图书馆档案管理将会逐步借助先进技术来优化管理档案，实现档案资源数字化、服务网络化的目的。

二、 高校图书馆档案信息管理平台构建的重要意义

我国经济、科技蓬勃发展的背景下，高校图书馆档案管理信息化已成必然趋势。此种情况下，要想使高校图书馆档案管理信息化得以实现，构建档案信息管理平台就显得尤为重要。因此，进行档案信息管理平台构建，是一项非常有意义，有价值的活动，具体表现为：

（一）为图书馆科学发展提供案例参考。高校图书馆档案信息拥有的资源全面，并且非常真实，在客观上反映了图书馆在不同时期、不同环境下的发展概况、相应的工作内容、拥有的管理水平、提供的服务水平，这样的数据是图书馆发展、建设、完善的第一手资料。因此，高校图书馆档案信息资源具有较高的利用价值。构建图书馆档案信息管理平台，可以建立不同的档案信息管理模块，如采集管理模块、保存管理模块、使用管理模块、安全管理模块等，对档案信息进行全面的、详细的、有效的管理，如此必然会提高档案信息资源的完整性、真实性、有效性，促使档案信息资源可以作为图书馆建设发展规律研究资料，为促进图书馆科学发展创造条件。

（二）确保图书馆档案长久保存和科学管理。高校图书馆纸质档案的管理不仅会消耗大量人力、物力、财力，还会随着时间的推移，出现字迹模糊、图片污损等情况，导致档案缺失、失真，大大降低档案的使用价值。而图书馆档案信息管理平台的构建，可以改变这一现状。因为档案信息管理平台可以对档案进行数字化保存，这将实现无纸化档案管理，如此纸质档案管理的缺陷将消除。除此之外，档案信息管理平台的构建，还可以使档案信息采集、修改、分类、整理等工作在网络环境下规范、合理、科学地落实，促使档案管理工作高质高效地完成，大大节约人力、物力、财力。所以，档案信息管理平台的构建可以使档案长久保存，并使档案管理科学化、规范化发展。

（三）开发利用图书馆档案信息资源。图书馆档案信息资源的信息相比较于图书、报纸、期刊等文献具有信息隐蔽性。但从目前我国高校图书馆档案信息资源开发利用的情况来看，档案信息资源在利用方面出现重视收藏，但不重视利用的现象，有价值的档案信息被束之高阁，并没有发挥其应有的作用。如果进行图书馆档案信息管理平台构建，便可以对图书馆实施的各种工作活动资料加以收集，对产生的档案数据进行分类、整理以及著录并加以上传，促使档案信息尽快地、完整地收录在网站上，促使图书馆以外的读者可以在网站上进行档案信息资源查找，促进档案使用效率的提高，这将大大提高图书馆档案性资源的开发利用程度，促使档案信息资源使用价值的提升。

三、 分析高校图书馆档案信息资源收录

目前，根据综合我国高校图书馆所保存的档案信息资源，可以被档案信息管理平台收录的档案信息资源主要有：

（一）党群工作档案信息。所谓党群工作档案信息，主要是上级党组织下发的党务工作文件。这类档案信息主要含有：图书馆党组织制度、组织管理、实施的活动等，还包括党建工作文件、共青团工作文件等，这些资源与图书馆党组织工作息息相关，因此需要对党群工作档案信息予以有效管理是非常必要的。

（二）行政管理档案信息。行政管理档案信息是上级行政部门下发给图书馆的行政文件，这其中的档案信息内容以图书馆的规章制度、行政工作计划以及工作总结、经费使用、财务报表、人事编制、人事等方面为主。这部分档案信息与图书馆能否良好发展有很大关系，因此也需要对行政管理档案信息进行信息化管理。

（三）业务档案信息。业务档案信息则是以馆藏的各类图书及各类文献为主。除此之外，还有读者相关信息、技术部设备信息以及科学服务方面的信息。可以说，文书档案信息概述图书馆现状，可以作为优化管理图书馆的依据。档案信息管理平台收录此部分档案信息也很必要。

（四）文档信息。文档信息也就是文书档案信息，其主要包括信息档案管理文件和图书馆专业行业文件，还包括图书馆各种往来合同、协议等，另外，还包括图书馆联盟活动、馆际活动等外事活动文件材料，图书馆馆史、机构沿革及图书馆分时期发展综述等文件材料。

四、 高校图书馆档案信息管理平台的构建

（一） 高校图书馆档案信息管理平台的构建。1. 档案信息管理平台构建思路清晰化。高校图书馆档案信息管理平台，主要工作原理为：利用校园局域网、计算机联机设备等构建信息管理平台，有效的管理档案信息，力求最大限度地提升档案信息资源的利用价值。档案信息管理平台的构建，首先要做的工作就是明确建设思路，也就是根据高校图书馆档案管理的实际情况及各种技术应用特点，依照高校情况，规范、合理地构建档案信息管理平台，使其在高校局域网的支持下，对图书馆档案信息实施管理、开发、利用，进而提高高校图书馆档案信息资源的利用价值。

2.档案信息管理平台结构的构建。总的来说，高校图书馆档案信息管理平台的结构应由表示层、管理层、数据层三层框架组成，如此可以使管理平台系统地、有针对性地管理档案信息，以确保档案信息资源真实、完整、准确。档案信息管理平台包括信息资源管理员、各部门档案员、校园用户等，满足各个用户的不同需求。管理层包括档案数据维护、档案信息检索、档案信息统计，用以有效地处理档案信息；数据层则是各类档案信息数据库，用以处理、存储、发布档案信息。

3.制定档案信息管理平台的功能模块。对于档案信息管理平台功能模块的规划制定，应以建立档案信息模块、检索模块以及平台管理模块。档案信息管理平台这几种功能模块的有效应用，可以使档案信息管理具有较强档案信息处理作用、档案信息检索作用、优化平台应用的作用，这将提高档案信息管理的有效性。档案信息模块是对图书馆各项活动产生的档案信息进行收集、分类、整理、收录以及上传到管理平台工作进行处理；档案信息检索模块是对广大师生及读者所需的档案信息资源进行检索处理，促使档案信息资源可以被广大师生及读者所应用；平台管理模块是对管理平台的日常运行进行监督和控制，如若平台的某项或多项功能出现故障对其进行及时且有效的维护，从而提高管理平台的应用效率。

（二）高校图书馆档案信息管理平台构建应该关注的问题。高校图书馆档案信息管理平台的构建有着非常重要的意义，所以高校应当根据图书馆档案管理情况，规范、合理地搭建管理平台。但在实际搭建管理平台的过程中容易出现问题，给管理平台搭建带来非常大的消极影响。所以，高校图书馆档案信息管理平台搭建过程中，需要注意以下问题。

1.档案信息管理平台的系统性、完整性问题。尽管我国科学技术水平有很大程度的提高，但计算机技术、信息技术、网络技术的开发程度有限。因此，在搭建图书馆档案信息管理平台的过程中，科学技术的应用无法完全支持档案管理的各项工作，如档案立卷、档案著录、档案文献加工等，这将影响档案信息管理平台应用效果。为避免档案信息管理平台存在系统性、完整性问题，在搭建档案信息管理平台的过程应合理规划设计平台，在此基础上有序、有步骤地进行平台搭建，尽可能地保证管理平台的系统性、完整性。

2.档案信息管理平台的安全性、稳定性问题。借助网络和现代信息技术搭建的档案信息管理平台，可以提升图书馆档案管理水平。但利用先进技术搭建的管理平台，能在防火墙设置、病毒防范等安全设置方面存在缺陷，导致档案信息管理平台存在安全问题。因此，要想使档案信息管理平台有效应用，在具体进行管理平台搭建时应注意加强安全设置，如设置用户权限审查、IP限定、数据加密、增强防火墙设置等。

五、结束语

在高校图书馆档案管理信息化已成为必然趋势的情况下，高校应当有效利用信息技术、计算机技术、网络技术等，科学、合理地搭建档案信息管理平台，使其可以对图书馆档案进行全面、系统、有效地管理，促使档案信息资源安全、准确、完整，使其可以被广大师生及读者所应用。所以，高校图书馆档案信息管理平台的有效搭建是非常有意义的。

【参考文献】

[1 ]薛非.高校图书馆档案信息资料的收集管理和开发利用[J].档案与建设,2005(10):42-43.

[2]申玉粉.高校图书馆档案管理工作的现状及对策[J].林业科技情报,2009,41(4):112-113.

[3]张国华.高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用[J].大学图书情报学刊,2004,22(4):17-18.

[4]陈哲.高校图书馆档案信息管理平台的构建研究[J] .兰台世界,2012(32):18-19.

[5]李玉环.信息时代如何拓展高校图书馆档案馆的服务工作[J].中国民营科技与经济,2006(10):89-90.

[6]张卫华.高校图书与档案信息资源融合浅析[J] .浙江档案,2014(7):64-64.

基金项目：（2014年度广西高等教育教学改革工程项目，编号：2014JGA245。）